5 razões para estruturar o planejamento e controle de despesas

O controle de despesas é uma das prioridades das organizações. Por isso, diversas companhias têm adotado maneiras bastante efetivas de administrar os custos, como a implementação de sistemas. A combinação de tecnologias aos processos de uma empresa tem acontecido em diversos setores. Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento realizado pelo Gartner, em 2019, as empresas investiram US$ 284 bilhões em TI. Todo esse cenário tem facilitado a adesão de ferramentas inovadoras, capazes de otimizar processos e, inclusive, estruturar uma gestão financeira assertiva. 

Além disso, o controle de despesas serve para mapear atividades, de modo a servir como guia para todas as tomadas de decisões e investimentos da organização. 

5 razões para estruturar o controle financeiro da sua organização

Mas, afinal, por que esquematizar o controle de despesas na sua empresa? Quais são os processos e as facilidades? Confira abaixo 5 razões para investir nessa gestão.

1 - Integração de dados e informações

O primeiro motivo para elaborar a administração de gastos é a centralização de informações. Geralmente, isso pode ser feito pela implementação de uma plataforma de gestão de gastos. Esse sistema permitirá as atualizações em tempo real, sejam de viagens corporativas, alterações de roteiros, notas para reembolsos ou outros procedimentos. Dessa forma, todos esses dados podem ser consultados por qualquer um da equipe envolvido na tarefa. Por isso, por meio de uma melhor estruturação financeira, diminui-se os riscos de erros e desperdícios de recursos. 

2 - Agiliza a tomada de decisões

Além de uma visão globalizada, esquematizar o controle de despesas gera mais informações ao gestor, principalmente a respeito da saúde da corporação. Esse cenário permite tomadas de decisões mais estratégicas e facilitadas. Com esses dados, o gestor consegue implementar uma administração proativa na organização, focada em desenvolvimento dos negócios e em constantes melhorias dos processos. 

3 - Otimiza todos os processos

Outra razão bastante positiva para estruturar o domínio de custos é a otimização de procedimentos, principalmente quando nos referimos à adoção de novas tecnologias. Isso acontece porque são eliminadas diversas ações manuais para controle de despesas. Ao invés de planilhas pesadas ou outros softwares, atualmente já é possível lançar essas informações diretamente nos sistemas de gestão. 

Além disso, essas automatizações diminuem os erros de processos e, consequentemente, desperdícios de recursos da corporação.

4 - Melhora o alinhamento da equipe

A integração de dados, otimização de atividades e melhores tomadas de decisões proporciona uma realidade favorável para a organização: alinhamento completo da equipe. 

Independente da ocupação ou ação desenvolvida, quando todos do time possuem uma visão unificada, gera uma série de benefícios, tais como:

• Melhora o engajamento;

• Aperfeiçoa os processos;

• Contribui com a qualidade do trabalho;

• Facilita os feedbacks precisos;

• Aumenta a produtividade.

5 - Norteia a gestão

Por fim, estruturar o controle de despesas e uma gestão financeira assertiva é fundamental para o planejamento da administração da corporação. Com isso, o empresário tem dados concretos para pensar em novos investimentos, melhorias estruturais ou metas da empresa.

Contando com a tecnologia para o controle de despesas

O SAP Concur Expense é uma opção bastante vantajosa para controle de despesas e organização de viagens corporativas. Por meio do sistema, pode-se administrar todos os deslocamentos, otimizar os custos, estabelecer padronizações e gerenciar os reembolsos de maneira efetiva.

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