10 motivos para você substituir a planilha de controle de viagens por um sistema de gestão

SAP Concur Team | 03-03-2022
  Diversas empresas ainda utilizam a planilha de controle de viagens. Esse recurso, embora tenha sido muito efetivo em um passado recente, não tem atendido mais as organizações da maneira como elas necessitam.
Sabemos que a demanda por inovação segue em alta, o que tem acirrado ainda mais a competitividade das empresas nos mais diversos setores e instigado o desenvolvimento de novas soluções.
Para se ter uma ideia, dados de uma pesquisa da Deloitte nos revelam que, em 2022, 85% das organizações desejam lançar novos serviços no mercado e produtos, enquanto 70% das empresas planejam investir em pesquisa, desenvolvimento e inovação.
 
No entanto, a transformação digital depende da perfeita combinação entre pessoas, processos e tecnologia, o que inclui a modificação de fluxos e sistemas tradicionais por novos processos e ferramentas, como é o caso do sistema de gestão.
Diante disso, confira abaixo alguns motivos pelos quais você deve substituir a sua planilha de controle de viagens corporativas por uma plataforma de gerenciamento e como implementar essa tecnologia de maneira assertiva.
 
10 motivos para você substituir a planilha de controle de viagens por um sistema de gestão
Dentre as principais razões para alterar o uso da planilha de controle de viagens por um sistema de gestão, estão:
 
Melhor estruturação dos fluxos de trabalho
 
Uma das características da planilha é, justamente, o trabalho manual. Por mais automatizada que a ferramenta seja, é necessário imputar informações, extrair, criar fórmulas para compartilhar dados entre diferentes planilhas e estruturar um processo próprio para captação e validação de dados.
Todo esse fluxo, por sua vez, é demorado e toma bastante tempo da equipe. Com o sistema de gestão, porém, esses procedimentos se tornam muito mais simples e automatizados.
As plataformas de controle de viagens são desenvolvidas em módulos, isso significa que elas se adaptam completamente às necessidades do seu negócio e, principalmente, às suas políticas internas.
Nesse cenário, é mais simples estruturar e manter um fluxo de gestão das viagens corporativas e todas as atividades que envolvam esse processo. Além disso, todos esses processos são configurados e acessados em um mesmo local, o que promove padronização.
 
Aumento da eficiência e produtividade
 
Como citado anteriormente, os recursos tradicionais são extremamente burocráticos, o que afeta diretamente na eficiência e produtividade do time.
Vamos imaginar, por exemplo, um colaborador que precisa realizar uma viagem de dois dias para treinar uma equipe de vendas em outro estado.
Para esse deslocamento, esse funcionário necessita de passagens aéreas e acomodação, assim como outros tipos de serviços, como transfer (ou transporte por aplicativo) até o local do treinamento e alimentação.
Por sua vez, cada uma dessas etapas deve obedecer aos horários que o colaborador tem disponível. Ou seja, é preciso procurar não somente a passagem mais vantajosa economicamente, mas que também atenda a disponibilidade do funcionário, o mesmo se aplica à reserva do hotel.
Ao realizar toda essa organização manualmente, o colaborador precisará pesquisar em diferentes sites para encontrar as melhores condições, reunir essas informações na planilha e, então, conseguir mapear o roteiro da viagem.
Com o sistema de gestão de viagens, porém, todo esse trabalho manual cai por terra. Isso porque em um mesmo local o colaborador tem acesso a todos os serviços que precisa para analisar e realizar as reservas. Sem dores de cabeça. Sem demora. E com toda a flexibilidade necessária para o setor corporativo.
 
Ferramentas de segurança da informação mais robustas
 
Garantir a segurança da informação por meio das planilhas é outro ponto preocupante. No geral, é possível configurar quem são as pessoas que acessam e alteram informações do documento, porém, esse recurso é limitado e não permite, por exemplo, ocultar informações de determinados usuários e outros não.
Essa característica da planilha abre profundas vulnerabilidades na operação e pode agravar riscos de roubos e perdas de dados sensíveis.
Com uma ferramenta de gestão, porém, a empresa tem acesso a uma infraestrutura tecnológica robusta e que conta com recursos inovadores de segurança, que não somente facilitam a gestão de identidade, mas também viabilizam o monitoramento de acessos e a identificação rápida de qualquer movimentação indevida na rede.
 
