Como fazer um plano financeiro empresarial e garantir o compliance: veja 10 passos

SAP Concur Team | 30-09-2021
Para aumentar a lucratividade e promover o crescimento das empresas, é essencial contar com uma boa gestão financeira para controlar o fluxo de caixa, reduzir custos e ter maior capacidade de investimento. Para isso, saber como fazer um plano financeiro empresarial é uma prática indispensável.
 
Assim, a partir do momento em que se tem um planejamento estratégico bem definido, é possível traçar metas tanto para o controle de gastos e a melhora da saúde financeira, como para o compliance financeiro. Neste artigo, vamos entrar mais a fundo em como fazer um plano financeiro empresarial.
 

Mas o que é um plano financeiro empresarial?

Basicamente, o plano financeiro é uma ferramenta estratégica de previsão de receitas e despesas para que a gestão consiga identificar se tem lucro ou prejuízo. Desse modo, as empresas são capazes de responder às seguintes perguntas:
  1. Como está o caixa para realizar os pagamentos de todos os custos da empresa, sejam gastos fixos ou variáveis?
  1. Quanto é necessário conseguir de ganhos para manter as atividades da empresa em funcionamento?
  1. Quanto o negócio tem previsão de faturar no próximo mês e até no próximo ano?
  1. Qual a verba disponível para realizar investimentos e melhorias no negócio?
Com todas as informações disponíveis para resolver tais questões, os gestores e líderes podem não só fazer um plano financeiro, como também otimizar a gestão financeira e orçamentária. Além disso, ganha-se maior visibilidade de todos os processos e operações envolvidos na empresa. O que permite que os líderes tomem decisões embasadas por dados reais e adotem estratégias para a melhoria contínua das finanças do negócio e também do crescimento da organização.
 
Afinal, com essas informações, é possível definir mudanças desde o preço dos produtos e serviços vendidos até a identificação de oportunidades, como a abertura de uma nova unidade ou filial.
 

Principais benefícios de fazer um plano financeiro empresarial

Seja para gestores experientes ou mais novos, acompanhar as finanças de perto é imprescindível. Só por isso, já fica clara a importância de como fazer um plano financeiro empresarial adequado. A partir daí, é possível ter projeções que sejam elaboradas de forma adequada e façam sentido para a empresa. Caso contrário, a gestão vai ficar no escuro, sem saber por qual caminho seguir e quais ações tomar de modo fundamentado.
 
Dessa maneira, saber como fazer um plano financeiro empresarial pode trazer diversos benefícios para os negócios, como por exemplo:
  • Melhor direcionamento de ações e da gestão financeira;
  • Maior qualidade do fluxo de caixa;
  • Planejamento de gastos, despesas e recebimentos;
  • Previsões mais assertivas;
  • Utilização de recursos de forma eficiente;
  • Identificação de riscos e mitigação de fraudes nas despesas;
  • Melhores resultados financeiros.

Quais metodologias usar na hora de como fazer um plano financeiro empresarial?

Em geral, podem ser utilizadas diversas metodologias para fazer um plano financeiro empresarial. Mas, no texto de hoje, vamos abordar três principais: Análise SWOT, 5W2H e Ciclo PDCA. Entenda melhor a seguir:

1. Análise SWOT

Certamente, muitos gestores e líderes já ouviram falar sobre essa prática, que pode ser aplicada nos mais variados departamentos de uma organização. No caso da área financeira, a análise SWOT (em inglês, strengths, weaknesses, opportunities e threats) ajuda a identificar os pontos fortes, fracos, as oportunidades e ameaças para a empresa.
 
Ou seja, por meio dela, a gestão consegue avaliar os ambientes interno e externo, desenhando as estratégias adequadas para otimizar o desempenho financeiro no mercado.
Vamos a um exemplo prático. A metodologia pode mostrar que:
  • A gestão de despesas realizadas pelos colaboradores é um ponto fraco, que precisa ser melhorado;
  • O fluxo de caixa é um ponto positivo por manter uma boa saúde financeira;
  • Existe um novo produto no mercado que tem a ver com a área de atuação da sua empresa e pode ser usado para ampliar o leque de opções de vendas;
  • Seu concorrente diminuiu o preço praticado e melhorou as vendas, tornando-se uma ameaça ao seu negócio.

