Planejamento e gestão financeira: como cuidar do fundo fixo no varejo

SAP Concur Team | 05-10-2021
É normal que as empresas, principalmente no setor de varejo, tenham aquela verba separada para momentos de imprevistos ou rápida necessidade. É o chamado fundo fixo, também conhecido como caixinha. No entanto, o fato desses recursos estarem sempre ali disponíveis e facilmente acessíveis pode gerar gastos exagerados, perdendo o controle das despesas corporativas realizadas pelos colaboradores. Sem contar que se perde a noção de que esse dinheiro sai do caixa operacional da empresa.
 
Como consequência, essa situação pode prejudicar o planejamento e gestão financeira do seu negócio. Uma vez que os gestores não terão a visibilidade dos gastos, sem saber onde as despesas são empregadas, em quais categorias de custos, por quais colaboradores e se estão dentro da política da empresa. Por isso, para ajudar a melhorar o gerenciamento do fundo fixo e entender o seu impacto no planejamento e gestão financeira, vamos falar sobre esse assunto neste artigo.
 

Mas o que é esse fundo fixo de caixa ou caixinha?

O fundo fixo, caixa pequeno ou caixinha é um recurso muito explorado pelas empresas para as pequenas despesas diárias. Algumas pessoas podem confundir essa verba com o troco para os clientes, mas não é nada disso.
Esse dinheiro deve ser empregado em gastos rápidos do decorrer dos dias. A ideia é facilitar questões de fluxo de trabalho cotidianas, sem necessidade de um processo de aprovação de verba, que, muitas vezes, não é tão ágil e eficiente. Entre os exemplos mais comuns de despesas relacionadas ao caixinha, podemos citar:
  • Xerox e cópias;
  • Lanche para equipe;
  • Material de escritório;
  • Correios;
  • Autenticações e despesas cartorárias;
  • Entre outros.
No entanto, não é porque o fundo fixo é eximido de um processo complexo de aprovação que ele não demanda a comprovação dos gastos. Até porque, por menor que sejam os gastos diários ou semanais, eles promovem um impacto no caixa do negócio.
 
Portanto, é preciso destacar que as notas fiscais e demais documentos comprovantes devem ser solicitados junto aos estabelecimentos e entregues para a gestão da empresa. Assim, é possível fazer o reembolso, caso os custos superem o fundo fixo, e também a liberação da próxima verba do caixinha.
 

Como funcionam os gastos no fundo fixo?

É comum que tais gastos sejam organizados de forma periódica, com liberação e reposição semanal, quinzenal ou mensal. Mas não existe um valor para o caixinha. Isso depende das necessidades da empresa e do número de funcionários envolvidos nesses processos. Recomenda-se também deixar um valor extra para o caso de emergências e imprevistos.

Importância do controle do fundo fixo

As despesas do caixinha, mesmo não sendo altas e volumosas, precisam ser administradas e gerenciadas corretamente. Isso porque, quando se perde o controle, elas impactam diretamente o fluxo de caixa do negócio. E, para as empresas, principalmente do varejo, é necessário sempre cuidar e observar bem os custos. Dessa maneira, pode-se ter um planejamento e gestão financeira mais assertivos.
 
Em outras palavras, na prática, o descontrole financeiro do caixinha pode render perdas para a loja, que podem, por exemplo, prejudicar as compras de produtos para o estoque. No entanto, quando tudo está em ordem, fica mais fácil planejar o negócio a curto, médio e longo prazo. No final, com os cuidados adequados na gestão financeira do fundo fixo, é possível garantir maior competitividade da empresa frente à concorrência e maior destaque no mercado.
 

Como gerenciar o fundo fixo?

Depois dos conhecimentos que trouxemos até aqui, agora, você precisa definir as políticas e práticas em relação ao caixinha na sua empresa. Com isso, você terá todos os parâmetros para fazer um controle efetivo, assegurando a conformidade de gastos, além de ter as ferramentas necessárias para o planejamento e gestão financeira.

