Como a padronização de processos otimiza a gestão dos negócios
As empresas que buscam aumentar a produtividade e elevar os lucros de maneira simples devem investir em uma solução prática e eficiente que permite a padronização de processos.
Ao optar pela padronização de processos, os negócios conseguem otimizar o tempo dos colaboradores e fazer uma gestão mais ágil e eficiente. Veja, neste artigo, o que é a padronização de processos na prática e como implementá-la em sua empresa de forma positiva.
O que é a padronização de processos?
Padronizar significa submeter um processo a um determinado modelo ou método, ou seja, é possível reduzir a variação de uma atividade sem perder a flexibilidade.
A padronização de processos visa estruturar as ações no trabalho de forma que sejam normatizadas para que qualquer pessoa possa desempenhar a função estabelecida.
Com isso, as operações seguem caminhões pré-definidos, evitando erros e trabalhos. Do mesmo modo, é possível garantir maior organização das tarefas e serviços, facilitar o controle e identificar rapidamente processos fora do padrão que podem causar problemas.
No entanto, para que haja esta padronização, é preciso que tanto a alta gestão quanto os colaboradores estejam engajados para realizar este processo.
Benefícios da padronização de processos para as empresas
Ao adotar a padronização de processos, tanto a equipe de trabalho como os gestores acabam usufruindo de diversas vantagens no dia a dia. As principais são:
Aumento da produtividade: os processos organizados permitem a otimização do tempo de produção de determinada ação com a minimização de dúvidas e o cumprimento dos procedimentos e metas estabelecidas.
Diminuição das falhas: ao seguir um padrão e com a documentação dos processos, fica mais fácil encontrar os possíveis erros, bem como preveni-los e reduzi-los.
Recursos mais assertivos: a padronização de processos permite direcionar o olhar para os objetivos de negócios, alocando os recursos da melhor forma possível.
Qualidade dos serviços prestados: a padronização permite também o foco em práticas para aumentar a qualidade dos serviços e garantir a satisfação do cliente.
Redução de custos: com o mesmo método praticado, os processos são potencializados, reduzindo os custos de produção e aumentando a lucratividade.
Novas tecnologias: com processo padronizados, fica mais fácil incorporar novas tecnologias e soluções nas rotinas organizacionais a fim de otimizar ainda mais as operações.
Veja 8 passos para implementar a padronização de processos na empresa
A implementação da padronização de processos pode parecer custosa inicialmente. No entanto, a série de benefícios proporcionados à empresa supera as dificuldades iniciais.
Para adotar a padronização de processos na sua empresa, siga os 8 passos a seguir:
Mapeie os processos: você precisa identificar todos os processos existentes na empresa e quais os resultados gerados por eles.
Desenhe os processos: após conhecer, é preciso apontar com um fluxograma como os processos estão interligados.
Melhorias: avalie quais são os pontos positivos e negativos e veja como é possível melhorar os processos já existentes. Sempre há gargalos a serem solucionados.
Mudanças: com a avaliação do que é preciso ser alterado, comece a implementação das mudanças junto às equipes necessárias.
Monitoramento: após a implementação das mudanças, é necessário monitorar constantemente os processos para verificar se as alterações estão rendendo os resultados positivos esperados.
Treinamento: qualificar os integrantes do time é fundamental para que os processos estejam de acordo com o estipulado pelo plano da empresa.
Indicadores: ao criar indicadores de desempenho, as companhias conseguem mensurar o que está sendo feito corretamente em relação aos processos, operações e serviços, e o que precisa ser realizado para alcançar as metas traçadas.
Tecnologia: use a tecnologia a seu favor. Há diversos softwares no mercado que ajudam a otimizar processos e melhorar o fluxo de atividades nas empresas.
