Por que investir agora no sistema de gestão de viagens corporativas?
O mundo passa por profundas transformações e a pandemia do novo coronavírus impactou diretamente a rotina e as finanças de muitos negócios. Neste contexto ainda turbulento, saber a importância de um sistema de gestão de viagens corporativas é fundamental para se adaptar e planejar os próximos passos.
Mesmo na época de restrições e depois com o avanço da vacinação e a retomada da economia, as viagens de negócios são essenciais para que as empresas possam enviar seus funcionários para:
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Congressos, eventos e seminários;
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Visitas de projetos em campo;
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Troca de conhecimento com colaboradores de outras filiais;
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Busca de novos clientes;
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Relacionamento com investidores.
As viagens de negócios são parte da estrutura de muitas companhias. Então, mesmo que muitas empresas tenham diminuído ou interrompido os deslocamentos nos últimos 18 meses desde março de 2020, a tendência é que este quadro melhore e evolua progressivamente.
Inclusive, segundo pesquisa da SAP Concur, 95% dos colaboradores que viajam a trabalho estão dispostos a retomar os deslocamentos nos próximos 12 meses. Por esta razão, é importante que as empresas tenham em mente a importância e contem com um sistema de gestão de viagens corporativas. O que serve tanto para facilitar os processos de planejamento e gerenciamento das viagens, promover uma melhor experiência aos colaboradores, garantir a segurança, a saúde e o bem-estar dos viajantes, assim como para otimizar o controle de despesas.
Mas o que é a gestão de viagens corporativas?
De forma resumida, podemos falar que a gestão de viagens corporativas diz respeito a todos os processos e ações envolvidas para tornar os deslocamentos mais eficientes e garantir o controle dos gastos, mantendo as despesas de acordo com as políticas internas e dentro do orçamento.
Até porque, sem o gerenciamento adequado das viagens e despesas, a tendência é que as informações se percam e ocorram diversos problemas. O que pode englobar desde o não fechamento de uma reserva de hotel, até a perda dos comprovantes de despesas.
Por isso, a gestão de viagens corporativas deve começar com a criação de uma política apropriada com todos os protocolos e requisitos que devem ser seguidos pelos colaboradores tanto nos processos de viagens, como nas despesas.
Assim, os gestores conseguem definir os direitos, deveres e responsabilidades da empresa e dos funcionários em toda a jornada de viagem. Tal decisão auxilia e muito para:
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Otimizar a prestação de contas dos colaboradores;
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Ganhar agilidade no reembolso dos profissionais;
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Evitar dores de cabeça durante os deslocamentos e a estadia.
5 dicas para melhorar a gestão de viagens corporativas
Para facilitar e otimizar a gestão de viagens corporativas, apresentamos um passo a passo:
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Defina a política de viagens
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Compreenda os gastos com hospedagem, alimentação e despesas extras
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Tenha um processo claro de aprovação dos reembolsos
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Planeje as viagens com antecedência
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Use a tecnologia com as ferramentas de comunicação, self booking e gestão de viagens
Como funciona o sistema de gestão de viagens corporativas?
Basicamente, o sistema de gestão de viagens corporativas permite digitalizar, modernizar e otimizar todas as operações relacionadas aos deslocamentos e às despesas, desde o planejamento das viagens até o pagamento de reembolso e a identificação de possíveis fraudes.
Dessa forma, a tecnologia ajuda nos mais diversos processos para os colaboradores viajantes, os profissionais do setor financeiro que precisam lidar com os custos e os gestores. O sistema possibilita por exemplo:
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Pesquisa de voos, serviços de hospedagem, transporte e outros;
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Fechamento das reservas de todos os itens mencionados;
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Integração com plataformas como Airbnb, Uber e outras;
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Envio de comprovantes de despesas por meio de fotos tiradas pelo celular;
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Entrada no pedido de reembolso pelo sistema;
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Geração automática do relatório de despesas;
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Categorização automática de despesas a partir do relatório;
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Aprovação dos gastos e liberação do reembolso;
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Ressarcimento dos colaboradores em tempo mais ágil;
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Mitigação de riscos e fraudes por meio de serviços de auditoria e detecção automática de inconsistências nas despesas;
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Rastreamento dos colaboradores, garantindo que as empresas saibam onde eles estão para uma necessidade de extração, ou para indicação de clínicas e assistência médica em caso de algum problema de saúde;
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Indicação de opções mais sustentáveis de viagens e de fornecedores de serviços, como hospedagens;
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Visualização dos dados, despesas, relatórios e detalhes de viagens em um único lugar.
Qual a importância do sistema de gestão de viagens corporativas?
Com todos esses atributos do sistema de gestão de viagens corporativas, é possível minimizar ao máximo os processos manuais, garantindo maior automação, produtividade e eficiência, e menos erros e retrabalhos. Ao mesmo tempo, os gestores conseguem ter maior visibilidade dos processos e das despesas realizadas pelos colaboradores. O que auxilia a tomar decisões mais inteligentes e baseadas em dados, com previsão de gastos com maior precisão e uma melhor capacidade de negociação com fornecedores.
