Gestão de compliance: como lidar com as despesas corporativas e os riscos
Quando o assunto está relacionado a custos, o tema gestão de compliance ganha cada vez mais importância para as empresas.
Afinal, entender como gerenciar os custos operacionais, despesas administrativas e os gastos de colaboradores é o primeiro passo para que haja uma gestão de compliance eficiente e efetiva.
Assim, é possível garantir que os gastos realizados cumpram com os requisitos das finanças empresariais e as solicitações de reembolso estejam em conformidade com a política interna do negócio. O que evita o risco de fraudes nas despesas.
Neste artigo, você verá a importância de saber lidar com as questões relacionadas às despesas corporativas e quais são os riscos envolvidos nesta gestão.
O que é o compliance?
Antes de aprofundarmos a gestão do compliance, é importante entender o conceito em sua essência.
O compliance está associado às ações estratégicas que uma empresa deve tomar para se enquadrar na legislação de onde atua. Mais do que isso, é preciso que a empresa crie políticas que prezem pela ética nas relações com clientes, colaboradores, poder público e fornecedores.
Para se ter uma ideia do impacto do compliance nas empresas, de acordo com estudo do Ponemon Institute, o compliance custa o equivalente a US$222 por colaborador, enquanto o não-compliance resulta em uma despesa de cerca de US$820 por funcionário.
Importante estratégia para evitar fraudes e possíveis atos de corrupção, o compliance deve estar integrado a todas as áreas da empresa.
Além disso, é preciso compreender também que o processo de compliance é sempre contínuo e requer supervisão para alcançar melhorias constantes.
Gestão de compliance nas despesas corporativas
As despesas realizadas pelos colaboradores, seja em viagens corporativas, home office ou em outros aspectos, como almoços de negócios, táxis, combustível, estacionamento, cursos de qualificações, entre outros, tendem a ser um possível foco do desvio de compliance.
Por isso, as empresas precisam estar sempre atentas aos gastos dos funcionários em todos os momentos mencionados acima para evitar possíveis fraudes e até o risco de corrupção.
Inclusive, um estudo recente realizado pela KPMG mostrou que apenas 58% das corporações consultadas tinham mecanismos de gestão de riscos de compliance, enquanto 42% afirmaram desconhecê-los.
Já, entre as fragilidades de compliance mais relevantes destacadas pelos respondentes da pesquisa, estão doações, patrocínios, brindes e despesas com viagens (85%).
Benefícios da gestão de compliance nas despesas
Para prevenir eventuais problemas no atendimento às políticas de despesas corporativas e minimizar desgastes com os colaboradores, a gestão de compliance proporciona diversos benefícios, como por exemplo:
Melhor gerenciamento: ao gerenciar todas as despesas corporativas, a empresa tem ciência do que está sendo gasto e como.
Reembolso eficiente: ao cuidar da gestão de reembolso, é possível saber o que foi gasto e o que foi adquirido pelo colaborador.
Controle de gastos e identificação de desvios: ao entender o fluxo do dinheiro, a empresa pode evitar irregularidades em gastos e pagamentos.
Diminuição de fraudes: o acompanhamento de perto permite prevenir, detectar e mitigar eventuais riscos de fraudes.
Como aplicar na prática a gestão de compliance?
Para que a empresa consiga usufruir dos benefícios que a gestão de compliance permite, é preciso colocar em prática algumas ações como:
- Visão 360 dos custos: ter em um único sistema todos os gastos realizados pelos funcionários facilita a visão unificada de despesas e aprimora a gestão de compliance.
- Disponibilidade de cartão corporativo: ceder um cartão para despesas dos funcionários ajuda no controle e na avaliação dos gastos de forma mais eficiente e assertiva.
- Análise de dados: cruzar informações de fontes diversas de despesas auxilia para montar um panorama maior e mais detalhado do que é gasto na empresa.
- Medidas preventivas de compliance: para reduzir o risco de erros no controle de despesas e diminuir possíveis fraudes, é importante que a gestão de compliance estabeleça ações e boas práticas efetivas. Dessa forma, é possível implementar uma política sólida, com todas as diretrizes, treinar e conscientizar os colaboradores e criar canais de comunicação para o caso de suspeitas de atitudes antiéticas.
- Digitalização das despesas: o uso da tecnologia, como aliado da gestão de despesas corporativas, é essencial, porque viabiliza a digitalização e automação de diversos processos financeiros e administrativos relacionados aos gastos. Além disso, permite a mensuração de informações em tempo real, o monitoramento dos custos e embasa a tomada de decisões dos gestores.
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