Quais são os pontos importantes para reembolso de despesas de viagem?

SAP Concur Team | 21-07-2022
A política de reembolso de despesas de viagem é um assunto muito discutido pelos gestores da empresa. Quando não bem estruturada, pode causar muitos problemas de comunicação entre os colaboradores e de custos com a sua empresa.
 
Quando o funcionário realiza uma viagem pela empresa, a forma tradicional de trazer os vários recibos em papel além de ser muito antiquado também pode ser causa de muitos imprevistos: o colaborador pode perder o papel no caminho ou a empresa pode ser vítima de fraude com a falta dos recibos, e essa linha tênue entre colaborador e gestão financeira pode ser facilmente danificada por uma má gestão.
 
Por um lado, a empresa necessita ter o controle dos gastos por parte dos colaboradores nas viagens corporativas, e o colaborador precisa de um sistema simples e automatizado que lhe dê confiança para que possa prestar contas dos seus gastos pela empresa. Mas como fazer isso?
 
Por isso, neste artigo serão discutidos os pontos mais importantes para reembolso de despesas de viagem e como otimizar esse processo.

Como funciona o reembolso de despesas de viagem corporativa?

Para fazer a cotação do reembolso de despesas de viagem de negócios, é preciso lidar com os prazos e as políticas estabelecidas pela empresa. Desde o princípio, o colaborador tem que ter ciência das regras de reembolso e dos prazos de entrega dos recibos para não haver problemas.

Recibo perdido

Para saber como lidar com essa circunstância, é necessário fazer uma normativa de recibos reembolsáveis e recibos reembolsáveis. Dependendo, caso a situação ainda fuja muito do que foi orientado pela norma, é bom chegar em um acordo entre empresa e funcionário.

Prazos de entregas de recibos e reembolsos

É necessário estipular prazos para os colaboradores da entrega dos recibos e reembolsos para que a gestão tenha melhor controle das contas de viagem. Se a empresa desejar otimizar esse processo para torná-lo mais inteligente e ágil, há plataformas que monitoram e mapeiam os recibos para ficar mais fácil para os gestores.
 

Quais são os pontos importantes para reembolso de despesas de viagem?

Para criar um sistema de gestão de gastos eficiente e transparente, é necessário considerar os principais pontos para reembolso de despesas de viagem, que são:

Reconhecer os tipos de regime presentes na sua empresa

É necessário considerar qual o regime do funcionário para aplicar a política de reembolso correta. Segundo o art 457, § 2º da CLT, verbas como diárias de viagem, ajuda de custo, entre outras, não integram a remuneração do colaborador.
 
No artigo Art. 75-D fica claro que o empregador fica responsável pela pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado, o que também não integra a remuneração do colaborador.
 
Com as mudanças de regime home office e o retorno ao presencial, principalmente nesse período da pandemia, a CLT dá mais direcionamento acima do mesmo artigo, pois continua: o empregador não será responsável pelas despesas resultantes do retorno ao trabalho presencial, caso haja a opção do trabalho remoto, e o empregador tenha estipulado entre as partes por meio do contrato.
 
Os demais regimes de trabalho, como PJ e MEI, necessitam de um acordo entre a empresa e o empregado.

Elaborar uma política de reembolso de despesas

Um direcionamento é necessário para os colaboradores terem diretrizes nas quais se espelhar e para a própria empresa saber fazer a gestão na qual se basear.
 
Através dessa política que é definida pela cultura da empresa e reconhecimento dos valores corporativos, os funcionários são orientados sobre os prazos, como os recibos são aceitos e lançados, e também é definido um teto para os gastos.
 
O teto de gastos é de extrema importância dentro da política de reembolso de despesas de viagem, pois estabelece limites nos quais o orçamento da empresa consegue trabalhar, e isso traz mais tranquilidade para o financeiro e gestão do seu negócio.
 

É necessário deixar os funcionários orientados

Um dos grandes problemas na empresa é a falta de comunicação. Muitas vezes o funcionário não sabe que deve guardar o recibo e quando apresentá-lo, e a configuração tradicional de papel torna ainda mais fácil a perda dos comprovantes e isso só gera confusão na hora de cotar.
 
Para garantir que haverá menos imprevistos, é importante deixar os colaboradores sempre cientes de como proceder em viagens de trabalho.

Definir quais ferramentas e tecnologias utilizadas para a gestão de reembolsos de despesas de viagem

Para muitos, as planilhas do excel é um sistema manual que continua sendo muito útil, ainda que mais lento e cheio de problemas para monitorar os gastos. Por isso, é necessário definir quais as tecnologias que serão utilizadas para manter a gestão de reembolsos de despesas de viagem sob controle.
 
É fato que a tecnologia está como uma facilitadora da gestão da empresa. Logo, por que não utilizá-la a seu favor?
 
Há plataformas que otimizam todo o processo de contabilização dos recibos, realizam a validação e monitoram as viagens, de maneira que os colaboradores ficam mais seguros em realizar o procedimento correto e as empresas com menos dor de cabeça para fazer a contabilidade dessas despesas de viagem.
 
Além disso, as plataformas tem um ótimo custo benefício, pois reduz as chances de fraudes e pagamentos indevidos em recibos não reembolsáveis.
 
Logo, os reembolsos com despesas de viagem podem ser muito bem controlados por uma política de reembolso de despesas, esta que deve ser definida pela cultura corporativa que servirão de diretrizes para explanar aos funcionários sobre os prazos para entrega dos recibos, as normativas de cada regime, quando é um recibo reembolsável ou não, como proceder quando o recibo for perdido e demais circunstâncias.
 
Ainda, por meio da política de reembolso de despesas, a empresa assegura a confiança entre colaborador e empresa, de maneira que a protege de fraudes e orienta como o funcionário deve agir para sair conforme acordado com a contratante.
 
Para que isso dê certo, é necessário que os funcionários sejam treinados sobre os procedimentos de viagens corporativas para reduzir falhas durante o processo. Também é interessante para as empresas investirem em tecnologias que otimizem a validação e monitoramento dos recibos para facilitar a gestão financeira empresarial.

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