Fórum SAP Concur apresenta histórias de sucesso

Por SAP Brasil

Empresas mostraram como a transformação digital promovida a partir da implementação do SAP Concur está provocando mudanças positivas na gestão das despesas de viagens

Organizações de alcance global estão investindo em inovação para otimizar a gestão da Cadeia de Suprimentos, processos, operações e controle de despesas. Os casos apresentados no Fórum SAP Concur de Histórias de Sucesso são exemplos de empresas que perceberam a necessidade de investir na transformação digital para tornar o trabalho mais ágil, seguro e eficiente.

A ArcelorMittal, maior produtora de aço do mundo, estava em busca de uma solução para gerenciar as despesas de maneira automatizada e proativa. A escolha do SAP Concur Expense como solução ajudou a empresa a eliminar tarefas arcaicas, como o lançamento manual de processos, o acúmulo de recibos que os funcionários tinham que guardar, lançamento de valores, especificação de despesas e envios para aprovação da gestão. Esse processo poderia levar muito tempo, com os recibos e notas sendo enviados para a aprovação de gestores alocados em diferentes unidades.

Com o sistema disponível nos celulares, por meio de aplicativos e na plataforma web, ficou muito mais fácil para os colaboradores lançarem suas despesas. Ao digitalizar seus recibos, que são avaliados a partir de uma política pré-estabelecida, e então encaminhados para finalização. O sistema está preparado para identificar imediatamente os lançamentos que não estão de acordo com a política de reembolso, notificando o funcionário no momento do registro das informações.

A adesão ao SAP Concur Expense foi muito positiva entre os funcionários da ArcelorMittal, contribuindo com insights sobre usabilidade que ajudaram a empresa em processos de parametrização.

Com 70 anos de existência e em busca de modernização, as Empresas Randon estão vivendo uma jornada de transformação digital que colocou o SAP Concur como uma das inovações para a área de viagens. Era preciso integrar sistemas para que a prestação de contas, reservas e contabilização pudessem ser integrados.

A integração e a facilidade de compartilhamento de informações na ferramenta foram alguns dos benefícios que a organização conquistou. Os colaboradores não precisam esperar que a fatura do cartão chegue para que as despesas sejam lançadas e já não é necessário reunir uma série de documentos para envio de malotes aos setores responsáveis.

A viabilidade de integração com outros aplicativos, como os serviços de transporte, por exemplo, aprimorou a experiência do usuário, que pode consultar as viagens agendadas, acessar as despesas ainda não oficializadas no relatório e enviá-las em tempo real para a geração deles.

Os feedbacks são positivos. A equipe passou por uma revisão em sua política e pôde entender quais processos e quantas aprovações seriam necessárias para que os funcionários pudessem realizar as viagens. Além disso, o SAP Concur Expense permitiu que o colaborador tivesse mais autonomia, organizando sua viagem e otimizando o seu tempo.

Alguns pontos de melhoria estão sendo revistos e o Travel está sendo estabilizado para que a geração de informações e a análise de comportamento dos colaboradores no uso da ferramenta sejam avaliadas, encontrando possibilidades de redução de custos. Para o futuro, as Empresas Randon também pretendem trabalhar com o SAP Concur para outros fins.

A mineradora Vale possui operações e negócios em diversos países, números altíssimos de colaboradores, 64 mil bilhetes aéreos nacionais e 9 mil internacionais emitidos em 2018, mais de 19 mil cartões corporativos e mais de 39 mil vouchers de hotel emitidos.

Na jornada da Vale pela implementação do SAP Concur, a empresa avaliou quais seriam as necessidades a serem atendidas e quais soluções poderiam ajudar a transformar o cenário, otimizando os processos de gestão das despesas geradas pelos funcionários da empresa no mundo inteiro.

Alguns módulos do SAP Concur foram escolhidos, entre eles: Expense, Mobile, Analysis e Locate (que ainda não foi implementado). Com as soluções definidas, foram estabelecidas as políticas e normas de viagem, a equipe de Arquitetura de TI e Integração foram antecipadamente envolvidas no projeto, assim como o time de controladoria que compartilha como a solução faz o lançamento contábil das despesas.

O trabalho de implementação do SAP Concur envolveu o treinamento de funcionários, novas posturas referentes às mudanças na cultura da organização, mais agilidade no lançamento e relatório de despesas, reduzindo o tempo gasto na prestação de contas e aumento na produtividade.

O SAP Concur está promovendo a transformação digital em muitas empresas, que rapidamente puderam colher os resultados do uso das soluções. E a sua empresa, também está pensando em como simplificar seus processos de gestão de despesas de viagens corporativas?

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https://news.sap.com/brazil/2019/11/forum-sap-concur-apresenta-historias-de-sucesso-bl0g/