Como classificar as despesas de uma empresa: conheça 7 dicas

SAP Concur Team | 08-11-2021
Que organização não quer ter uma gestão de custos mais eficiente e promover estratégias para redução de gastos, não é mesmo? Para atingir estes objetivos, é indispensável que os gestores e líderes de negócios saibam como classificar as despesas de uma empresa.
 
A partir dessa classificação, é possível, realmente, identificar cada tipo de custo realizado dentro do negócio, com a separação por diferentes categorias. Assim, essa visão completa permite observar os gastos por colaboradores, por setores de atuação, por cada tipo de despesa, entre outros detalhes. De tal modo, os gestores descobrem exatamente quanto é desembolsado por:
  • Contas de energia elétrica, de celular e internet, presentes no home office;
  • Deslocamentos de carro, com combustível, pedágios e estacionamentos;
  • Tarifas aéreas e hospedagens durante as viagens corporativas;
  • Gastos de almoços e alimentação em reuniões e relacionamentos com clientes.
Portanto, com todo este conhecimento e mapeamento sobre como classificar as despesas de uma empresa, a gestão consegue visualizar os potenciais de economia, gastos desnecessários, despesas dentro e fora da política, possíveis fraudes, entre outros.
 

Passo a passo de como classificar as despesas de uma empresa

Depois de conhecer todo este cenário sobre a importância de como classificar as despesas de uma empresa, você deve estar se perguntando como fazer isso de forma adequada. Para te ajudar, separamos 7 dicas rápidas. Confira!

1. Entenda e separe as despesas fixas e variáveis

Em primeiro lugar, é preciso compreender as diferenças entre despesas fixas e variáveis para não englobar ambas na mesma categorização e divisão. Uma vez que os custos fixos estão relacionados com aqueles que acontecem todos os meses, como salários dos funcionários, aluguel e manutenção de instalações, impostos e contas fixas.
 
Já as variáveis dependem das horas trabalhadas, do consumo e/ou desempenho da equipe e variam de um mês a outro, como por exemplo, contas de água e luz, comissões e bônus, reembolsos de viagens, entre outros. Por fim, ainda podemos citar os gastos extraordinários, que se tratam de custos que ocorrem de forma aleatória, como multas, processos jurídicos, manutenção de equipamentos que falharam etc.
 

2. Defina as classificações das despesas realizadas por colaboradores

Como vimos acima, existem diversos tipos de gastos que podem acontecer dentro dos negócios. Eles podem ser separados de diversas formas, como por exemplo, custos administrativos, operacionais, comerciais e financeiros. Ou seja, neste caso, é feita a divisão por cada setor da organização.
 
No entanto, independentemente dos setores, é fundamental ter uma visão macro dos gastos realizados pelos colaboradores. Por isso, como classificar as despesas de uma empresa passa pelo enquadramento dos diferentes desembolsos dos funcionários nas práticas de viagens, reuniões, home office, fundo fixo, materiais de escritório, desenvolvimento profissional e demais opções.

3. Evite usar a categoria outros

É importante tentar categorizar a maioria das despesas para evitar uma opção genérica de outros, que podem esconder gastos ocultos e até fraudes. Quando existem poucas categorias, qualquer custo não previsto pode ir parar na modalidade de outros ou diversos. Com isso, as empresas terão relatórios de despesas que não condizem com a realidade.

4. Tenha cuidado com o excesso de categorias

Sei que acabamos de dar a dica de criar mais categorias para evitar gastos em outros ou diversos. No entanto, saber como classificar as despesas de uma empresa deve ter atenção ao excesso de categorizações. Isso porque os gastos podem ficar fracionados e os gestores não conseguirão ver plenamente os números.

5. Registre corretamente as despesas

Para ter números precisos dos gastos realizados pelas equipes, a empresa deve conscientizar os colaboradores sobre a importância de registrar cada movimentação corretamente e de forma detalhada.

6. Mantenha suas categorias de despesas atualizadas

Como classificar as despesas de uma empresa depende também de uma revisão e atualização frequente de acordo com os novos gastos que podem surgir pelo caminho. Por exemplo, com a pandemia do coronavírus, as organizações precisaram garantir a segurança e a saúde dos seus funcionários.
 
Para isso, passaram a considerar itens novos como despesas dos colaboradores, como máscara de proteção, álcool em gel e até o teste de Covid-19. Ou seja, se você não se adaptar a este cenário, provavelmente, tais gastos vão impactar a categoria outros, afetando a visibilidade da gestão.
 
Porém, com a atualização constante, é possível ter maior assertividade nos reembolsos dos funcionários e com resultados mais sólidos na mensuração das despesas. O que facilita a tomada de decisões.
 

7. Use tecnologias para classificar as despesas

Para auxiliar o registro, controle e gerenciamento de despesas corporativas no seu negócio, não se pode esquecer de contar com tecnologias adequadas para fazer a classificação dos gastos de modo automático. O que ajuda a otimizar a prestação de contas e o processo de reembolso.
 
Neste cenário, a SAP Concur disponibiliza uma solução inovadora de gestão de despesas e viagens corporativas, o SAP Concur Travel & Expense. Por meio da coleta de notas fiscais via fotos de celular, é possível enviar os comprovantes de gastos para o sistema. Então, com as tecnologias inteligentes de leitura ótica de caracteres, a plataforma já preenche automaticamente todo o relatório de despesas e categoriza o gasto dentro das opções pré-configuradas.
 
Assim, é possível garantir o cumprimento da política de reembolsos, identificar potenciais de economia nos gastos e ainda evitar fraudes. Além disso, o SAP Concur Travel & Expense pode ser integrado a softwares ERPs, facilitando a integração de dados e a gestão financeira.