O que é prestar contas e controlar pagamentos? Veja 3 dicas!
Com a constante otimização do mercado e a necessidade de alcançar melhor sustentabilidade financeira, os gestores precisam não somente entender o que é prestar contas e controlar pagamentos, mas também identificar gargalos e minimizar despesas constantemente.
A capacidade de otimizar os fluxos operacionais pode promover diferencial competitivo e possibilitar melhores resultados aos negócios, sustentando diretamente a expansão da empresa e tornando toda a operação mais resiliente.
Nesse cenário, entenda abaixo o que é prestar contas e controlar pagamentos, assim como implementar esse processo de maneira efetiva.
Afinal, o que é prestar contas e controlar pagamentos?
Na prática, quando falamos sobre o que é prestar contas e controlar pagamentos, estamos nos referindo ao levantamento de informações detalhadas sobre as transações financeiras realizadas pela organização.
Essa prestação de contas pode se referir a um período de tempo menor (semanal, por exemplo) ou maior (semestral ou anual). Além disso, nesse processo, são especificadas as receitas e despesas da organização.
Já o controle de pagamento está relacionado com os acertos financeiros que a empresa realiza com seus fornecedores, assim como administração dos meios de pagamentos, tipos de créditos e outras particularidades.
Como prestar contas e controlar pagamentos?
As principais iniciativas para prestar contas e controlar pagamentos corporativos de maneira apropriada são:
Tenha uma política de despesas e registros efetivos das transações
Não é uma grande novidade dizer que a política de despesas é o ponto inicial para garantir melhores controles financeiros para o seu negócio.
Na prática, essas diretrizes direcionam os colaboradores a respeito das melhores formas de “gastar” os recursos da empresa, estabelecendo padrões, teto de despesas, cenários em que os reembolsos são realizados e outros fluxos.
Com uma política de despesas robusta, é momento de repassar essas diretrizes aos seus colaboradores. É fundamental que o time entenda exatamente as regras internas, de modo a minimizar erros nas solicitações de reembolsos.
Nesse cenário, é importante também definir e acompanhar indicadores estratégicos, que simplifiquem o registro e a consulta de informações.
Delimite a frequência da prestação de contas
Ao garantir um controle de pagamentos mais efetivos no cotidiano, é preciso pensar em como a sua empresa vai produzir o documento de prestação de contas.
Para isso, defina a periodicidade ou período de tempo em que as informações serão levantadas, assim como os principais dados que devem ser considerados.
Alguns indicadores básicos que, geralmente, constam nesses documentos são: patrimônios bruto e líquido, ativos e passivos, despesas totais e receita.
Não deixe a tecnologia de lado
A tecnologia pode ajudar a sua organização não somente no melhor controle de pagamentos, sejam eles relacionados aos fornecedores ou reembolsos de despesas, mas também no levantamento de informações para prestação de contas.
Com as ferramentas certas, a sua organização alcança alta produtividade, segurança, melhor desempenho, governança corporativa, transparência e eficiência.
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Consistindo em um sistema de gestão de despesas completo, responsivo e intuitivo, o SAP Concur Expense conta com ferramentas robustas, que simplificam o cotidiano da operação e se adequam completamente às suas políticas de despesas.
Além disso, o SAP Concur Expense possui uma dashboard detalhada, que permite a visualização em tempo real das movimentações operacionais, assim como auditoria de todas as solicitações de reembolsos, o que torna os fluxos financeiros mais seguros.
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