1. Qual a cobertura do fundo fixo?

O primeiro aspecto é determinar quais despesas serão cobertas pelo caixinha na sua loja de varejo. Claro que a finalidade do fundo fixo é o uso em pequenos gastos diários, que geralmente não podem ser previstos, como comentamos anteriormente.
 
Contudo, é importante analisar os gastos que podem ser recorrentes e não tão esporádicos, como por exemplo, as compras de galões de água. Essa despesa pode entrar na lista de compras mensais da empresa e não no caixinha. Com isso, você consegue ajustar o que deve caber dentro do fundo fixo e o que deve ser trocado de categoria.

2. Quando fazer a reposição da verba?

Nesta etapa, para saber quando fazer a renovação dos valores do fundo fixo e quais as verbas a serem destinadas, é preciso estipular um prazo de tempo, seja semanal, quinzenal ou mensal, e calcular o gasto realizado em cada período. Desse modo, é possível ter análises mais assertivas do quanto é necessário para o caixinha daquele período. Não se pode esquecer também de deixar uma folga para os pequenos imprevistos e ocorrências, como por exemplo, a necessidade de comprar uma lâmpada que queimou para arrumar a iluminação da loja.
 
Outro detalhe importante aqui e que impacta o planejamento e gestão financeira também é verificar se a quantia disponível não é muito alta. Por exemplo, se for deixar R$ 1 mil para o fundo fixo do mês, pode ser indicado usar reposições de menor valor e mais frequentes.
 
Isso ajuda a reduzir a circulação de dinheiro na empresa. O que diminui as chances de possíveis tentativas de furto.
Outra consequência é a mitigação de potenciais fraudes, já que, normalmente, os colaboradores podem ver a grande verba disponível como uma possibilidade de emitir recibos em duplicata ou com valor aumentado. Porém, com menos dinheiro, a dedução é que existe um maior controle e uma maior chance de ser pego, quando na tentativa de fraude de despesa.
 

3. Quem vai gerenciar esse caixinha?

Normalmente, quando pensamos em caixinha e fundo fixo, já imaginamos que o responsável pela gestão financeira vai ficar a cargo dessa verba. No entanto, não é obrigatório que fique com alguém do setor de finanças. Até porque, muitas vezes, a área financeira não é tão próxima do operacional e das necessidades do dia a dia da loja. Então, na prática, o segredo é atribuir a responsabilidade sobre o gerenciamento do caixinha a alguém de confiança, que tenha disciplina e, obviamente, saiba lidar com dinheiro.
 
Esse colaborador ficará a cargo de autorizar a saída do dinheiro do fundo para a realização dos gastos eventuais. Claro que tal liberação deve ser feita de acordo com as regras estabelecidas nas políticas de despesas. Ou seja, no fim das contas, os demais profissionais não devem ter acesso direto ao fundo.
 

4. Definição das regras e políticas

Chegou a hora de delimitar as situações e políticas para a utilização do dinheiro do caixinha no varejo. Em primeiro lugar, não se esqueça de deixar todas as regras bem claras e comunicadas abertamente para que os colaboradores saibam exatamente quais os tipos de despesas envolvidas no processo.
 
Então, com o pensamento de promover a transparência e a comunicação, é possível estipular as regras, como por exemplo, a quantia limite para a compra de materiais de escritório, ou quantas vezes por semana pode-se gastar com custos de cópias e cartórios, ou ainda qual o valor limite para o lanche dos funcionários. Essas normas estabelecidas de forma específica podem ajudar no controle financeiro.
 

5. Como será feita a prestação de contas

Um ponto crucial para não se perder o controle do fundo fixo é ter os direcionamentos de como será feita a comprovação dos gastos realizados pelos colaboradores. Existem diversas formas de fazer a prestação de contas, como por exemplo, com notas fiscais, recibos de compra, requisição de valores, entre outros.
 
