Digitalização da economia: 5 estágios de maturidade do programa de viagens e despesas

SAP Concur Team | 14-12-2021
Sabemos que o mundo mudou e, com ele, os processos dentro das empresas também ganharam novas nuances, especialmente durante o período de pandemia, que acelerou a digitalização da economia e obrigou os gestores a implementarem profundas disrupções nas operações.
 
De maneira geral, essa transformação digital tem possibilitado que diferentes setores automatizem os seus fluxos de trabalho. Para tal, são incorporadas distintas tecnologias dentro das organizações, aliadas à uma mudança de mentalidade e preparação dos times para lidar com a nova realidade.
 
Os resultados dessas mudanças podem ser observados em todos os aspectos da economia, desde os segmentos produtivos até os setores que atuam com bens e serviços, que atingem melhores performances e garantem processos mais transparentes na operação.
 
Segundo a KPMG, 67% dos gestores afirmam que a digitalização maximizou a competitividade dos negócios. Uma outra pesquisa, realizada pela Huawei em parceria com a Oxford Economics, estima que, até 2025, a digitalização da economia será responsável por 24% do PIB mundial. Essa inovação também tem causado fortes impactos no planejamento e gestão dos programas de viagens e despesas. Entenda quais são eles e como atingir maturidade digital.
 

Importância da digitalização da economia nos programas de viagens!

De acordo com uma pesquisa da IDC, realizada em conjunto com a SAP Concur, 40% dos gestores entrevistados expandiram a automação durante a pandemia com o objetivo de assegurar resiliência nos negócios e minimizar riscos, assim como restaurar com agilidade as operações comerciais.
 
Isso significa que a digitalização da economia pode reforçar os processos internos e tornar as empresas mais resistentes às adversidades do mercado. Quando falamos especificamente dos programas de viagens e despesas, a inovação traz benefícios, como:
  • Valoriza a gestão baseada em dados;
  • Aumenta a agilidade das operações;
  • Facilita as análises das despesas;
  • Agiliza os reembolsos;
  • Permite compliance e governança;
  • Simplifica a identificação de gargalos;
  • Reduz fraudes corporativas;
  • Viabiliza a construção de processos mais claros e transparentes.

5 estágios de maturidade do programa de viagens e despesas

Para acelerar a maturidade digital dos programas de viagens e despesas corporativas, as empresas precisam reavaliar alguns pontos, como:

1. Aplicativos legados

Os aplicativos legados, por definição, são caracterizados como aqueles recursos tecnológicos que já não atendem mais às necessidades das empresas por diversas razões.
Na prática, são plataformas ultrapassadas, que já não possuem mais atualizações. Além disso, contam com recursos limitados, que não permitem integrações, personalizações de acordo com as características dos negócios ou, ainda, não viabilizam um gerenciamento de toda a operação.
A pandemia e a necessidade de trabalho remoto expôs essa grave vulnerabilidade das empresas, visto que, de acordo com a pesquisa supracitada da IDC e SAP Concur, 50% das organizações mundiais ainda utilizam aplicativos legados.
Nesse cenário, para acelerar a maturidade digital no gerenciamento de viagens e despesas, as organizações precisam identificar tecnologias obsoletas e atuar ativamente para modernizar essas ferramentas.

2. Soluções automatizadas para os fluxos de trabalho

Outro estágio da transformação digital é a adoção de soluções que automatizem os fluxos de trabalho e permitem melhor controle de processos. Atualmente, é possível contar com tecnologias que viabilizam a criação de padrões automatizados, que facilitam o gerenciamento de todas as viagens e despesas, podendo ser utilizadas também pelos colaboradores.

3. Ecossistema de plataforma conectada

Um desafio das instituições, especialmente aquelas que ainda contam com sistemas legados, é justamente conectar diferentes tipos de plataformas. Para se ter uma ideia, 42% dos gestores disseram que suas ferramentas financeiras atuais são descentralizadas, ainda segundo a IDC.
 
Para resolver esse problema, as empresas precisam não somente modernizar as ferramentas, mas também delimitar quais são os serviços que precisam estar integrados para facilitar o cotidiano das operações (como sistemas de companhias aéreas e, até mesmo, hotéis).
 
Essa integração simplifica a criação dos roteiros de viagens e organização de toda a estadia do colaborador durante o deslocamento, assim como a predição orçamentária, faturamentos e acessos aos demonstrativos.

4. Suítes de aplicativos integrados

Elencando o tópico anterior, além das integrações externas, é preciso implementar a centralização de informações internas entre os mais diversos setores, com o objetivo de atingir uma visão holística acerca da operação. Para tal, integre aplicativos financeiros, informações de T&E (Travel e Expense ou viagens e despesas, na tradução) e, até mesmo, dados do seu próprio sistema ERP. Quanto mais homogênea for essa cadeia de dados, mais estratégica será o gerenciamento da sua empresa.

5. Processos Inteligentes e Preditivos

Por fim, a digitalização da economia não tem a ver apenas com a adoção de diferentes tecnologias, mas também o uso inteligente dessas ferramentas. Isso significa que a sua empresa apenas conseguirá atingir maturidade digital nos programas de viagens e despesas se implementar um gerenciamento preditivo.
 
De maneira prática, nesse processo, utiliza-se dados atualizados acerca da operação com o objetivo de realizar previsões orçamentárias. Com base nisso, a sua organização consegue manter a sustentabilidade financeira e minimizar riscos de surpresas. Além disso, essa análise permite a identificação rápida de gargalos e a implementação de constantes melhorias nos fluxos da empresa.
 

Como a SAP Concur pode ajudar a digitalizar e melhorar a gestão de viagens e despesas?

Por meio do SAP Concur Expense, a SAP Concur pode ajudar a sua organização a otimizar os fluxos internos e a digitalizar processos. Consistindo em um sistema de gestão de despesas, a nossa ferramenta é completa, intuitiva e totalmente personalizável.
 
Contando com recursos inovadores, o nosso sistema simplifica o acompanhamento de toda a operação, facilita a criação de relatórios de despesas, permite a captura e envio rápido de comprovantes, assim como auditoria de todos os gastos.