Como fazer um relatório de despesas eficiente e facilitar a tomada de decisões

Com as constantes mudanças do mercado, as organizações têm adotado medidas mais emergentes e facilitadas para gerenciarem seus capitais, dentre elas o relatório de despesas.

Na prática, pode-se definir esse documento como um arquivo que reúne todos os gastos envolvidos em uma determinada ação dentro da empresa, desde implementações de projetos até deslocamentos dos funcionários. De modo geral, o relatório de despesas visa parametrizar os custos detalhadamente. Com isso, os gestores têm informações suficientes para tomadas de decisões mais assertivas e estratégicas.

Conforme levantamento da PwC, 55% dos entrevistados acreditam que essas ações ajudam a minimizar fraudes em pagamentos, o que auxilia na redução de gastos. Nesse sentido, para te ajudar a compreender os benefícios da elaboração de um relatório de despesas e como produzi-lo, produzimos esse conteúdo com tudo o que você precisa saber. Confira.

Veja também: 5 estratégias de controle de custos e despesas corporativas

Entenda a importância do relatório de despesas

Uma das principais vantagens do documento, sem dúvidas, é a otimização de custos, como citado. Por meio de um gerenciamento mais assertivo, é possível categorizar com mais eficiência os desembolsos e identificar com facilidade os gargalos.

Outro benefício que demonstra a importância do relatório de despesas é o controle financeiro. Através de informações, o gestor sabe exatamente onde e como os bens da empresa estão sendo empregados, o que torna mais simples realizar algum tipo de corte dos gastos desnecessários. Finalmente, o relatório permite revisão de todos os custos, minimizando as chances de falhas operacionais e erros nos pagamentos. Com isso, evita-se prejuízos. 

Como fazer um relatório de despesas eficiente?

Elaborar um documento para administração das despesas exige uma série de processos. Separamos os principais abaixo.

Comece pela definição de uma política de despesas

Muitas organizações acabam abrindo espaço para prejuízos porque não possuem regras claras e isso é um erro. De maneira simplificada, esse problema pode ser resolvido facilmente com a definição de uma política de despesas. Por sua vez, esse direcionamento consiste em normas que permeiam a utilização dos bens da empresa e todas as parametrizações que envolvem esses gastos.É fundamental que esse regime seja claro e replicável, de modo que todos os colaboradores o sigam. Dessa forma, é possível prever gastos e padronizar todos os relatórios, além de prazos e processos de reembolso.

Outro aspecto essencial da política de despesas é a definição de gestores responsáveis em cada setor para validação dessas informações. 

Veja mais: Como melhorar a política de reembolsos de despesas na sua empresa?

Estabeleça limite de gastos

Estabelecer um limite de gastos é uma maneira eficiente de manter o controle financeiro e definir os itens restituíveis. Além disso, nessa fase é importante definir todos os custos antecipados, ou seja, que precisam ser pagos ou organizados com precedência. 

Use a tecnologia ao seu favor

Por fim, a tecnologia é uma aliada para automação de processos e com o relatório de despesas não seria diferente.Por isso, adotar plataformas apropriadas não apenas minimiza drasticamente as chances de erros, como também maximiza a produtividade da equipe.

Ademais, as ferramentas tecnológicas centralizam com facilidade os dados, concedendo informações precisas tanto para os gestores quanto para os funcionários. 

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