Inovação disruptiva: o que é e como tem revolucionado a gestão de viagens corporativas?

SAP Concur Team | 04-05-2022
Não é demais dizer que estamos na era da transformação digital. Por toda a sociedade temos observado profundas mudanças na maneira como as pessoas lidam com a tecnologia e, principalmente, na forma como as empresas se posicionam. É neste cenário que surge a inovação disruptiva.
 
Na prática, a inovação disruptiva pode ser definida como o processo de mudança de uma determinada solução por fluxos pautados em simplicidade, conveniência e acessibilidade. Ou seja, as organizações passam a atender às demandas do mercado por serviços mais modernos, porém, com uma melhor relação custo-benefício.
 
Sabemos que o futuro é digital e a tecnologia tem tomado conta de todos os setores. Para se ter uma ideia, segundo uma projeção da McKinsey Global Institute, a internet das coisas (IoT) deve gerar, até 2030, cerca de USD 12,6 trilhões em investimentos.
 
Estima-se que 65% do segmento seja implementado em aplicativos B2B, com o objetivo de revolucionar os serviços direcionados a esse público.
 
Um outro estudo, este divulgado pela Stellantis, projeta que os serviços digitais gerem 20 bilhões de euros em receita até 2030.
 
Por fim, de acordo com um levantamento da IBM, 51% dos executivos brasileiros afirmam que a transformação digital será prioridade nos próximos 24 meses.
 
Diante de toda essa nova realidade que se abre, as organizações têm adotado profundas mudanças também nos seus fluxos de gestão de viagens e despesas corporativas, visando não somente simplificar o cotidiano dos seus funcionários, mas também alcançar melhores resultados em todo o gerenciamento dos negócios.
 
Entenda abaixo quais são as bases da inovação disruptiva, principais impactos desse processo dentro das empresas e como implementar no seu negócio.
 

Quais são as bases da inovação disruptiva?

A inovação disruptiva é pautada em algumas bases. Veja abaixo quais são elas:

Simplicidade

A ideia da inovação disruptiva é simplificar o cotidiano das pessoas. Podemos usar como exemplo os próprios processos bancários. Antigamente, era necessário enfrentar uma fila de horas para conseguir realizar um pagamento, sacar dinheiro, depositar ou, até mesmo, resolver algum problema.
 
Hoje, porém, a realidade é completamente diferente. Com o surgimento das fintechs, tudo pode ser rapidamente feito com apenas alguns cliques e os correntistas têm todas as facilidades dos aplicativos móveis.
 
No mundo B2B o cenário é semelhante. As empresas, alguns anos atrás, realizavam processos manuais, em que os funcionários levavam muito mais tempo para finalizar as tarefas e todos esses fluxos eram passíveis a erros.
 
A inovação disruptiva visa quebrar esses paradigmas, tornar o cotidiano da operação muito mais simples, seguro e eficaz. A ideia é valorizar o ativo humano e empoderar os colaboradores para atuar de modo muito mais estratégico.

Conveniência

A conveniência diz respeito à capacidade dessas inovações resolverem problemas reais da operação ou, até mesmo, dos clientes.
 
Ou seja, é crucial que qualquer transformação digital realizada na sua organização seja pautada nas dificuldades que os colaboradores enfrentam.
 
Afinal, mudanças que não sirvam para gerar respostas ou solucionar adversidades não serão devidamente aceitas pela sua operação e podem ser investimentos fadados ao fracasso.

Acessibilidade

Por fim, é fundamental que as transformações sejam acessíveis, não somente em questões monetárias, mas também em termos de usabilidade e implementação.
 
Não faz sentido manter uma tecnologia que o seu time, por exemplo, tenha extrema dificuldade para utilizar, mesmo após os treinamentos.
 
Sistemas pouco intuitivos abrem espaços para erros e podem comprometer o cotidiano da sua operação ao invés de otimizar, gerando insatisfação, baixa produtividade e perdas financeiras.
 
 

Como a inovação disruptiva tem revolucionado a gestão de viagens e despesas?

