Gestão de riscos e compliance: como realizar a auditoria de despesas

SAP Concur Team | 20-04-2021
A gestão de riscos e compliance nas empresas é fundamental para a conformidade das atividades em relação às políticas da organização, evitando riscos de excessos de custos e fraudes.
 
Um dos principais processos relacionados à gestão de riscos e compliance é a auditoria de despesas. Neste sentido, os gestores devem avaliar corretamente como desenvolvê-la, em decorrência dos diversos tipos disponíveis e custos envolvidos.
 
Esse tipo de interação entre os dois conceitos reflete na prevenção de ameaças estruturais da empresa. As metodologias, quando alinhadas a uma governança corporativa eficiente, elevam a credibilidade e ajudam a área financeira.
 
No blog de hoje, falaremos mais sobre a gestão de riscos e compliance. Acompanhe!
 

O que é gestão de riscos e compliance?

A gestão de riscos e compliance é uma prática de negócios que gera valor competitivo. Os riscos se relacionam com tudo que for incidente, externo ou interno, e pode ser mitigado ou até mesmo evitado. Esse conjunto de ações ajudam a identificar incertezas e a prevenir falhas.
 
Os profissionais que gerenciam os riscos trabalham para que haja um plano de contenção contra prejuízos financeiros e pessoais. Já a compliance atua na implementação de normas que estejam de acordo com a lei e a ética, sendo elas mecanismos ou ações.
 
Um planejamento de compliance leva em consideração as falhas por descumprimento de leis, diretrizes por práticas fraudulentas. A associação dessas duas atividades ajuda na estratégia empresarial e na competitividade.
 

Quais os benefícios da gestão de riscos e compliance?

O primeiro benefício da gestão de riscos e compliance é melhorar o diálogo entre as áreas, já que os processos ficam padronizados, as informações centralizadas, a comunicação se otimiza.
 
A cultura organizacional também se beneficia dessas ações, trazendo mais ética e transparência para gestores e colaboradores. Com isso, os custos são reduzidos de forma consciente e os recursos empresariais protegidos.
 

Como realizar a auditoria de despesas?

Existem diferentes formas de implementar uma auditoria de despesas, sendo que a solução adotada depende de fatores, como os motivos para realização, o orçamento disponível e os objetivos. Entenda melhor a seguir.

Tipos de auditoria

Existem três tipos de auditorias que são relacionadas às razões para sua aplicação:
 
  • Auditoria reativa: é aquela iniciada em decorrência de uma suspeita de fraude;
  • Auditoria aleatória: ocorre manualmente a partir de uma amostra aleatória do relatórios de despesas;
  • Auditoria 100% manual: neste modelo, são revistos todos os relatórios de despesas do período, sendo eficaz na identificação de fraudes, mas com custos elevados e processo demorado.
 
Caso não haja uma suspeita significativa, não se recomenda a realização da auditoria 100% manual, mas, caso ela seja necessária, pode ser indicada a terceirização de parte do trabalho.
 

Cálculo dos custos

Basicamente, quanto mais relatórios de despesas precisam ser analisados em uma auditoria, mais custosa ela será. O cálculo pode ser feito com a seguinte fórmula:
 
horas de auditoria = tempo de auditoria por relatório * (número de relatórios/60)
 
Considerando esse modelo, quanto maior a quantidade de relatórios e maior o tempo dedicado em cada documento, mais horas demandará a atividade, resultando em custos maiores.

Mudanças efetivas

Um dos principais passos para uma auditoria de sucesso é promover mudanças efetivas na companhia a partir dos dados levantados. Por exemplo, verifique qual o tipo de exceção mais recorrente, em qual atividade ela ocorra e como poderia ser evitada futuramente.
 
No caso de fraudes em viagens corporativas e hospedagem, por exemplo, a empresa pode fazer parcerias com fornecedores, evitando divergências entre valores acordados e os apresentados na nota fiscal pelo colaborador.
 

Como otimizar a gestão de riscos e compliance?

A melhoria contínua e a otimização da gestão de riscos e compliance podem ocorrer por meio de auditorias aleatórias periódicas, mudanças nas políticas e também de ferramentas usadas na prestação de contas. Algumas recomendações incluem:
 

 

 

 

  • Políticas claras: brechas na política de despesas da companhia pode levar a dubiedades na interpretação, favorecendo aumento dos custos e necessidade maior de auditorias;
  • Metas: estabelecer metas e objetivos para redução das exceções nos relatórios de despesas garante a implementação de transformações efetivas em áreas mais sensíveis e problemáticas, reduzindo as ocorrências no médio prazo;
  • Taxa de primeira aprovação: quanto mais vezes um relatório precisa ser avaliado, mais custoso o processo, de forma que se deve estabelecer diretrizes que favoreçam uma melhor taxa de aprovação já na primeira solicitação;
  • Software de controle de despesas: existem tecnologias que automatizam etapas da gestão de risco e compliance, incluindo a geração de relatórios de despesas, identificação de irregularidades e também auditorias automatizadas de todas as solicitações, minimizando erros e custos.

Como a SAP Concur pode ajudar

A otimização na área de gestão de riscos e compliance pode andar junto com a redução dos custos em auditorias com o uso de uma tecnologia apropriada para esse fim.
 
A SAP Concur possui ferramentas de gestão de despesas, como o SAP Concur Expense que gera benefícios como 46% mais eficiência na análise de faturas e redução de 75% do tempo despendido em cada solicitação.
 
Portanto, com o SAP Concur, a empresa tem uma gestão de riscos e compliance mais eficiente e econômica, com facilidade para realização de auditorias e mitigação de riscos.
 
Dentre os principais benefícios estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.