Gestão de processos: importância e como estruturar na sua empresa?

SAP Concur Team | 30-03-2022
A gestão de processos é uma das bases de qualquer organização. De maneira prática, é responsável por delimitar e padronizar as operações, assim como definir as melhores iniciativas para sustentabilidade da empresa.
Por sua vez, essa iniciativa possui uma missão muito mais estratégica dentro das organizações, isso porque visa otimizar os fluxos internos continuamente, eliminando gargalos e maximizando os resultados.
Para te ajudar a entender melhor os benefícios da gestão de processos e como implementá-la na sua organização, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e confira.
 
Qual é a importância da gestão de processos?
Dentre as principais vantagens de estruturar e implementar uma gestão de processos eficiente, podemos citar:
 
Torna os processos mais claros e transparentes
Quando a empresa consegue parametrizar os seus fluxos internos, todos os processos se tornam mais transparentes e claros.
Isso significa que todos os departamentos sabem exatamente como devem desempenhar suas funções e quais são os padrões da organização.
Nesse aspecto, a operação também alcança total conformidade às políticas internas e externas, minimizando riscos e maximizando a confiabilidade dos negócios.
 
Impacta positivamente no desempenho e produtividade dos colaboradores
Sabemos que, de uma forma geral, as operações estão mais sobrecarregadas, especialmente com o cenário atual, em que as empresas aceleraram drasticamente a transformação digital com o objetivo de alcançar as novas demandas do mercado ao mesmo tempo que tentavam passar pela crise.
Esse cenário impacta diretamente o cotidiano dos colaboradores. Para se ter uma ideia, de acordo com o TINYpulse, cerca de 70% dos trabalhadores dizem que a jornada de trabalho é curta demais para a quantidade de tarefas que precisam ser desenvolvidas durante o dia.
Nesse aspecto, a gestão de processos, ao promover uma visão holística acerca da operação e garantir um controle mais estratégico, também otimiza os fluxos do dia a dia, aumentando não somente os resultados dos colaboradores, mas também a qualidade e eficiência de tudo o que é entregue.
Uma pesquisa do Senai, por exemplo, nos mostra que o uso de tecnologias para a gestão de processos maximiza 22% a produtividade das pequenas e médias empresas.
 
Assegura a conformidade e governança
Outro aspecto importante da gestão de processos é a conformidade e governança. Como citado, com fluxos mais transparentes, os gestores têm mais insumos para padronizar a operação e garantir que todos sigam processos muito bem definidos.
Com isso, torna-se muito mais fácil detectar iniciativas que fujam do que foi pré-estabelecido pela organização, reduzindo drasticamente os riscos de erros, fraudes, invasões ou acessos indevidos a dados, por exemplo.
 
Simplifica a mensuração de resultados
A gestão de processos é pautada em dados. Ela é apenas possível por meio da análise constante do que já foi feito e definição de novos fluxos operacionais que cheguem para otimizar os resultados e melhorar o cotidiano da operação.
Dessa forma, os gestores têm uma visão holística dos departamentos e conseguem mensurar informações também sob outras perspectivas, como a partir do planejamento financeiro e orçamentário, retornos de investimentos e outras métricas.
 
Facilita o entrosamento entre diferentes departamentos
A gestão de processos cultiva na operação o sentimento de “irmandade”, em que todos entendem não somente a importância de suas próprias tarefas de modo isolado, mas também para o andamento de toda a operação.
Por exemplo, para que um colaborador receba um reembolso, esse relatório deve ser entregue ao gestor, que valida o documento e o envia para o financeiro. A partir disso, o financeiro pode realizar outras aprovações ou cuidar da transferência, dependendo das políticas de cada empresa.
Nesse aspecto, se o relatório demorar para ser validado pelo gestor ou em qualquer uma das etapas, o pagamento do reembolso pode atrasar.
Essa mesma lógica vale para qualquer área da organização. Sem vendas redondas, o time de implantação pode ter dificuldades para começar um projeto ou gerar gargalos para a equipe de suporte. Sem fluxos administrativos corretos, o time de RH pode ter problemas para repor materiais de escritórios, por exemplo, ou gerenciar determinados processos.
Quando se tem uma gestão mais estratégica, o lema central da empresa sempre será “uma mão lava a outra”, em que cada departamento realiza o seu trabalho da melhor maneira e sempre em concordância com os outros setores da organização, garantindo fluxos mais redondos e resultados mais relevantes.
 