Agora que você já compreendeu o que é a inovação disruptiva e quais são as bases dessa transformação, veja abaixo os principais impactos que esse processo pode trazer à gestão de viagens e despesas.

Permite a digitalização da operação

Vamos pensar no seguinte cenário: o colaborador precisa realizar uma viagem corporativa com a duração de dois dias. Ele vai fazer o deslocamento de avião e, quando chegar ao destino, precisa arcar com alguns custos, como: transfer do aeroporto até o hotel (que já tem café da manhã incluso), transportes pela cidade, almoço e janta, além dos gastos feitos para a reunião com os clientes. Tudo isso pelos dias de estadia.
 
Nos processos tradicionais, o funcionário precisa juntar todos os comprovantes de despesas para elaborar os relatórios e, então, submeter a solicitação de reembolso no final da viagem.
 
Já é possível imaginar o tanto de erro que esse fluxo gera, desde a elaboração desses relatórios até o ressarcimento financeiro. No entanto, a inovação disruptiva tem conseguido mudar essa realidade.
 
Com as ferramentas certas, o colaborador consegue digitalizar os comprovantes de despesas em tempo real ainda durante as viagens, o que simplifica o preenchimento de relatórios e minimiza drasticamente quaisquer problemas que possam surgir com erros ou perdas de comprovantes.
 

Simplifica a organização das viagens

Outro aspecto que tem sido revolucionado pela inovação disruptiva é a organização da viagem corporativa.
 
Ainda na ilustração anterior, antes de realizar o voo, o colaborador e seus gestores precisam organizar todo o fluxo da viagem, o que inclui a escolha das passagens aéreas, hotel, seguros, documentações necessárias e outros processos.
 
Como é de se imaginar, nas iniciativas tradicionais, toda essa pesquisa é feita manualmente, o que pode levar horas ou dias para conseguir analisar as melhores opções, tanto em questões monetárias quanto em qualidade e segurança.
 
Com a inovação disruptiva, porém, é possível contar com ferramentas inovadoras, que integrem os melhores serviços que a sua organização precisa, cujas reservas podem ser feitas em poucos minutos e com toda a proteção que a sua empresa deseja.

Facilita a elaboração, entrega e gestão dos relatórios

Como citado anteriormente, a transformação digital torna o processo de elaboração de relatórios muito mais rápido para o funcionário. Porém, aqui nos deparamos com o outro lado da moeda: a validação por parte dos gestores.
 
Assim como realizar relatórios era um fluxo chato e demorado para os colaboradores, os coordenadores, gerentes e diretores também enfrentavam dificuldades para analisar adequadamente os documentos, especialmente quando a empresa contava com um grande número de funcionários em deslocamento.
 
A transformação digital, no entanto, simplificou essa iniciativa. Contando com recursos inovadores, os gestores conseguem realizar de maneira automatizada a validação dos relatórios de reembolso, o que acelera as aprovações e minimiza o tempo para os pagamentos.
 
Além disso, essas ferramentas simplificam a identificação de fraudes financeiras, garantindo sustentabilidade e segurança para as empresas.

Valoriza a experiência do usuário

Lembra-se que falamos sobre a importância das ferramentas serem simples de usar? Isso não é por acaso. Sistemas intuitivos possuem um grande impacto sobre a experiência do usuário.
 
Desse modo, os colaboradores se sentem muito mais satisfeitos com o seu negócio e motivados a realizarem suas tarefas, pois terão total facilidade para navegar pela tecnologia.

Garante flexibilidade

Quando falamos de viagens corporativas, precisamos ter em mente que os colaboradores estarão em uma realidade totalmente fora de suas rotinas. Ou seja, nem sempre terão acesso imediato à internet, computador ou recursos aos quais estão acostumados dentro dos escritórios.
 
Com isso, a inovação disruptiva promove flexibilidade, possibilitando que os funcionários, mesmo distantes dos espaços físicos da empresa ou contando com dispositivos móveis, conseguirão atualizar informações, visualizar itinerários, mudar dados, enviar comprovantes ou contatar os seus gestores de maneira rápida, prática e segura.

