Dever de diligência: como o “Duty of Care” impacta a política de viagens corporativas?

SAP Concur Team | 19-05-2020
A crise do novo Coronavírus obrigou diversas empresas a implementarem ações emergentes para revisão da política de viagens, de modo a adotarem estratégias que possam garantir a segurança dos funcionários, como é o caso do dever de diligência.
 
Para se ter uma ideia, informações de um levantamento realizado pela SAP nos revelam que 43% das organizações não possuem recursos definidos para auxiliar os trabalhadores em casos de emergências.
Na prática, o duty of care, “dever de cuidar”, consiste em um termo usado mundialmente e diz respeito às responsabilidades legais de uma corporação em relação aos seus colaboradores durante ou em decorrência do trabalho.
 
Nesse sentido, é uma iniciativa que tem como principal objetivo preservar os funcionários de uma organização e prestar os devido auxílios em casos emergenciais, como acidentes, possíveis catástrofes naturais, atrasos, cancelamentos e outras situações atípicas.
 
Para manter os colaboradores motivados, essa prática se torna essencial no ambiente corporativo, pois nutre o sentimento de pertencimento à empresa e da importância que a instituição dá a eles.
 
O aumento do trabalho remoto e híbrido exigiu que as empresas estendessem o seu duty of care sempre que eles estiverem fora do escritório. O módulo gerenciamento de riscos de viagens migrará para gerenciamento de riscos de pessoas, que engloba todos os modelos de trabalho. Com isso, a organização se propõe a cuidar dos colaboradores onde quer que eles estejam, não só mais em uma viagem a trabalho.
 
Com o objetivo de te ajudar a compreender todos os benefícios do dever de diligência e quais as ações para ajustar a política de viagens após a pandemia, elaboramos um conteúdo completo, confira.
 

O que é duty of care?

Esse termo significa responsabilidade legal e ética sobre a preservação do bem-estar, da saúde e da integridade de um colaborador em uma viagem de negócios. Ele faz parte de um conceito jurídico que aborda a negligência, que não deve ocorrer não só em viagens, mas é que este ponto necessita de mais atenção por não estar, devidamente, no ambiente de trabalho, seja remoto ou presencial.
 
Uma pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA) mostrou que as viagens corporativas só voltarão a ser totalmente recuperadas em meados de 2024, com um leve aumento em 2022. 86% dos viajantes relataram que estão dispostos a voltar a viajar para cumprir seus compromissos de negócios e 81% acredita que o volume de viagens, em 2022, deva ser maior ou igual ao que era antes da pandemia.
 
Como qualquer inovação, os impactos da implementação dessa prática são inúmeros. Por isso, vamos falar disso no tópico a seguir.

Qual o impacto do duty of care no relacionamento entre colaborador e empresa?

Como dito anteriormente, essa prática faz parte da humanização do trabalho e entra em conceitos jurídicos sobre negligência. Se o colaborador possui uma boa experiência de viagem, ele se sentirá valorizado, e isso é bom, também, para a empresa, que não deverá lidar com questões processuais trabalhistas mais a frente e conseguirá reter mais bons colaboradores que estarão satisfeitos com o cuidado da empresa.
 
Não se pode pensar em perder talentos, muito menos por negligência empresarial. Portanto, é importante seguir corretamente as diretrizes do duty of care para que tudo ocorra bem. Esse conceito de ter o dever de cuidar possui 3 fatores principais: o bem-estar do colaborador, feedback para os gestores e segurança para todos.

Bem-estar do colaborador

O colaborador deve estar satisfeito com as condições de viagem: hospedagem, transporte e todos os outros processos que envolvem essa saída. A sua produtividade aumenta quando se sente feliz com o que a empresa está promovendo a ele.

Feedback para os gestores

O gestor deve pedir o feedback da viagem ao colaborador quando ele retornar. Esse tipo de pergunta facilita o aprimoramento das melhorias necessárias para que o colaborador tenha o melhor desempenho a partir do conforto e segurança que a empresa dedicou a ele.

Segurança para todos

Essa é a principal razão da existência do Duty Of Care. Em qualquer ambiente, a empresa deve assegurar a segurança dos seus colaboradores. Minimizar os riscos em todos os lugares é um fator crucial para o sucesso do negócio.

Entenda quais os benefícios do dever de diligência

A vantagem mais expressiva do duty of care, sem dúvidas, é a diminuição da taxa de turnover (rotatividade de funcionários) e, consequentemente, aumento da retenção de talentos.
 
Isso ocorre porque uma política interna muito bem definida fornece um ambiente mais agradável aos colaboradores, desencadeando um time muito mais engajado e motivado.
 
Como também, é possível minimizar problemas, prever cenários negativos e aumentar a visibilidade da empresa frente ao mercado, visto que de acordo com a GTBA, 66% dos respondentes consideram a política de viagens importante ao procurarem um novo emprego.
 
