Com o trabalho remoto se tornando a regra, sua política de despesas precisa ser atualizada?

As equipe baseadas em escritório geralmente realizam despesas quando não estão no escritório, quer estejam viajando para negócios ou participando de reuniões externas. No entanto, nos últimos tempos, até 100% do trabalho do seu empregado pode ser conduzido fora do escritório, no ambiente doméstico.

Neste cenário sem precedentes, o que constitui uma reclamação de despesas válida pode ser totalmente jogado fora. Na verdade, com uma proporção muito maior de funcionários agora trabalhando em casa, você pode se encontrar fora da zona de conforto quando se trata de pedidos de reembolso de despesas. Sem dúvida, seus colaboradores também vão.

O melhor a fazer é definir uma clara política de despesas de trabalho em trabalho remoto. Uma pesquisa da GBTA demonstrou que, à luz dos recentes acontecimentos, 86% das organizações afirmam ter uma política de trabalho no domicílio. No entanto, no longo prazo, isso terá que incluir seções sobre como lidar com as despesas dos colaboradores.

Aqui estão alguns aspectos a considerar, incluindo a política de viagens e despesas, a política de despesas em home ofice ou qualquer outro tipo de documento que descreva quais despesas são permitidas:

1. Internet/Banda larga

A maioria das pessoas tem internet em casa, mas e no momento em que os colaboradores estão utilizando sua conexão para o envio de e-mails, a realização de pesquisa online e videoconferência? Cada pacote residencial será diferente e alguns trabalhadores podem não ter banda larga ilimitada.

De acordo com as regras do HMRC sobre reivindicação de uso de banda larga, no Reino Unido, no momento: “Se seu funcionário já paga por banda larga, então nenhuma despesa adicional pode ser reivindicada”. Se, no entanto, não tiverem banda larga e agora precisarem dela para realizar negócios em casa, a empresa pode reembolsar o custo e é isenta de impostos.

2. Tecnologia

Algumas pessoas podem ter começado a trabalhar em home office. Isso pode demandar, no mínimo, um laptop, talvez uma impressora ou outros acessórios, como mouse e suporte. Você vai fornecer isso ou os colaboradores são responsáveis por adquirir? Em caso afirmativo, quais são os limites de gastos? Se estes forem utilizados principalmente para fins comerciais e não para uso privado, estes não são tributáveis.

3. Trabalhando a partir de equipamento doméstico

Mesmo que você possa fornecer um laptop, os funcionários também precisarão de algum lugar confortável para trabalhar. Muitos terão que trabalhar em uma mesa de cozinha ou mesas desconfortáveis a curto prazo, mas, dependendo do tempo que se espera que trabalhem em casa, pode haver uma demanda por uma mesa dedicada e uma cadeira ergonômica.

4. Eletricidade e gás

Dividir as concessionárias de serviços públicos em trabalho e uso pessoal é obviamente complicado. Seus empregados precisam entender quanto do tempo gasto é fazendo negócios e trabalhando – para igualar quanto tempo, cada dia, sua empresa está se beneficiando do uso de sua eletricidade e/ou gás. 

5. Telefone

Seus empregados podem ter um telefone comercial separado ou não. Cada vez mais as pessoas preferem ter um telefone para tudo. Você precisará garantir que as solicitações de reembolso de despesas por celular possam ser enviadas de forma fácil e intuitiva. Se você fornecer um celular e cartão SIM sem uma restrição de uso privado, limitado a um por empregado, isso pode não ser tributável.

6. Viagem fora de casa

Se seu empregado sair de casa para entregar produtos, fornecer um serviço ou coletar itens, suas despesas com combustível ou deslocamento deverão ser incluídas. Você pode pagar pagamentos de subsídio de quilometragem aprovados por quilômetro.

Uma oportunidade de repensar seus processos financeiros

Muitas coisas precisam ser pensadas. Mas esta é uma oportunidade de se preparar para o futuro. A linha pode ser bem tênue entre a proporção de trabalho feita no ambiente doméstico e o que é feito no escritório – ou fora dele. Isso pode causar certa confusão sobre o que pode ou não ser reivindicado.

Agora temos a oportunidade de analisar a forma como as despesas de trabalho em casa são tratadas. Pense nisso como um investimento no futuro – a tendência para um trabalho mais flexível só vai se fortalecer.

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