5 maiores desafios das viagens corporativas

SAP Concur Team | 06-10-2022
Viagens corporativas, como qualquer outra viagem, também está passível de desafios, tanto em seu planejamento, quanto em sua execução. A empresa, para alavancar seu crescimento, necessita que colaboradores realizem deslocamentos para cumprir determinadas tarefas.
 
Um estudo da Alev apontou que as movimentações com viagens corporativas em maio deste ano foi de R$ 8,7 bilhões de reais, o que indica um crescimento de 171,7% em relação ao mesmo período do ano passado. Isso se deve à volta de eventos e fechamento de negócios e a tendência é que esse valor aumente nos próximos meses, esquentando ainda mais o setor.
 
Os desafios das viagens empresariais referem-se ao fato de que os gastos não devem ser exacerbados, por exemplo, além de que deve haver um planejamento sólido e uma política que atenda às necessidades dos viajantes e da instituição.
 
Descubra, no blog de hoje, 5 dos maiores desafios das viagens corporativas.
 

O que são viagens corporativas?

Viagens corporativas são deslocamentos que acontecem com a intenção de fechar negócios ou ter reuniões de cunho empresarial. Nelas, os colaboradores viajam para encontrar possíveis fornecedores, soluções e clientes para a instituição.
 
Para que não haja empecilhos durante e estada, a viagem deve ser programada com antecedência, informando o viajante de qual hotel ele ficará, quais os meios de transporte que ele poderá utilizar, sua alimentação, entre outros itens importantes.
 

5 maiores desafios das viagens corporativas

Não comprometer a saúde financeira da empresa em viagens corporativas é o principal desafio a ser enfrentado pelos gestores. A partir deles, há diversos subtópicos que garantem que não haja prejuízos. São eles:

1- Visualização dos dados

Ter informações disponíveis auxilia a reduzir os gastos, pois o setor consegue visualizar exatamente os dados necessários para realizar a comparação entre os relatórios do colaborador e o que a empresa organizou para gastar.

2- Processos obsoletos

O uso de planilhas manuais para conferência é um dos desafios das viagens corporativas. Quando o viajante está no deslocamento, ele precisa guardar as notas fiscais para apresentar e receber o reembolso corporativo de forma correta e comprovar todos os gastos. Os processos obsoletos atrasam essa atividade, pois fazem com que o colaborador se preocupe com a perda ou danificação dos papéis.

3- Falta de política corporativa

A política corporativa é um guia com todas as determinações da empresa para as viagens corporativas. O desafio, aqui, é construir um documento claro e com todas as regras, desde a hospedagem e transporte, até o reembolso, para que haja uma padronização dos gastos e a instituição possa saber quando o limite foi extrapolado.

4- Reembolsos desorganizados

Caso haja danos no papel, o reembolso fica impossibilitado, já que não há como comprovar o que foi gasto com o dinheiro do colaborador para que ele seja ressarcido. Esse desafio pode ser resolvido com o uso de softwares do SAP, que agilizam os processos de reembolsos corporativos e garantem que as notas fiscais sejam digitalizadas, evitando assim, perdas.

5- Falta de tecnologia

A transformação digital deve fazer parte do seu negócio. A falta de tecnologia atrasa os processos e contribui para que esses desafios citados acima sejam cada vez mais frequentes. Portanto, conheça mais sobre o SAP Concur Travel & Expense e como ele garante que não haja obstáculos nas viagens corporativas.
 

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão em nuvem para empresas de viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.
 
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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