Outro ponto importante é a fortificação da relação entre a empresa e o colaborador. Cada vez mais as empresas tem buscado essa conexão humana em meio à tanta tecnologia no mercado. Fazer o colaborador se sentir ouvido, respeitado e importante no cargo em que ele ocupa é imprescindível para o bom andamento dos negócios, pois quando a empresa se preocupa com o nível de satisfação dos colaboradores, ela demonstra uma posição menos corporativa e mais humana, focada no bem-estar de todos.

Boas práticas para ajuste da política de viagens sob ótica do “duty of care”

Para ajustar as normas de deslocamentos corporativos à ótica do dever de diligência, é fundamental seguir algumas boas práticas. Listamos as principais abaixo:

Defina alguns passos mínimos de segurança

É comum que as políticas de viagens contenham diretrizes básicas para a compra de passagens, agendamentos e outras ações comuns.
 
Entretanto, é de suma importância indicar algumas estratégias mínimas de segurança, como a definição de seguros, requisitos para acomodação, reservas financeiras e negociações apenas com parceiros devidamente homologados.

Centralize todas as informações relacionadas aos deslocamentos

Outra ação elementar para a implementação do duty of care é a centralização de todas as informações dos colaboradores em deslocamentos.
 
Imagine, por exemplo, uma planilha com o nome e telefone dos funcionários, outro documento com o destino e as informações de hospedagem e, ainda, um sistema diferente com dados sobre as passagens aéreas.
Além de abrirem espaço para erros de processos, diferentes ferramentas podem comprometer a segurança dos colaboradores.
 
Por isso, é fundamental reunir todos os relatórios dos funcionários em um só lugar, de modo a facilitar consultas e o acompanhamento. Outro fator importante no relatório é a atualização dos dados do viajante, como contato de pessoas próximas, plano de saúde, entre outros.
 

Tenha um plano de ação claro

O plano de ação consiste em uma estratégia paliativa para minimizar efeitos em uma situação de emergência.
Nesse sentido, é imprescindível que a política de viagens da sua organização considere possíveis cenários de riscos e levante ações para preservar a segurança do colaborador.
 
Para isso, pode-se colher um feedback dos próprios funcionários em campo, visando entender os problemas mais comuns que enfrentam. A partir dessas informações, alinhar medidas preventivas.
 
Por exemplo: o que a sua empresa pode fazer caso o voo de um colaborador seja cancelado? Ou, ainda, em situações de erros na reserva, doenças ou acidentes?
 
Manter um canal direto para contato também deve fazer parte do plano de ação, bem como um suporte 24h e um monitoramento das atividades do colaborador na viagem que são de responsabilidade da empresa.

Invista em tecnologia

Por fim, a tecnologia é uma das engrenagens essenciais na implementação e funcionamento da política de viagens sob a ótica do dever de diligência. É primordial contar com informações rápidas, atualizadas e verdadeiras a respeito dos fluxos da organização.

Conheça a solução SAP Concur Travel

Nesse sentido, o SAP Concur Travel é a ferramenta mais inovadora do mercado. De maneira geral, é possível organizar totalmente os deslocamentos dos colaboradores e visualizar os dados em tempo real, viabilizando tomadas de decisões mais estratégicas.
 
Completa e intuitiva, a nossa plataforma de gestão de viagens e despesas corporativas combina as melhores ferramentas do mercado, o sistema integra perfeitamente os processos de T&E em uma solução unificada, simples de usar e que atende as demandas de toda a sua operação. Por meio do SAP Concur Travel & Expense, os seus funcionários e gestores conseguem:
  • Organizar roteiros de viagens;
  • Realizar reservas de hospedagem corporativa e passagens aéreas;
  • Compartilhar itinerários;
  • Acompanhar os deslocamentos em tempo real;
  • Digitalizar recibos e comprovantes de gastos;
  • Atualizar os relatórios de viagens;
  • Enviar as solicitações de reembolsos;
  • Atualizar dados da viagem;
  • Prever gastos;
  • Acessar orçamentos com antecedência e negociar com fornecedores;
  • Definir e implementar políticas de viagens e reembolsos;
  • Acompanhar os pagamentos de reembolsos;
  • Realizar auditorias automáticas em todas as despesas corporativas.
Com isso, é possível elevar a confiabilidade da operação e manter altos níveis de conformidade e governança corporativa, garantindo transparência em todas as transações.
 
Além disso, situações de fraudes ou erros são facilmente detectadas e mitigadas, reduzindo qualquer tipo de risco à sua empresa.
 
Você possui alguma dúvida? Acesse agora mesmo e conte com o nosso apoio. A SAP Concur está acompanhando todas as mudanças do mercado e estamos à disposição para auxiliar a sua empresa nesse processo.