2. 5W2H

Esta prática não é tão conhecida como a anterior, mas, basicamente, se guia por sete perguntas para orientar os passos a serem implementados, seja na gestão financeira, no controle de custos e em outros setores. Essas questões são: o que será feito, quando, onde, como, por quem, por qual motivo e com que custo.
 
Ou seja, fica claro que, por meio dessa metodologia, os líderes podem criar um plano financeiro empresarial completo, com objetivos, responsáveis, como atingir tais metas, em quanto tempo e qual será o custo gerado.

3. Ciclo PDCA

Outra metodologia bem conhecida da administração de empresas, o ciclo PDCA é composto de quatro etapas: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e action (agir). Assim, é possível desenvolver um processo de melhoria contínua, já que existe um monitoramento e checagem dos resultados alcançados com a estratégia inicial. Depois, toma-se novas ações para aplicar as mudanças identificadas, que podem tornar a gestão financeira mais efetiva.
 
Em outras palavras, como fazer um plano financeiro empresarial com o ciclo PDCA permite que todo o gerenciamento de custos, pagamentos, estoque, produção e precificação seja aprimorado, contenha menos erros e traga mais resultados positivos.
 

Passo a passo de como fazer um plano financeiro empresarial

Visto todo este cenário da importância e dos benefícios do planejamento financeiro e de algumas metodologias que podem ajudar no desenvolvimento, vamos ver 10 passos de como fazer um plano financeiro empresarial eficiente e otimizado. A seguir, confira as principais ações para desenvolver e construir esse plano:

1. Estudar e reconhecer a situação atual

O primeiro ponto para estruturar um planejamento financeiro empresarial é conhecer o real cenário.
Neste sentido, deve-se delimitar todos os detalhes, como tempo de atuação da empresa, produtos e serviços oferecidos, público-alvo, relacionamento com os clientes, gasto médio dos consumidores, custos fixos e variáveis mensais, despesas corporativas, entre outras características relacionadas com o perfil do negócio.

2. Projetar as metas e ações a serem realizadas

Com o contexto mapeado, é hora realmente de como fazer um plano financeiro empresarial. Ou seja, é o momento de colocar no papel todos os objetivos com aquele planejamento, estratégias e cronogramas para atingi-los, deixando tudo documentado para uma avaliação futura. Por isso, aqui, é a hora de:
  • Definir objetivos;
  • Desenhar as ações necessárias;
  • Criar um cronograma realista;
  • Direcionar as atividades para a equipe responsável.

3. Colocar a estratégia em prática

Depois de todo o planejamento mencionado no passo anterior, não se pode demorar muito tempo. Quanto antes se colocar em prática, mais rápido é possível verificar os impactos positivos do plano e a melhora dos resultados financeiros.
 
Ao mesmo tempo, também é possível identificar aprimoramentos em potencial na estratégia para alcançar ainda mais economias, aumento da lucratividade e um maior crescimento.

4. Elaborar uma previsão orçamentária anual

Como fazer um plano financeiro empresarial passa também pela previsão orçamentária anual. Com toda a projeção do ano e por mês, os gestores podem estipular metas de faturamento e estimativas de vendas, além de estipular planos de capacitação dos funcionários e investimentos em novos equipamentos. O que pode-se refletir em melhorias operacionais e produtivas, gerando ganhos e retornos futuros.
 
Na prática, você terá nas mãos um plano de quanto precisa faturar, quais os limites de custos e despesas mensais da empresa e quais os investimentos. Todas essas atribuições poderão ser acompanhadas ao longo do ano.
 

5. Conhecer os riscos

Um aspecto importante de como fazer um plano financeiro empresarial é o conhecimento dos riscos. Isso porque os riscos são situações que podem prejudicar os negócios, como a taxa de inadimplência, altos custos para produção, despesas de colaboradores, fraudes, entre outros.
 

