Automatizar processos de contas a pagar e despesas: o segredo para controlar o estresse
Administrar um negócio é um investimento – no qual você precisa gastar dinheiro para ganhar mais. No entanto, quando se trata de gerenciar gastos, não há espaço para erros se você necessita prever, orçar e investir com precisão. Isso significa que cada relatório de despesas precisa ser enviado pontualmente e cada entrada de fatura do fornecedor deve ser contabilizada.
Mas tudo isso são tarefas mais fáceis de imaginar do que de colocar em prática.
Donos de pequenas empresas e seus funcionários têm muitas tarefas diárias, o que pode levar a ineficiências no processo. Essas ineficiências não só prejudicam suas operações de negócios, como também podem afetar a vida pessoal de seus colaboradores e de sua empresa. E o problema é mais difundido do que você pode imaginar.
Colocando em perspectiva: quase metade de todos os contadores trabalha mais de 13 dias extras por ano. São 13 dias a menos desfrutando de suas vidas pessoais, fora de seus trabalhos.
A maximização dos lucros da empresa não deveriam intervir no tempo pessoal de seus colaboradores. E, felizmente, não precisa!
A automação pode simplificar sua vida
Como contadora corporativa de Stevens Engineering & Constructors, Mary Ann Andrews se esforçava para sair de sua mesa enquanto trabalhava gerenciando e aprovando relatórios de despesas. E considerando que a empresa em que trabalha emprega mais de 250 pessoas, isso não era surpresa.
Para piorar, os relatórios de despesas eram frequentemente enviados com atraso.
“Nós costumávamos ter problemas com relatórios de despesas não sendo arquivados até que os projetos estivessem concluídos, então os custos não podiam ser recuperados”, disse Andrews.
Depois de mudar para uma solução automatizada de despesas, se tornou mais fácil para a equipe de Stevens enviar e controlar despesas em tempo hábil. Isso significa que há menos custos para a empresa – e Mary Ann tem mais tempo longe de sua mesa.
A solução de gestão despesas corporativas é mais do que apenas uma ferramenta de gestão de custos. O principal benefício da automação é a visibilidade em tempo real dos gastos que ela pode fornecer. Uma visão clara de todas as despesas de sua empresa permite que você controle melhor os custos operacionais e tome decisões com base em mais informações e em dados futuros.
Você terá os insights necessários para identificar novas oportunidades de negócios e assumir riscos calculados. Além disso, uma melhor compreensão dos padrões de compra torna mais fácil negociar e fortalecer suas relações com os fornecedores, o que pode economizar muito dinheiro para a sua empresa.
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Adicionalmente, a visibilidade aprimorada que você ganha melhorará a comunicação em toda a organização e proporcionará aos empregados uma sensação de propriedade de seu trabalho, o que pode aumentar a motivação e a satisfação.
E o tempo que seus colaboradores economizarão? Manter a vida profissional e pessoal em proporção é realmente essencial?
Como imaginamos, sim. O equilíbrio é a chave para a felicidade e o sucesso dos negócios.
Estudos mostram que os trabalhadores que encontram equilíbrio entre seus empregos e suas vidas pessoais são duas vezes mais felizes, mais produtivos e apresentam maior lealdade aos seus empregadores.
De fato, os colaboradores que têm um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal têm uma probabilidade 10% maior de permanecer em suas empresas do que aqueles que não têm. Os benefícios da automação de despesas são duplos. Além dos dados e insights, eles ajudam a alavancar os resultados e o tempo que você e seus colaboradores economizam é a chave para melhorar o bem-estar.
Isso é um ganho mútuo.
Texto originalmente publicado em Automating AP and Expense Processes: The Secret to Controlling Stress.
