Como organizar uma viagem de negócios em 5 passos
Planejar-se é uma das tarefas mais importantes antes de organizar uma viagem de negócios. A experiência precisa ser agradável para o colaborador e para a empresa. Por isso, direcionar corretamente os viajantes evita imprevistos, otimiza tempo e recursos de viagens corporativas.
O estudo “Business Travel – Global Market Trajectory & Analytics” apontou que as viagens de negócios, domésticas ou internacionais, as quais compreendem trabalho, hospedagem, alimentação, lazer e transporte, estão entre os principais contribuintes para a economia global e a perspectiva é que atinjam US$ 792 bilhões até 2026.
A produtividade deve ser o principal foco do deslocamento. O desafio de fechar um contrato acarreta diversas preocupações, mas é possível deixar a mente mais tranquila com uma distribuição clara de ações.
O primeiro ponto é deixar o trabalho adiantado antes de viajar. Dessa forma, você não ficará pensando em outras atividades enquanto se prepara para uma viagem de negócios. O segundo ponto é manter uma agenda sistematizada, com horários e lugares. E, por último, aproveitar da melhor forma todos os benefícios de passar alguns dias fora do ambiente corporativo.
Para que a sua empresa possa estruturar uma viagem corporativa da melhor maneira possível, no blog de hoje, explicaremos como organizar uma viagem de negócios em 5 passos. Confira!
O que saber antes da viagem de negócios?
Antes de realizar uma viagem de negócios, alguns aspectos precisam ser revisados. São eles.
Objetivos
Aqui, é preciso saber o porquê de se estar viajando e quais as expectativas do fechamento do negócio. Isso ajuda o colaborador a se preparar da melhor forma para a reunião.
Política de viagens corporativas da empresa
Empresas que possuem reuniões fora do ambiente corporativo precisam organizar uma política de viagens para assegurar comodidade para o colaborador e, também, para a instituição. Informações sobre locais, horários, alimentação, hotel e reembolso devem estar especificadas nesse documento.
Duração da viagem
O colaborador precisa saber quanto tempo ele ficará fora para que as despesas de reembolso corporativo sejam contabilizadas corretamente após a sua volta.
Previsão do tempo
Saber da previsão do tempo ajuda a escolher quais os melhores transportes para o deslocamento e quais roupas são necessárias na viagem de negócios.
Hospedagem
Detalhes como a localização do hotel fazem a diferença para que a viagem corporativa aconteça tranquilamente. Verificar se há estrutura para reuniões também é uma boa forma de organizar antecipadamente o deslocamento.
Você pode se interessar: 4 boas práticas para redução de custos empresariais
Como organizar uma viagem de negócios em 5 passos
A viagem de negócios deve ser um momento de tranquilidade para o colaborador e para a empresa, que conta com as habilidades do funcionário para fechar contratos. Por isso, melhorar a experiência em deslocamentos corporativos garante que mais negócios sejam fechados.
Organizar antecipadamente é um modo de preservar a segurança durante a jornada e manter os compromissos conforme o combinado. Descubra, abaixo, 5 passos simples para deixar a viagem de negócios bem estruturada.
1- Confirme os compromissos
Viajar sem confirmar as reuniões pode ser um desperdício de tempo e recursos financeiros empresariais. Portanto, antes de embarcar, cheque os compromissos da viagem de negócios.
2- Compre passagens com antecedência
Casos de viagem de negócios de última hora exigem correria para comprar passagens, mas, exceto isso, é preferível reservar antecipadamente para evitar imprevistos. É importante ter atenção com horários e trajetos.
3- Escolha o hotel
Buscar pelo hotel mais bem localizado, perto da reunião de negócios, auxilia na comodidade da viagem de negócios e, também, na redução de custos com transporte para outros destinos.
4- Defina os deslocamentos
Definir os deslocamentos vai além do transporte em si. Para que o reembolso seja adequado, o colaborador deve compreender se precisará de carro de aluguel, de aplicativos, ou se vai com o próprio veículo. Tudo deve estar detalhado na política de viagens corporativas.
5- Planeje o roteiro
O tempo disponível do viajante e também da reunião são importantes para o planejamento do roteiro. Elabore um documento com as horas previstas em cada deslocamento, assim, a sua estadia se baseia em uma agenda de compromissos otimizada e com menos chances de imprevistos.
Saiba mais: O que significa reembolso de despesas e como fazer a devida gestão no seu negócio?
Conheça o SAP Concur Travel & Expense!
O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais.
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
-
Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
-
Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
-
Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
-
Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
-
Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
-
Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
-
Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
-
Permite a escolha de viagens sustentáveis;
-
Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
-
Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
-
Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!