Minimização de erros e retrabalhos
 
Os erros são inerentes ao ser humano. Por mais competente que um funcionário seja, ele está suscetível a errar. Quando pensamos em uma realidade em que os colaboradores precisam lidar com diversas atividades no dia a dia, esses riscos se tornam ainda maiores.
Felizmente, a tecnologia chegou para empoderar o trabalho humano, torná-lo mais eficiente e mitigar as falhas e, consequentemente, os retrabalhos.
Por essa razão, substituir a planilha de controle de viagens por um sistema de gestão permite um gerenciamento muito mais efetivo do seu deslocamento e elimina os riscos de erros que afetarão a sua equipe e, até mesmo, coloque em risco os seus colaboradores durante as viagens.
 
Maior transparência da operação
 
Já falamos por aqui outras vezes a respeito das práticas de ESG e, principalmente, no que diz respeito à compliance e governança corporativa.
Com a tecnologia, as organizações conseguem ter uma visão holística a respeito da operação, assim como maior transparência na gestão dos deslocamentos e despesas realizadas pelos colaboradores.
A partir dessas informações, é mais simples gerenciar todo o negócio de maneira estratégica, promovendo eficiência, produtividade e otimização constante de custos.
 
Menor burocracia nas atividades cotidianas
 
Como citado, as planilhas dependem de um grande trabalho manual, tornando o processo de gestão de viagens e despesas muito maior e com mais fluxos de aprovação, o que, consequentemente, resulta em mais burocracias para o seu negócio.
Com a tecnologia, essa realidade é exatamente o contrário. A plataforma de gestão facilita o dia a dia dos gestores e permite atividades mais rápidas, automatizadas e efetivas, valorizando o tempo da equipe e aumentando a performance do time envolvido nesses gerenciamentos.
Essa facilidade também é refletida no relacionamento entre diferentes departamentos envolvidos na gestão de reembolsos de viagens, como o próprio Financeiro e Recursos Humanos (RH).
Desse modo, os processos se tornam mais simples de serem combinados e a tramitação de informações entre diferentes setores também acaba sendo automatizada, melhorando a comunicação interna e o acesso a informações na empresa.
 
Minimização de fraudes e riscos
 
Um dos maiores desafios de empresas que lidam com a gestão de reembolsos de funcionários são as fraudes (sejam elas intencionais ou provocadas por erros) e os riscos que elas representam à saúde financeira da operação.
Com um processo manual, as chances de que falhas passem despercebidas ou, até mesmo, despesas a mais sejam lançadas são enormes.
Com a tecnologia, porém, é possível ter mais controle sobre os fluxos da operação e realizar auditorias nas solicitações de reembolsos, de modo a garantir que esses gastos estejam em conformidade com as políticas da empresa e sejam verídicos, reduzindo chances de fraudes financeiras.
 
Maior controle sobre as despesas
 
Elencando o tópico anterior, com as ferramentas certas, os gestores conseguem ter mais controle sobre as despesas realizadas pelos colaboradores, assim como classificar esses gastos de acordo com o tipo de custo envolvido.
Isso permite olhar a operação de maneira mais estratégica e identificar possibilidades de otimização, entendendo quais são as despesas que geram mais investimentos para o seu negócio e que podem ser diminuídas.
 
Redução dos atrasos nos reembolsos
 
Um outro grande problema de utilizar a planilha de controle de viagens é a demora para lançamentos dos pedidos de reembolsos. Por se tratar de um fluxo totalmente manual, os gestores precisam validar essas informações e, assim, realizar as aprovações.
Consequentemente, o tempo para pagamento dos reembolsos acaba se estendendo mais do que o ideal, afetando a experiência e satisfação dos colaboradores.
A tecnologia, porém, garante que todos esses processos sejam realizados de maneira rápida e efetiva, não atrasando o ressarcimento financeiro do time.
 