Além disso, ao investir em tecnologia e ter à disposição uma solução voltada para a gestão de viagens corporativas, a empresa garante a preparação para realizar os deslocamentos com segurança, eficiência e economia.
Inclusive, no novo cenário de viagens corporativas, existem medidas de segurança e novas diretrizes que garantem conforto aos usuários, como recursos de localização e tracking de passageiros. Por fim, não podemos esquecer que o sistema de gestão de viagens corporativas também contribui para atender às novas demandas dos colaboradores viajantes, que querem maior flexibilidade na hora de decidir quando vão viajar, para onde e quanto tempo ficarão fora. Isso porque a ferramenta tem todos os atributos necessários para fazer a pesquisa de condições que se enquadrem nas solicitações.
Como otimizar a gestão de viagens corporativas com o sistema
Para que o processo de gestão de viagens corporativas seja otimizado, separamos algumas dicas como:
Planejamento
A chave do sucesso de qualquer ação está no planejamento. Ao realizar os procedimentos com antecedência, a empresa consegue prever possíveis contratempos e agir para mitigá-los.
Política interna de viagens
Ao criar uma política interna, a empresa mostra aos funcionários quais são os procedimentos a serem adotados em caso de viagens, tornando, assim, mais fácil a organização dos traslados.
Metas claras ao estabelecer as viagens
A empresa demonstra ao funcionário o que espera da viagem realizada. Desse modo, com metas tangíveis, o colaborador sabe o que pode trazer como resultado.
Cronograma
Ao elaborar um cronograma anual de viagens, a empresa consegue mensurar em seu planejamento o quanto será gasto com estas ações. Muitas das viagens podem fazer parte do plano de ação da empresa, facilitando a questão dos custos e do orçamento para o período.
Isso ajuda a evitar, inclusive, um grave problema das empresas. Segundo dados coletados pela SAP Concur, 75% dos líderes financeiros dizem que geralmente ultrapassam os orçamentos de viagens e despesas.
Sistema completo e integrado
Contar com um sistema de gestão de viagens corporativas é primordial para as empresas, pois a tecnologia facilita a busca por preços menores e acesso a um maior banco de informações. Além disso, a ferramenta permite centralizar todas as informações de despesas de viagens nas mais diversas categorias em um só lugar. Ou seja, facilita e muito a visão da gestão sobre os gastos.
Mas as vantagens não param por aí. Um sistema de gestão de viagens corporativas que pode ser integrado a um ERP (software de gestão empresarial) garante a conciliação de cartões corporativos e faturas de despesas para conferência, facilita o processamento de faturas, gerencia o fluxo de caixa com mais precisão e melhora o controle de gastos.
Por que investir em um sistema de gestão de viagens corporativas?
A resposta para esta pergunta está presente nos 6 motivos que separamos para você:
Retorno sobre o investimento
Ao optar por um sistema de gestão de viagens corporativas, a empresa consegue obter um retorno do investimento feito na ferramenta. Isso porque há maior controle das despesas, automação de processos, redução de erros e retrabalhos, garantia de conformidade dos gastos com a política interna e identificação de possíveis fraudes.
Segurança dos funcionários
O sistema oferece as melhores opções de voos e hospedagens e, com isso, consegue garantir a segurança dos funcionários, elevando o engajamento de quem participa das viagens.
Processo de reembolso
A opção pela tecnologia também ajuda no processo de pedido de reembolso. A escolha garante maior transparência a todos e ajuda a eliminar problemas.
Experiência aos colaboradores
O sistema auxilia para que os funcionários tenham mais autonomia na hora de usar os recursos da empresa, buscando sempre a opção com menor custo. Além do que, os colaboradores não vão precisar mais ficar levando comprovantes e notas fiscais manuais para o departamento responsável e nem elaborar os relatórios de despesas.
Afinal, pela própria ferramenta, basta tirar uma foto para prestação de contas e o sistema com tecnologia de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) identifica todos os dados de cada despesa e preenche automaticamente o relatório.
Visibilidade financeira
O sistema de gestão de viagens corporativas ajuda a empresa a entender onde estão sendo feitos os gastos e de que forma é possível evitar eventuais desperdícios.
Saúde financeira e apoio ao crescimento inteligente
Um bom sistema de gestão de viagens corporativas promove a redução nos custos dos deslocamentos e também dos processos internos. Com isso, é possível garantir a saúde financeira da empresa, um gerenciamento mais inteligente e o crescimento do negócio.
Conte com a SAP Concur
Se a sua empresa está em busca de um sistema de gestão de viagens corporativas completo e eficaz, o SAP Concur Travel & Expense é a opção ideal. A solução da SAP Concur vai fazer toda a diferença nos processos da sua empresa, com uma ferramenta de gestão de ‘ponta a ponta’ de toda a cadeia de viagens e despesas corporativas.
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