Como funcionam as viagens corporativas de final de semana?

SAP Concur Team | 14-11-2022
No mundo corporativo, as viagens corporativas de final de semana fazem parte do cronograma de deslocamentos. Apesar da rotina envolver mais os horários comerciais, alguns negócios podem ser fechados durante o fim de semana e isso implica em pagamento de despesas, horas extras e outras políticas que sua empresa deve estar atenta.
 
As obrigações da instituição para com os colaboradores precisam cumprir rigorosamente as leis trabalhistas para evitar qualquer incidente posterior. As viagens corporativas de final de semana envolvem qualquer tipo de viagem à trabalho em que o viajante esteja à disposição da empresa.
 
O período em que o colaborador se mantém em descanso não é contabilizado como horas trabalhadas, mas se ele estiver de plantão, ou seja, disponível para a empresa, é configurado como trabalho de final de semana.
 
Antes das viagens corporativas de final de semana acontecerem, o colaborador deve alinhar com os gestores sobre as políticas empresariais, principalmente as que se referem às horas extras. Por isso, no blog de hoje, falaremos sobre como funcionam as viagens corporativas de final de semana. Acompanhe!
 

Por que acontecem viagens corporativas de final de semana?

Nem sempre as viagens corporativas conseguem ser feitas apenas nos dias de semana. Quando um colaborador precisa se deslocar a trabalho nos fins de semana, existem diversas burocracias que devem ser cumpridas, como, por exemplo, o pagamento de horas extras. Os gestores necessitam ter ciência sobre as leis trabalhistas e como devem lidar com esse contexto.
 
Para que as decisões sejam tomadas de acordo com a CLT, é preciso analisar dois fatores:
 
  • O registro de carga horária, quando existir, é obrigatório o pagamento das horas extras. Ou seja, se o colaborador tem um ponto eletrônico, o horário adicional entra como horas extraordinárias, como se ele estivesse na própria empresa realizando esse trabalho.
  • Quando não existir registro de carga horária, o pagamento de horas extras passa a não ser obrigatório, pois não há como comprovar o tanto de horas trabalhadas.
 
No tópico a seguir, entenda como funcionam as viagens corporativas de fim de semana.
 

Como funcionam as viagens corporativas de final de semana?

As viagens corporativas de final de semana envolvem muito mais do que apenas o fechamento de negócios. Nos finais de semana, o valor da hora extra deve ser paga com acréscimo de 50% em dias comuns ou de 100% em feriados ou dias de repouso remunerado. Já os custos como pernoite e tempo de deslocamento não fazem parte da contagem.
 
A própria CLT nos ajuda a compreender melhor como funcionam as viagens corporativas de final de semana:
 
Art. 4º – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada.
 
O próximo tópico falará sobre a remuneração em si das viagens corporativas de final de semana. Acompanhe!
 

Viagens corporativas de final de semana: como remunerar?

Um dos maiores desafios das viagens corporativas de final de semana é saber como remunerar o colaborador que realiza esse deslocamento. A legislação trabalhista prevê que os gastos com viagens de trabalho são despesas corporativas e, por isso, não devem integrar o salário do colaborador.
 
Custos como hospedagem, alimentação, transporte, entre outros recursos necessários para um deslocamento externo, são de responsabilidade da empresa que pode ressarcir o viajante de várias maneiras: ajuda de custo, reembolso de despesas ou diária de viagem.
 
Sobre a remuneração, separamos os tipos mais comuns para explicá-los mais detalhadamente:

1- Ajuda de custo

Essa modalidade consiste em um valor pago ao colaborador quando o mesmo precisa realizar um deslocamento fora do ambiente de trabalho. Como o próprio nome diz, é uma ajuda financeira para a realização de uma reunião fora do lugar habitual.

2- Diária de trabalho

Já a diária de trabalho é um valor que o colaborador recebe enquanto estiver viajando. O cálculo é feito por meio da política de viagens corporativas da empresa e tem que ser suficiente para cobrir os gastos das viagens corporativas de final de semana. Se acontecer do valor for menor do que o necessário, o colaborador poderá pedir, ao final do deslocamento, o ressarcimento da quantia gasta por si mesmo apresentando as notas fiscais.

3- Reembolso de despesas corporativas

O reembolso de despesas corporativas é uma escolha de empresas bem estruturadas e que possuem uma ferramenta de gestão financeira como as da SAP Concur. Nesse caso, o colaborador viaja com seu próprio dinheiro e, no retorno, pede o reembolso de tudo o que gastou durante o deslocamento. Essa é, sem dúvidas, a melhor opção para viagens corporativas de final de semana, pois permite melhor controle do fluxo do caixa, segurança e compliance.
 
Na viagem, para não correr o risco de perder a nota fiscal, o colaborador pode fotografar o documento e enviar ao aplicativo na mesma hora para garantir o reembolso quando retornar. Além disso, de acordo com as leis trabalhistas, esse tipo de ação deve ser informada na na folha de pagamento com encargos se o valor reembolsado ultrapassar 50% do salário do colaborador.
 
Para que não haja qualquer tipo de erro, o uso de um sistema de gestão integrado se torna imprescindível. Os custos dos negócios , as viagens e despesas estão no topo da lista de qualquer empresa. Ao juntar T&E em uma solução, as empresas podem automatizar processos e registrar gastos de colaboradores em um único lugar. Dessa forma, você pode acessar dados de gastos integrados, controlar custos e oferecer uma melhor experiência ao usuário.
 
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