Como melhorar a política de reembolsos de despesas na sua empresa

Os gastos nos deslocamentos consistem em um dos grandes gargalos das corporações, por isso devem ser administrados com eficiência. Uma maneira bastante efetiva de gerir esses recursos é estabelecer uma política de reembolsos de despesas. Esse documento possui um papel essencial na proteção de uma organização em relação a fraudes. 

Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento realizado pela Hands-On Solutions, as empresas perdem cerca de 8% do faturamento em adulterações de reembolsos por parte dos colaboradores. Nesse sentido, empregar normas completas e muito bem definidas é uma maneira de diminuir defraudações e reduzir custos. Confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre esse processo e como melhorá-lo na sua companhia.

Qual é a função da política de reembolsos de despesas?

Na prática, a política de reembolsos de despesas possui uma função muito específica em uma instituição: reunir todas as diretrizes que permeiam os deslocamentos de colaboradores. De modo geral, essas regras devem ser claras e alinhadas com perfeição entre todos os colaboradores. Caso o contrário, dificilmente será efetiva ou seguida à risca.

O regimento deve conter informações como:

• Teto de gastos para cada tipo de reembolso;

• Tipos de despesas ressarcidas;

• Prazos para envio dos relatórios;

• Responsáveis de cada setor para validação dos registros;

• Datas para pagamentos;

• Orientações para planejamento de viagens;

• Fluxos envolvidos no preenchimento de dados;

• Modelos dos relatórios de reembolsos.

Como melhorar a política de reembolsos de despesas?

Há diversos motivos que exigem melhorias na política de reembolsos de despesas, como descentralização de informações ou crescimento exponencial da empresa em questão. Nesses casos, existem algumas parametrizações que auxiliam na revisão de processos e aperfeiçoamento das metodologias para toda a equipe.

O primeiro passo é sempre ficar atento às legislações, principalmente se a sua empresa possui filiais em outros países e costuma realizar deslocamentos dos funcionários entre as matrizes. Cada nação tem a sua constituição trabalhista e regras claras que permeiam o relacionamento entre organizações e seus colaboradores. 

Além disso, essas obrigações podem sofrer alterações e é fundamental que o seu negócio esteja alerta para se adequar a elas. Outro processo essencial é sempre manter reuniões periódicas com a equipe para entender todo o funcionamento dos trabalhos externos. Com isso, é possível estabelecer novas regras para políticas de reembolsos de despesas que possibilitem procedimentos mais dinâmicos de acordo com a realidade do time.

Por fim, é de suma importância considerar a tecnologia como aliada em todas essas alterações. Modos bastante positivos de inovar essa área são os armazenamentos das notas de reembolsos em nuvem e plataformas de gerenciamento integrado para a organização dos deslocamentos. Esses sistemas permitem redução de custos, alinhamento de todos os processos e diminuem consideravelmente os erros.

Conte com o SAP Concur Travel

Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolsos de despesas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples. Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. 

Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

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