Transformação digital para o seu negócio
 
Por fim, a substituição da planilha de controle de viagens pelo sistema de gestão acelera a transformação digital da sua empresa.
Com isso, o seu negócio passa a ser mais competitivo e orientado à inovação, o que sustenta o crescimento e a sustentação a longo prazo.
 

Como implementar um sistema de gestão de viagens corporativas robusto?

Se você deseja implementar um sistema de gestão de viagens corporativas robusto e eficiente, algumas dicas são importantes. Confira abaixo as principais.

Defina as suas políticas de viagens corporativas

O primeiro passo é definir algumas diretrizes internas que permearão o controle dessa ferramenta e, por sua vez, a padronização do time, que são as políticas de viagens corporativas.
Nesse planejamento, é preciso estabelecer padrões de qualidade e gastos para a organização dos deslocamentos, como compras de passagens aéreas e reservas de acomodação, de modo a nortear as tomadas de decisões do time.
Além disso, é fundamental já elaborar a política de gestão de reembolsos, elencando quais serão as despesas ressarcidas pela sua empresa, regras aplicadas, maneiras de entregar os relatórios e prazos.

Adeque a sua cultura organizacional

Como citado, a transformação digital apenas é possível se a sua organização conseguir alinhar os fluxos e profissionais envolvidos.
Para isso, é preciso adequar a cultura da empresa, eliminando aspectos tradicionais e adotando boas práticas inovadoras, que sejam capazes de despertar o time à criatividade, transformação, comunicação, interação, produtividade e pensamento crítico.

Prepare os seus colaboradores

Em seguida, prepare os seus colaboradores para lidar com a nova ferramenta que será implementada na operação. Afinal, sabemos que mudanças não ocorrem da noite para o dia e resistências no início são normais.
Por isso, você precisa elaborar informativos e treinamentos para mostrar os benefícios dessa inovação na operação e como os funcionários podem aproveitá-la da melhor maneira possível.
Outro ponto importante é tornar a aprendizagem contínua um padrão para a sua operação, de modo a garantir o constante desenvolvimento dos seus colaboradores e inspirar a resolução de problemas, elaboração de novas soluções e surgimento de estratégias mais aprimoradas para a sua empresa.

Busque por parceiros experientes no setor

Por fim, a implementação de uma plataforma de gestão de viagens apenas será bem-sucedida se você encontrar os parceiros corretos para apoiar o seu negócio.
Isso significa que o sistema adotado precisa ser não apenas flexível e inovador, mas também valorizar a experiência do usuário e apresentar um layout responsivo.
Além disso, é essencial que essa plataforma seja simples de implementar e que conte com o suporte completo do provedor em todas as fases de adesão, garantindo segurança, estabilidade e eficiência.

Conheça o SAP Concur Travel!

O SAP Concur Travel pode revolucionar o controle de deslocamentos empresariais da sua organização e substituir de uma vez por todas a planilha de controle de viagens.
Consistindo em um sistema de gestão de viagens completo, efetivo e totalmente customizável, o SAP Concur Travel oferece uma série de ferramentas para facilitar o cotidiano das operações, como:
  • Organização end to end da viagem corporativa: faça reservas de hotéis, compras de passagens aéreas e outros serviços de viagens diretamente pela plataforma;
  • Visão holística sobre o deslocamento: veja todo o roteiro da sua viagem, assim como todas as informações necessárias a respeito dos serviços que já foram reservados para você;
  • Concur Request: faça aprovações de maneira simples e rápida;
  • ExpenseIt: simplifique a digitalização de despesas;
  • Integrações estratégicas: permite a integração da ferramenta às mais diversas plataformas, como é o caso do SAP Concur Expense, que consiste em um sistema de gestão de despesas que facilita o controle de gastos e o gerenciamento de reembolsos.
Com isso, o SAP Concur Travel oferece à sua organização muito mais controle sobre as viagens corporativas, assim como gastos realizados.
Por outro lado, essa plataforma também garante alto nível de conformidade e governança, isso porque todas as opções de reservas disponíveis já obedecem às diretrizes e os padrões de qualidade estipulados pela sua organização.