Portanto, todos esses documentos são indispensáveis para comprovar os gastos do caixinha ao final de cada período combinado para a renovação da verba. Os responsáveis pelo fundo fixo devem armazenar essas prestações de contas.
 
Assim, é possível também fazer a análise das despesas realizadas pelos colaboradores no fundo fixo no futuro. Com o passar do tempo, inclusive, essas avaliações e comparações servem para melhorar o controle do caixinha, bem como o planejamento e gestão financeira. O que pode servir até mesmo para verificar quais despesas podem ser aumentadas ou cortadas.

6. Controle de despesas

Por fim, com todas as regras previstas e a prestação de contas estruturada, o último passo do gerenciamento do caixinha diz respeito ao controle de despesas. Para isso, é importante ter todo o registro de movimentações, discriminando quanto saiu do fundo fixo, em que data e por qual funcionário. As entradas, como trocos dos valores e reposições, também devem ser listadas. Então, a cada saída ou entrada de verba, o registro deve ser atualizado com o saldo restante.

Como a SAP Concur pode ajudar no gerenciamento do fundo fixo no varejo

Com todas essas dicas, você deve estar pensando que está pronto para cuidar do caixinha na sua loja de varejo. Mas saiba que você pode ter ajuda nessa missão. A SAP Concur, com sua solução inovadora de gestão de despesas corporativas, pode facilitar esse processo de administração e solicitação desse montante nas lojas ou unidades do negócio.
 
Vamos a um exemplo prático. Surgiu um gasto emergencial na sua loja, como a troca de uma lâmpada, ou manutenção da impressora ou do computador. Ao invés de entrar em um processo burocrático que pode demorar dias para resolver a questão, os funcionários podem entrar facilmente no aplicativo web do SAP Concur Expense e solicitar a aprovação para ter esse valor emergencial.
 
Quando aprovado, o funcionário encarregado pode comprar uma lâmpada na loja mais próxima e, com uma imagem do recibo, já pode solicitar o reembolso do valor. E, para otimizar ainda mais a rotina da equipe, a SAP Concur também conta com acesso mobile, permitindo a captura do recibo pelo celular a partir da foto da nota fiscal pelo aparelho. Então, com a tecnologia OCR (Leitura óptica de caracteres), já é identificado qual é o tipo da despesa, o valor, o fornecedor e os demais itens necessários de preenchimento.
 
Assim, rapidamente, é possível adicionar essa prestação de contas ao relatório de despesas do caixinha da loja que será submetido para aprovação e reembolso periodicamente.

Principais benefícios da SAP Concur no controle do caixinha

Com a solução tecnológica, um processo manual e sem controle se tornará moderno, digital e fácil. Além do que, evita-se a disponibilização de uma quantia de dinheiro em mãos dentro da loja. Uma vez que os colaboradores poderão ter acesso e fazer solicitações online desse caixinha.
 
Outro ponto positivo da utilização da tecnologia na gestão do fundo fixo da loja é o processamento mais preciso, com maior controle das verbas. O que facilita o planejamento e gestão financeira, maior visibilidade de gastos e acompanhamento de todas as solicitações de despesas.
 
Inclusive, um caso de sucesso na utilização da ferramenta do SAP Concur Expense é a Arezzo. A solução trouxe mais transparência no processo de prestação de contas do fundo fixo e nos processos de reembolsos como um todo. Nesta digitalização do caixinha, a Arezzo conseguiu reduzir o reembolso dos funcionários de 20 para 5 dias.
 
Quer saber mais sobre como o SAP Concur Expense pode contribuir para a gestão do fundo fixo e a melhora da gestão financeira? Confira o vídeo gravado pela nossa especialista Ana Oshiro, explicando as aplicações e benefícios da ferramenta.
 
Para entender tudo o que a plataforma pode fazer por sua loja de varejo, acesse nossa página sobre gerenciamento de despesas no varejo com a SAP Concur. E, se tiver interesse, faça uma demonstração autoguiada agora mesmo da nossa solução de gestão de despesas.