6. Cuidar do compliance financeiro

O compliance financeiro trata-se de um conjunto de processos para garantir a mitigação de riscos que podem prejudicar a empresa, assegurar o cumprimento de normas e regras. Ou seja, são todas as políticas e diretrizes internas para cuidar da conformidade e da aderência com as leis. O que é positivo para a própria organização, já que previne prejuízos de imagem, perdas financeiras com multas e ainda minimiza fraudes e outros problemas.
 

7. Prever os cenários alternativos

Com um bom planejamento financeiro, as empresas conseguem se preparar para qualquer tipo de situação. Inclusive, é possível prever cenários alternativos para médio e longo prazo. Isso é importante, porque, ao considerar as diferentes possibilidades, os gestores têm dados valiosos para realizar mudanças ágeis e tomar decisões flexíveis, com maior resiliência financeira.

8. Projetar a longo prazo

Como já mencionamos, além de analisar diferentes cenários, é fundamental pensar no futuro e no longo prazo. Com isso, é possível fazer projeções sobre o mercado, a concorrência e a empresa. O que pode ajudar a alinhar as ações financeiras futuras e indicando os faturamentos esperados e os investimentos necessários.
Este tipo de estratégia também evita problemas com o capital de giro, já que você pode planejar todas as suas ações com maior precisão, minimizando o risco de ficar sem um fluxo para cumprir com suas obrigações.

9. Avaliar, mensurar e registrar tudo o que acontece

Como saber se aqueles investimentos trouxeram bom retorno financeiro? Como verificar se as despesas dos colaboradores e os custos fixos estão dentro do planejado? Nada melhor do que monitorar todas as operações e ter métricas e indicadores financeiros para registrar e avaliar os resultados alcançados
A partir desses dados, é possível revisar o planejamento financeiro para conquistar os objetivos esperados.

10. Usar tecnologias

Se você ainda pensa em como fazer um plano financeiro empresarial a partir de informações anotadas em papel ou compiladas em planilhas, você corre sérios riscos de ter um grande trabalho, além de precisar lidar com possíveis erros de inserção de dados, prejudicando o planejamento e a análise posterior.
 
Por isso, está mais do que na hora de inserir tecnologias para visualização e centralização de dados financeiros em um mesmo lugar. Além disso, é importante contar com o apoio da automatização para gerar maior eficiência, rapidez e produtividade na realização de tarefas financeiras, desde a emissão de notas fiscais, o pagamento de contas até os processos de reembolsos de funcionários.
 
Outros pontos relevantes das soluções tecnológicas são a possibilidade de contar com relatórios para analisar os resultados e de integrar informações de estoque, vendas, compras, despesas corporativas, entre outros.
 

Como fazer um plano financeiro empresarial com o apoio da SAP Concur

Para cumprir com o passo a passo citado acima, os gestores podem contar com o apoio de uma solução de gestão de despesas corporativa, como o SAP Concur Expense. A ferramenta traz automação de processos para prestação de contas, reembolsos e relatórios de gastos de colaboradores. Além disso, permite maior visibilidade financeira, com a categorização dos diferentes tipos de despesas. Assim, é possível identificar potenciais de melhoria e fazer previsões e planejamentos futuros.
 
Outro benefício importante da solução é a identificação de riscos e a mitigação de fraudes nas despesas corporativas, por meio de recursos de auditoria, detecção automática e inteligência consultiva.
Vale destacar também que o SAP Concur Expense pode ser integrado a qualquer ERP (sistema de gestão empresarial integrado). O que garante ainda mais centralização e unificação de dados em um só lugar.
 
Portanto, o SAP Concur Expense tem todas as funções e informações que os gestores precisam para desenvolver o melhor plano financeiro empresarial, com otimização de gastos. Inclusive, já geramos redução de custos de até 8% para nossos clientes.
 
Quer saber mais detalhes sobre como funciona a nossa solução de gestão de despesas corporativas? Entre em contato agora mesmo com nossos especialistas!