Como fazer o cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário viajante?
O cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário é uma métrica bastante estratégica do departamento financeiro e permite não somente prever gastos com os colaboradores internos, mas, principalmente, com os times que fazem viagens corporativas. Ao estimar essas despesas, a empresa consegue alcançar melhor gerenciamento orçamentário e identificar oportunidades de otimização nos gastos, garantindo sempre a saúde financeira da organização.
Estimar o cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário interno, porém, é mais simples do que para os colaboradores que viajam, isso porque as despesas, geralmente, são fixas, o que simplifica também a conformidade regulatória da organização.
Por outro lado, para prevenir gastos de funcionários viajantes, é necessário possuir um bom planejamento e um gerenciamento financeiro ainda mais estratégico. Com o objetivo de te ajudar nesse processo, elencamos algumas dicas abaixo.
Como fazer o cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário viajante?
Para fazer o cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário, a primeira coisa que os gestores precisam ter em mente são as normas legislativas em relação à remuneração desses colaboradores. A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) prevê que, durante os deslocamentos, os viajantes cumprem o turno normal de trabalho (8h diárias) e recebem esse valor do dia como habitual.
Essas diárias, porém, não integram a remuneração do colaborador (o que significa que não são passíveis de encargos trabalhistas), independentemente de qual porcentagem incida do salário do funcionário. Além disso, todas as despesas com deslocamento, hospedagem, alimentação e ajuda de custo durante o deslocamento ficam a cargo da empresa. Com isso em mente, veja abaixo algumas boas práticas que podem te ajudar a fazer o cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário viajante.
Mapeie a sua operação e entenda quais são os funcionários que se deslocam
É preciso identificar na sua operação quais são os funcionários que viajam e qual é a frequência que esses deslocamentos corporativos ocorrem. Outro ponto importante aqui é mapear os principais motivos dessas viagens, como reuniões, treinamentos e recrutamento de novos colaboradores.
Compreenda as rotas e gastos envolvidos
Em seguida, analise quais são as rotas e o tempo de cada viagem. Com base nisso, faça um levantamento também dos gastos envolvidos, incluindo passagens, hospedagem, alimentação, quilometragem, seguros e, até mesmo, serviços de transporte por aplicativo.
Com base em todas as informações captadas até aqui, é possível fazer uma média de despesas diárias e realizar o cálculo aproximado do custo mensal de um funcionário.
Por sua vez, esse tipo de dado deve embasar um planejamento financeiro e orçamentário robusto, que faça previsões realistas e estratégicas acerca da sua operação, minimizando riscos e garantindo a alta performance desses fluxos.
Defina e acompanhe indicadores
Por fim, sabemos que uma empresa é um organismo vivo. Isso significa que a todo momento ela está mudando, se adaptando ao mercado e a novas possibilidades. Diante disso, é preciso definir alguns indicadores de desempenho e acompanhar periodicamente essas métricas, tanto para assegurar que o planejamento financeiro está sendo seguido, quanto para identificar oportunidades de otimização.
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Mapeamento e categorização automática de gastos;
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Criação de relatórios de maneira simples e ágil;
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Digitalização de comprovantes de despesas;
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Auditoria de todas as solicitações de reembolso;
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Integração com diversos meios de pagamento, como os cartões corporativos.
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