Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

SAP Concur Team | 18-11-2022
Realizar viagens corporativas, muitas vezes, torna-se parte importante do trabalho em empresas. Seja para encontrar com clientes, fechar novos negócios, participar de eventos, negociar com fornecedores. A grande questão é: muitas empresas precisam gastar muito com viagens corporativas.
 
Apesar de custos mais elevados, as viagens corporativas possuem vantagens que compensam os gastos. Algumas dessas vantagens podem ser financeiras, como a entrada de um novo cliente ou uma negociação bem sucedida com um fornecedor para diminuir os custos. Ou mesmo, o aumento da produtividade da equipe.
 
Uma pesquisa da Harvard Business Review mostrou que colaboradores satisfeitos são 31% mais produtivos, 85% mais eficientes e 300% mais inovadores. O Center for Positive Organizational Scholarship, da Universidade da Califórnia, revelou que os colaboradores quando se sentem satisfeitos possuem desempenho 27% superior aos colegas, 125% menos esgotamento, 32% mais comprometimento e 46% mais satisfação com a função que exercem.
 
No entanto, independentemente das vantagens, é fundamental a realização de uma boa gestão de viagens corporativas para que você consiga controlar gastos e reduzir os custos durante viagens corporativas.
 
Para que isso seja feito de maneira eficiente, torna-se necessário o monitoramento de alguns indicadores, que servirão como base para você tomar as decisões mais adequadas para suas próximas viagens.
 
Neste texto, iremos falar da importância dos indicadores de viagens e quais os principais que você deve monitorar na sua empresa.

Benefícios de uma gestão de viagens corporativas

As vantagens da gestão de viagens corporativas acarretam consequências para todos os setores empresariais. O primeiro benefício que podemos comentar é a redução de custos. Sim, um bom gerenciamento de deslocamentos ajuda a instituição a diminuir os gastos e a evitar possíveis fraudes no processo. Com isso, as chances de ocorrer falhas no reembolso de despesas também caem e o negócio se vê livre de prejuízos financeiros.
 
Principalmente em lugares onde o fluxo de informações corporativas é muito grande, uma gestão manual dos processos acarreta gastos desnecessários, pagamentos duplicados, entre outros problemas.
 
O segundo benefício que listamos é, com certeza, o aumento da eficiência produtiva. Com a automação de tarefas, os colaboradores podem economizar tempo das atividades repetitivas e investir em estratégias para a empresa. Um fator importante para ser lembrado é que o software tecnológico garante a qualidade exatamente igual, só que com maior agilidade operacional.
 
Como citamos no início do tópico, a redução de erros é uma vantagem que chama a atenção dos líderes. Na gestão de viagens corporativas, é comum existir a entrada e saída de uma gama de dados e, sem uma ferramenta que auxilie na captação dessas informações, as falhas podem ser muito significativas. Um exemplo claro é uma pilha de notas fiscais para reembolso em cima da mesa do responsável pela contabilidade da instituição: isso com certeza dá margem para perda de documentos essenciais.
 

O que são indicadores de viagens corporativas?

Em todas as áreas, ter indicadores é fundamental para realizar um monitoramento assertivo de tudo o que está sendo feito e, dessa forma, entender o que está funcionando e o que pode ser melhorado.
 
No caso de viagens corporativas não é diferente. Os indicadores devem ser valores que possam ser mensurados para que os gestores consigam acompanhar e analisar tudo o que está sendo feito e gasto durante as viagens corporativas.
 
Por exemplo, o acompanhamento de indicadores na gestão de viagens corporativas é fundamental para entender os custos e reduzi-los quando possível, bem como melhorar o retorno das viagens de negócios.
 
Além disso, analisar os indicadores de viagens é importante para o planejamento de futuras viagens corporativas, podendo auxiliar a identificar sazonalidades e a elaborar e aprovar um orçamento com mais antecedência.
 
Dessa forma, podemos ver que alguns dos principais indicadores da gestão de viagens corporativas também são métricas financeiras, como despesas e taxa de retorno. Além dos indicadores relacionados às viagens em si, o acompanhamento de indicadores de produtividade também é importante para essa gestão.
 

Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

Na hora de monitorar os indicadores de uma viagem corporativa é importante tomar alguns cuidados. É necessário escolher quais indicadores serão avaliados com antecedência e eles devem ser poucos, mas que tenham relevância para aquele tipo de análise.
 
Outra dica importante é que indicadores nunca devem ser analisados isoladamente. Além disso, é importante definir metas que sejam tangíveis, ou seja, que possam ser alcançadas.
 
Agora que você já sabe o que são indicadores de viagens e qual a sua importância para uma boa gestão de viagens corporativas, vamos apresentar os principais indicadores chave de desempenho para você monitorar.

1- Despesas de viagens

Os principais indicadores que devem ser monitorados para uma boa gestão de viagens corporativas são aqueles diretamente relacionados às despesas da viagem. Eles são importantes, pois auxiliam no planejamento de orçamentos para futuras viagens, a monitorar os gastos, a identificar oportunidades de redução das despesas e a evitar fraudes.
 
Alguns exemplos de indicadores de despesas de viagens são: total gasto por viagem, total gasto em viagens por colaborador, despesas de viagens por centro de custo, média das despesas por tipo (por exemplo, hospedagem, transporte aéreo, transporte rodoviários, etc), e assim por diante.
 
O total de despesas por centros de custo, por exemplo, são monitoradas separando cada área da empresa e definindo os orçamento de acordo (marketing, financeiro, comercial, recursos humanos, etc). Isso é importante para analisar se as despesas estão dentro do teto previsto para uma viagem corporativa e analisar a viabilidade dos projetos em si.

2- Fornecedores

Outra categoria de indicadores que são muito relevantes para a gestão de viagens corporativas são aqueles relacionados a fornecedores e parceiros comerciais.
 
Quando falamos em viagens com parceiros, os indicadores devem ser mensurados de formas diferentes das outras viagens, já que o valor gasto pode variar conforme o parceiro. Por exemplo, se você recebe o convite para ficar hospedado em um local bancado por seu fornecedor ou parceiro, no final, o custo da viagem será diferente das outras.
 
Alguns indicadores relevantes que você pode observar são:
 
  • Total gasto em viagens com parceiros;
  • Economia feita com viagens com parceria;

3- Viajantes corporativos

Quando falamos em viajantes corporativos estamos nos referindo aos colaboradores da sua empresa que estão realizando a viagem. É importante um contato próximo com o viajante corporativo para que você possa identificar melhoria nos processos e no desempenho das viagens corporativas, para que possam ser otimizados para as próximas viagens.
 
Os indicadores de gestão de viagens corporativas relacionados aos colaboradores tendem a demandar uma análise qualitativa diante dos processos e apuração para otimizações.
 
Exemplos de bons indicadores de viajantes corporativos são: nível de satisfação do viajante corporativo em relação aos processos da viagem, falta de adesão à política de viagem por centro de custos, reembolsos de despesas para o viajante corporativo.

4- Passagens aéreas

Por fim, em muitos casos é necessário a realização da viagem através de transporte aéreo. Dessa forma, torna-se importante o acompanhamento de métricas e indicadores relacionados às passagens aéreas.
 
Alguns dados importantes a serem acompanhados são: valor médio por passagem aérea, tempo de antecedência de compra da passagem e períodos mais procurados.
 

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  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
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