Gestão de viagens corporativas: como avaliar o preço ofertado pelos fornecedores?

A gestão de viagens corporativas é essencial para administrar todos os custos envolvidos nos deslocamentos de negócios por parte dos executivos e gerenciar os fornecedores. E apesar do impacto inicial provocado pelos desdobramentos do coronavírus, as viagens de negócios já demonstram retomada e, de acordo com a Abracorp, o segundo trimestre de 2020 já registrou vendas superiores a R$ 96 milhões, o que significa 42,7% de aumento se comparado ao período anterior.

No entanto, mesmo com essa retomada, é preciso que as organizações reavaliem periodicamente os preços ofertado pelos seus fornecedores. Mas como fazer isso de maneira prática e eficiente? Saiba a seguir!

Leia mais: Sistema de gestão de viagens corporativas: 4 práticas para a retomada das atividades

Saiba como avaliar o preço dos fornecedores para a excelência da gestão de viagens corporativas

Implemente uma plataforma de gestão de viagens corporativas

O primeiro passo para obter sucesso na gestão de viagens corporativas é estabelecer uma política de deslocamentos com limites orçamentário anual e mensal, por exemplo. Para isso, é preciso implementar uma solução de gestão de despesas e viagens para que todos esses dados sejam coletados por meio de uma única plataforma. 

Assim, evita-se o sobrecarregamento do setor financeiro com inúmeros sistemas diferentes, que não permitam integração e que os profissionais da área tenham que fazer a coleta de dados e informações manualmente.

Auditar despesas

Uma vez que sua organização já tenha uma plataforma de gestão de viagens corporativas, é o momento de estudar as despesas recorrentes como rotas e destinos frequentes e avaliar a possibilidade melhores preços com os fornecedores.

Renegociar com fornecedores

A partir da definição de rotas, deslocamentos, destinos e hotéis utilizados com grande frequência pelos executivos de negócios, a organização pode negociar preços mais vantajosos com fornecedores. Um exemplo seria cotar com um fornecedor 10 viagens de avião para o mesmo destino por mês em um pacote fechado. Provavelmente, o valor unitário será menor comprando por pacote se comparado a compra de apenas uma passagem de cada vez.

Utilize a melhor ferramenta para a gestão de viagens corporativas

Por fim, para que essa gestão de viagens corporativas seja realizada com eficiência e otimização de processos, mesmo renegociando valores periodicamente, é preciso contar com um sistema completo e sólido. Assim, os colaboradores da sua organização podem, por exemplo, reservar viagens de negócios a partir de um smartphone ou de um espaço online seguro, com apenas os fornecedores autorizados que correspondem à política interna da empresa. Desta maneira, sua organização limita o risco de fraude ou despesas não compatíveis, ao mesmo tempo em que facilita a vida dos executivos e do departamento financeiro que coordena as compras.

Por fim, ainda será mais fácil realizar análises periódicas e ajustar parcerias com seus fornecedores.

Saiba também: Confira as principais tendências para a retomada das viagens corporativas

Conte com a SAP Concur

Como visto, o sistema de gestão de viagens corporativas é fundamental para a excelência nessa administração e até para facilitar a negociação com fornecedores. Por isso, o SAP Concur Travel Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas e detalhes de gastos na mesma plataforma.

As empresas que escolhem o SAP Concur Travel Expense ainda têm os seguintes benefícios:

• Decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos

• Alerta de violações de conformidade de política automaticamente

• Economia de tempo a partir do lançamento automático de dados de reservas em relatórios de despesas

• Orçamentos simplificados, previsão de gastos com mais precisão e melhores negociações com fornecedores

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