Aprovação automática de despesas: como atingir governança e compliance?

SAP Concur Team | 17-05-2022
A aprovação automática é uma iniciativa que chegou para revolucionar a gestão de despesas e reembolsos das empresas. Na prática, esse processo é responsável por simplificar o fluxo de validação e autorização dos pedidos de reembolsos, tornando essa movimentação mais simples e efetiva.
 
No entanto, muitas organizações têm dificuldades de manter os mesmos níveis de governança e compliance com adoção da aprovação automática. Porém, não é a modernização que traz esse desafio e sim a ausência de processos robustos que sustentam a automação.
 
Nesse cenário, algumas dicas podem te ajudar a não somente implementar um fluxo eficiente de aprovações, mas também garantir total conformidade da sua operação. Continue com a sua leitura e confira.
 

Dicas para garantir a governança e compliance na aprovação automática de despesas

Antes de implementar a aprovação automática das suas despesas corporativas, é preciso analisar se a sua empresa está sustentada nesses três pilares:

 
  1. Política de despesas: pode parecer repetitivo ou, até mesmo, desnecessário falar sobre isso, porém, ainda existem muitas empresas que querem automatizar os fluxos de aprovação de reembolsos de gastos, no entanto, não possuem uma política de despesas robusta. É esse documento que delimita como a organização deve atuar, assim como estabelecer um teto de gastos, padrões internos, responsabilidades e cada agente envolvido nos fluxos de aprovação. Ou seja, a política de despesas é uma "bússola" para a empresa, sem isso, não é possível seguir com a digitalização;
  2. Orientação dos colaboradores: em segundo lugar, essas diretrizes precisam estar muito claras para os colaboradores, afinal, eles são responsáveis por elaborar os relatórios e devem estar cientes de todas as regras que devem seguir nesse processo. Além disso, quanto mais inseridos nesses fluxos os funcionários estiverem, menores serão as chances de erros ou, até mesmo, tentativas de fraudes corporativas;
  3. Ferramentas: por fim, é impossível falar sobre automação sem citar a importância da tecnologia. A sua empresa precisa contar com ferramentas robustas, que sejam capazes de suportar esse processo e garantir total controle de todos os fluxos de aprovação.

 

Com esses três pilares organizados, é fundamental definir métricas para acompanhar esses processos e garantir que todos os colaboradores sigam corretamente essas iniciativas.
 
Além disso, os indicadores permitem uma gestão muito mais clara e transparente da operação, simplificando identificação de qualquer iniciativa que não esteja de acordo com a política de despesas e reembolso da empresa.
 

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O SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas que pode ajudar o seu negócio a implementar um fluxo robusto de aprovação automática, sem deixar de lado aspectos como governança e compliance.
 
Intuitivo e responsivo, o SAP Concur Expense pode ser facilmente utilizado pela sua empresa e totalmente adequado às suas políticas de despesas, garantindo total controle sobre os seus gastos e promovendo autonomia ao time.
 
O SAP Concur Expense também conta com recursos inovadores que agilizam o processo de reembolso, como digitalização de notas fiscais e comprovantes de pagamentos, tornando as auditorias muito mais rápidas e os fluxos de aprovação muito mais simplificados.