Permite melhores tomadas de decisões
Com base em tudo o que já foi falado, os gestores conseguem tomar melhores decisões por meio de informações corretas, relevantes e atualizadas acerca da operação.
Isso, inclusive, minimiza os riscos, visto que qualquer desacordo é identificado com rapidez e devidamente gerido antes que ele se torne, de fato, um problema para a organização.
 
Permite uma gestão financeira eficiente
Um dos pilares da gestão de processos é o controle financeiro. Um fluxo robusto sempre vai priorizar o gerenciamento mais eficiente dos recursos da organização, o que envolve, muitas vezes, cortar gastos desnecessários, reduzir desperdícios e buscar investimentos mais rentáveis.
 
Apoia a expansão dos negócios
Por fim, a gestão de processos apoia a expansão dos negócios, isso porque permite um crescimento muito mais sustentável da organização, além de melhorias constantes de todos os serviços e produtos oferecidos.
 
Como estruturar uma gestão de processos eficiente?
Para estruturar uma gestão de processos eficiente no seu negócio, algumas iniciativas são fundamentais. Veja abaixo as principais:
 
Compreenda as estruturas da gestão de processos
O primeiro passo é entender que a gestão de processos é baseada em algumas premissas fundamentais, são elas:
  • Riscos e oportunidades: nada mais é do que todas as vulnerabilidades e possibilidades de negócios que o ambiente interno ou externo podem representar à uma empresa. Geralmente, esses aspectos estão diretamente ligados à experiência do cliente, serviços prestados, SLAs (acordos de nível de serviço), qualidade dos atendimentos, fatores externos do mercado, crises e outras realidades semelhantes. Ao identificar essas características, é importante que a empresa já desenvolva maneiras de mitigar os riscos e aproveitar melhor as oportunidades;
  • KPIs: acrônimo para Key Performance Indicators ou Indicadores-Chave de Performance, na tradução, consistem nas métricas estratégicas que simplificam o acompanhamento detalhado e holístico da sua empresa. Cada organização possui uma prioridade distinta, por essa razão, é preciso definir e acompanhar os KPIs que façam sentido para a realidade do seu negócio;
  • Melhorias constantes: com base nos KPIs, os gestores implementam melhorias constantes na gestão de processos. Aqui é válido ressaltar que esses aperfeiçoamentos não são restritos apenas ao cotidiano das operações, mas também características mais técnicas (como a necessidade de desenvolver habilidades no time) ou de cunho organizacional (como a melhoria na comunicação interna ou entrosamento entre diferentes departamentos);
  • Recursos: consistem em todas as ferramentas necessárias para fazer a operação produzir insumos e resultados, ou seja, máquinas, sistemas, pessoas, financeiros e instalações;
  • Gestão de mudança: é caracterizada pela alteração significativa de algum processo ou produto. Essa mudança, porém, é norteada por dados estratégicos que mostram tendências de inovação ou necessidade de trocar algum fluxo interno para melhor experiência do cliente final, colaborador ou outros stakeholders;
  • Responsabilidades e autoridades: por fim, esse pilar está relacionado com a responsabilidade de cada colaborador nos fluxos adotados e os seus deveres.
Estude o mercado
Muitos gestores desconsideram as tendências do mercado no momento de montar a gestão de processos, no entanto, isso é um erro.
É fundamental compreender o que os seus concorrentes estão fazendo, quais são as inovações no seu setor de atuação, quais são os comportamentos do seu público e o que os seus consumidores (assim como investidores) esperam da sua empresa.
Com essas informações, os seus gestores conseguirão observar a operação com olhos muito mais estratégicos e orientados à inovação, o que facilita a busca por novas oportunidades de negócios e, claro, melhorias internas.
 
