6 principais erros na gestão de compliance e como superá-los

SAP Concur Team | 10-08-2021

Como anda a gestão de compliance na sua empresa? Esta preocupação tem se tornado cada vez mais presente entre gestores e líderes de negócios para minimizar os riscos presentes nos processos e operações empresariais, a fim de evitar fraudes, violações e demais problemas, mantendo a organização em dia com suas obrigações e cumprimento de legislações.

Vale lembrar que esse requisito é ligado diretamente à governança corporativa, um dos três elementos presentes no ESG, sigla que está em alta no cenário atual e mostra a importância dada aos fatores ambientais, sociais e de governança. O que pode fazer a diferença para aprimorar a imagem da marca no mercado.

Inclusive, é possível observar o aumento da adoção de práticas de compliance nas empresas nos últimos anos. Em 2019, por exemplo, o número de negócios com programas de conformidade chegou a 97%, segundo estudo da KPMG.

Apesar dessa melhora no cenário, outra pesquisa da KPMG ainda indica que 18% das marcas não contam com uma estrutura dedicada para a gestão de compliance. E pior: 32% delas não têm recursos adequados para garantir que os programas implementados sejam executados à risca. Por isso, vamos abordar esse assunto mais detalhadamente a seguir.

Mas o que é a gestão de compliance na prática?

É importante destacar que a gestão de compliance está relacionada à conduta da empresa e sua adequação às leis e normas. Logo, um programa de conformidade envolve as regras e políticas dos mais diversos setores de negócio, como financeiro, contábil, trabalhista, fiscal, jurídico, previdenciário, ético, entre outros.

Assim, seu objetivo, obviamente, é garantir que a organização fique de acordo com todos esses regulamentos e aplique-os nos seus processos. Ou seja, a gestão deve fazer com que todos os colaboradores e fornecedores atuem alinhados e dentro dessas práticas de legislação e controles internos. Ao manter tudo corretamente, é possível inclusive evitar multas e demais problemas legais.

Principais benefícios do compliance para os negócios

A partir dessas definições e finalidades, podemos observar como uma gestão de compliance eficiente, bem executada e com políticas claras, pode trazer benefícios para as empresas. Entre as principais vantagens, estão:

Maior credibilidade em relação aos clientes, fornecedores, investidores, colaboradores e demais stakeholders;
Minimização de riscos;
Aumento da segurança da organização;
Atração de mais investidores para uma empresa sólida e em conformidade;
Atração também de talentos no mercado, alinhados com os valores e as práticas da corporação;
Melhora na eficiência e qualidade na realização de serviços e produção de mercadorias.

Como consequência disso tudo, a situação para os negócios é altamente positiva, gerando até mesmo melhor competitividade no mercado.

Saiba mais: Gestão de riscos e compliance: como realizar a auditoria de despesas

3 pilares da gestão de compliance

Após conhecer os benefícios de se manter dentro do compliance, os gestores devem entender quais são os principais requisitos que envolvem a conformidade empresarial. Afinal, não basta ter programas para cumprir com as leis, regras e demais controles. É preciso ir além. Confira os principais pilares de gerir um negócio considerado "compliant":

Fiscalização do cumprimento de legislação

Como mencionamos, os vários departamentos de negócios têm legislações específicas para controlar a atuação das empresas, com foco em evitar contravenções, irregularidades e demais problemas.

Portanto, a gestão de compliance deve ter um intenso trabalho de fiscalização interno, observando se todas as normas são cumpridas corretamente. Além disso, é fundamental ficar de olho em novas leis que devem ser incorporadas à rotina, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Monitoramento da operação da empresa

Outro papel do compliance é acompanhar as operações, processos e gestão da empresa. Assim, é possível garantir que todas as atividades realizadas respeitem os padrões e as exigências das legislações, assim como as políticas internas de segurança, por exemplo.

Leia aqui: 5 impactos negativos de não assegurar a proteção de dados

Acompanhamento da conduta da equipe

Por fim, o último pilar está associado às pessoas. A gestão de compliance deve acompanhar e fiscalizar a conduta de trabalho de todos no ambiente corporativo, sejam os colaboradores ou até mesmo os líderes. Com isso, o objetivo é assegurar o cumprimento das regras de convivência, da ética profissional e dos relacionamentos interpessoais.

Conheça os erros comuns na gestão de compliance

Agora, para melhorar os resultados da implementação de um programa de compliance, separamos os 6 erros mais frequentes que devem ser superados pela gestão. Veja:

1. Falha na identificação das necessidades internas

As diferentes e diversas regulamentações têm impacto na operação e gestão da empresa, exigindo inclusive a adequação de processos. Então, o primeiro ponto do compliance é identificar todas as necessidades internas de adaptação e observar os riscos enfrentados para cumprir com as leis vigentes no setor.

2. Falta de uma política de controle interno

Depois da identificação de riscos e legislações a serem aplicadas internamente, a gestão de compliance deve criar uma política elencando todas as demandas e diretrizes das diferentes áreas. Assim, é possível aplicar as regras corretamente. No entanto, é comum nos depararmos com a ausência desses programas.

3. Ausência de comunicação com a equipe

O passo seguinte de montar uma política de compliance é comunicá-la para todos os colaboradores e stakeholders. Afinal, não adianta ter o programa estruturado, se não for disseminado para a equipe, com explicação da sua importância. Dessa forma, todos os valores e regras podem ser compreendidos por todos, evitando má conduta.

4. Não se preparar para a fiscalização

Um erro comum na gestão de compliance é não estar pronto para uma fiscalização de órgãos reguladores, com documentos espalhados e perdidos, o que prejudica o processo de auditoria e pode comprometer todos os esforços de se manter em conformidade. Logo, pense que a fiscalização pode chegar a qualquer hora e não hesite em deixar tudo em ordem.

5. Não ter o compliance incorporado na cultura organizacional

O sucesso da gestão de compliance depende do engajamento interno de todos os profissionais - de ponta a ponta. Por isso, é fundamental incorporar o programa e as diretrizes à cultura interna da empresa. Assim, essas medidas ficarão enraizadas e serão cumpridas de maneira mais fácil.

6. Falta de atualização do programa de compliance

As diretrizes e programas de compliance precisam de atualizações constantes para seguirem as novas normas e não ficarem ultrapassadas. Então, fique atento para garantir a modernização das práticas internas de compliance.

Como a SAP Concur pode ajudar a gestão de compliance

A SAP Concur conta com uma ferramenta de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores que ajuda a cumprir o compliance no setor de despesas corporativas.

Além de facilitar os processos de reembolsos, automatizar a geração de relatórios de despesas e promover maior visibilidade financeira, o SAP Concur Expense integra dados de despesas e permite que sua empresa gerencie gastos em qualquer lugar, a qualquer hora.

Assim, você tem maior transparência nos gastos com funcionários, controle de custos em tempo real e análise de dados para verificar violações de conformidade da política de despesas automaticamente. Saiba mais como o SAP Concur Expense pode ajudar o seu negócio na prática e entre em contato conosco agora mesmo para mais informações.