Maximiza a produtividadearante flexibilidade

Por fim, o maior benefício da inovação disruptiva, sem dúvidas, é o aumento da produtividade. Quando os colaboradores contam com as ferramentas certas, eles conseguem otimizar suas tarefas diárias e concentrar recursos em atividades muito mais estratégicas para as empresas.
 
Além disso, a transformação digital abre espaços para constantes melhorias na operação e a geração de insights para novas soluções, transformação nos fluxos internos e, até mesmo, expansão dos negócios.
 

Como implementar a inovação disruptiva nos seus processos de gestão de viagens e despesas? 

Antes de implementar a inovação disruptiva, é preciso entender como esse processo se diferencia do tradicional. Na prática, a transformação tradicional está pautada em aumentar o ciclo de vida de um determinado produto ou serviço. No entanto, a transformação disruptiva é muito mais profunda e complexa, trata-se da mudança de mindset, englobando cultura organizacional, processos e pessoas.
 
Com isso em mente, o primeiro passo para adotar a inovação disruptiva nos seus processos de gestão de viagens e despesas é, justamente, analisar os seus fluxos atuais. Ou seja, compreenda qual é a sua política interna, como ela é cumprida pela operação, quais são os principais gargalos e dificuldades da equipe.
 
Aqui é válido analisar também se a sua empresa possui ou não controle total da operação. Você consegue mapear todas as despesas apresentadas pelo seu time? São realizadas auditorias detalhadas? É simples de gerar relatórios?
 
Com base em todas essas informações, é momento de realizar um planejamento para a transformação da sua operação e tudo isso começa pela política de despesas e viagens. Crie diretrizes que sustentem essa disrupção, como a padronização de processos.
 
Com uma política de despesas e viagens robusta, é momento de preparar o seu time e os seus gestores para lidarem com a nova “era” da sua organização. É aqui que precisa acontecer a mudança na sua cultura empresarial, afinal, nenhuma transformação é profunda se não alcançar os pilares do seu negócio.
 
Os seus colaboradores precisam ser agentes dessas disrupções, estando aptos não somente a utilizar as novas tecnologias, mas também trazer constantes otimizações e ideias de melhorias.
 
Além disso, é crucial delimitar e acompanhar indicadores estratégicos, que sejam capazes de simplificar o gerenciamento do time e maximizar a performance dos seus fluxos internos.
 
Por fim, uma profunda inovação disruptiva se faz apenas com uma tecnologia apropriada. Por isso, escolha uma ferramenta de gestão de viagens e despesas robusta, intuitiva, completa, com rápida implementação e total suporte do provedor para sustentação.
 

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O SAP Concur Travel & Expense pode ajudar na inovação disruptiva do seu negócio. Consistindo em um sistema de gestão de viagens e despesas, o SAP Concur Travel & Expense oferece recursos robustos, que otimizam todo o gerenciamento da sua operação, como:
 
  • Controle end to end da viagem corporativa (ou seja, do começo ao fim);
  • Registro simples dos dados de viagens e gastos;
  • Facilidade para reservas de hotéis, passagens aéreas e outros serviços;
  • Visualização integrada de todas as informações de viagens e despesas;
  • Monitoramento do viajante;
  • Adequação às políticas de despesas e viagens;
  • Sistema adaptável a dispositivos móveis;
  • Plataforma totalmente intuitiva;
  • Digitalização de todos os comprovantes de despesas;
  • Integração com cartões corporativos;
  • Criação e validação de relatórios;
  • Auditorias completas das despesas de viagens;
  • Rastreio de informações de despesas de modo seguro.
 
Além disso, a sua empresa conta com suporte completo durante todo o processo de implementação e sustentação do SAP Concur Travel & Expense, garantindo não somente a transformação digital do seu negócio, mas também transparência e governança corporativa, redução de custos e alta produtividade.