Mapeie e padronize a operação
Ao entender os pilares da gestão de processos e o mercado, é momento de mapear a sua operação. Ou seja, compreenda como os seus atuais fluxos funcionam, quais atividades que fazem parte de cada departamento, pessoas responsáveis e outros dados semelhantes.
Apenas com um levantamento detalhado de informações é possível encontrar oportunidades de melhorias, remodelar os processos e, com base nisso, padronizar toda a operação.
 
Fortaleça a comunicação interna
Com processos delimitados, é preciso fortalecer a troca de informações entre o time e valorizar a comunicação interna.
Muitas vezes, os colaboradores cometem erros, justamente, por não entenderem o processo completo e nem a importância de suas atividades para os resultados da empresa.
Em outros momentos, os próprios funcionários encontram gargalos, no entanto, não acham abertura para pontuar esses aspectos, o que pode gerar erros na operação e outros problemas futuros.
Por essa razão, crie um ambiente aberto e estimule a participação dos seus colaboradores. Além disso, fortaleça a comunicação interna, em que todos se sintam confortáveis para trazer novas ideias ou apontar oportunidades de melhorias.
 
Estimule uma cultura organizacional orientada à inovação
Quando falamos de gestão de processos, precisamos ter em mente que se trata de uma iniciativa contínua. Uma empresa não define fluxos eternos. Muito pelo contrário, as operações vão passando por transformações ao longo do tempo.
Essas disrupções, por sua vez, estão relacionadas não somente com a realidade em que as organizações estão inseridas, mas também oportunidades de mercado, características do próprio setor de atuação, movimentações da economia e outras situações.
Isso quer dizer que tanto a empresa quanto os seus colaboradores precisam estar preparados para realizarem profundas mudanças na operação. Para tal, é essencial estimular uma cultura organizacional pautada na inovação.
Nesse aspecto, isso é possível não somente por meio da valorização da comunicação interna, como citado, mas também pela implementação de treinamentos, fortalecimento do desenvolvimento constante e geração de oportunidades internas.
 
Tenha a tecnologia como melhor aliada
Por fim, a gestão de processos depende da tecnologia. Apenas com ferramentas inovadoras, a empresa vai conseguir acompanhar resultados, estabelecer métricas, controlar as operações e mapear dificuldades.
Além disso, tecnologias efetivas podem promover uma série de benefícios, como:
  • Maximiza o desempenho e resultado dos departamentos;
  • Integra diferentes operações;
  • Simplifica a gestão financeira, assim como o gerenciamento de despesas e reembolsos;
  • Viabiliza a gestão baseada em dados;
  • Facilita a conformidade e governança.
Como o SAP Concur Expense pode ajudar a sua empresa?
O SAP Concur Expense pode ajudar a sua empresa na gestão de processos financeiros. Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense é inovador, intuitivo e responsivo, valorizando não somente a experiência do usuário, mas se adaptando a qualquer dispositivo também.
Na prática, o SAP Concur Expense permite o controle de gastos corporativos e o gerenciamento de reembolsos, podendo ser utilizado não somente na gestão de despesas provindas de viagens corporativas, mas também do home office, benefícios e outros fluxos que geram custos.
O SAP Concur Expense pode ser implementado atendendo às necessidades do seu negócio e se adequando completamente às suas políticas de reembolsos. Além disso, ele possui uma série de recursos que facilitam o cotidiano das operações, como:
  • Digitalização de comprovantes de gastos;
  • Mapeamento e categorização automática de despesas;
  • Auditorias de todos os gastos;
  • Relatórios completos e individuais;
  • Integração com outros sistemas de gestão;
  • Integração de cartões corporativos.