Conheça o que diz a lei sobre reembolsos de despesas corporativas

Os reembolsos de despesas ganharam maior relevância nos últimos meses por conta do crescimento da implementação home office nas empresas e as questões sobre ressarcimento dos custos deste modelo de negócio. Para se ter uma ideia, o trabalho remoto foi adotado por 46% das empresas durante a pandemia, de acordo com a Pesquisa Gestão de Pessoas na Crise covid-19. 

Além disso, segundo o mesmo documento, 94% das organizações se mostraram prontas para lidar com as alterações legais, como por exemplo novas regras para reembolsos de despesas em home office. No entanto, mesmo em tempos desafiadores, existem executivos de negócios que continuam fazendo viagens corporativas e também precisam ter suas despesas empresariais ressarcidas.

Diante deste cenário, preparamos esse conteúdo sobre as leis para ressarcimento de gastos aos colaboradores. Confira!

Leia também: Como contabilizar reembolso de despesas iniciadas pelo colaborador em home office

Saiba o que diz a lei sobre reembolsos de despesas corporativas

Gastos com infraestrutura

Os equipamentos utilizados pelos profissionais para desempenharem suas funções, como notebook, tablet e smartphone, também devem entrar na política de reembolsos de despesas da organização empregadora. Além disso, ainda existe a chamada Norma da Ergonomia, ou NR 17, que define os padrões para que os colaboradores realizem suas funções com segurança e conforto, independentemente de onde o trabalho será efetuado. 

Assim, caso o modelo de atuação seja home office, a empresa deve realizar uma análise ergonômica da estação de trabalho e custear as possíveis adaptações para que seja um ambiente saudável para o colaborador.

Despesas mensais

Os gastos com internet, telefone, energia elétrica e todos os insumos que os profissionais precisam para trabalhar podem ser custeados pela empresa empregadora. De acordo com o art. 2° da CLT, o empregador deve custear as despesas do seu negócio e, assim, disponibilizar os reembolsos de despesas para colaboradores atuarem em home office.

Pagamento de diárias de viagem

Os reembolsos de despesas de viagens corporativas podem ser realizados de diversas maneiras, de acordo com a necessidade do colaborador ou com a política da empresa. Uma das opções é realizar o pagamento de diárias de viagem. Assim, a organização calcula previamente os custos das viagens de negócios e define um valor fixo a ser pago ao colaborador por dia de deslocamento.

Para que esse cálculo seja justo, é importante que a empresa tenha processos financeiros estruturados e até utilize uma plataforma de gestão de viagens corporativas para realizar essa tarefa com maior assertividade e eficiência. No caso de pagamento de diárias, os colaboradores não precisam enviar os comprovantes das despesas. Além disso, caso o valor recebido exceda 50% do salário, o reembolso deve integrar o salário do profissional.

Reembolso de despesas de trabalho

Um outro método para realizar os reembolsos de despesas de viagens corporativas é a partir do envio de comprovantes, como notas fiscais, de acordo com a política de viagens da organização. Geralmente, esse é o método mais indicado para que a empresa consiga fazer a gestão desses gastos com precisão e até automatização, caso a organização tenha um bom software de gestão de viagens e despesas empresariais.

Adiantamento para as despesas de trabalho

O adiantamento para as despesas de trabalho também é utilizado por algumas empresas. Esse método é uma variação do reembolso de despesas corporativas, em que a organização também calcula uma estimativa dos gastos diários e já paga uma parte antecipadamente. Após o deslocamento, o colaborador presta contas, enviando os comprovantes fiscais, de acordo com a política da empresa, e solicita o reembolso das despesas de trabalho ou até devolve a quantia restante, em caso de sobra do adiantamento.

Como é a tributação nos casos de reembolsos de despesas de trabalho

Geralmente, as despesas de trabalho não fazem parte do salário dos colaboradores. Então, não existe a incidência de encargos trabalhistas nesses valores recebidos, como FGTS, 13° salário e férias. Para os colaboradores, os reembolsos de despesas corporativas têm particularidades no momento de realizar a declaração de imposto de renda. Por isso, é importante ter as notas fiscais, mesmo que sejam digitais, para a prestação de contas.

Saiba mais: Mitos e verdades sobre reembolso de despesas para colaboradores

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Para estruturar e realizar os reembolsos de despesas corporativas de acordo com a lei, é importante investir em uma plataforma de gestão de gastos e viagens empresariais sólida e eficiente, que possa auxiliar a organização a seguir todas as legislações. Por isso, o SAP Concur Travel Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas e detalhes de gastos na mesma plataforma.

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