8 principais tipos de fraudes nas despesas corporativas

Como os gestores, líderes e diretores financeiros bem sabem, é urgente a necessidade de manter a governança corporativa e o compliance nas despesas. O que envolve os processos de prestação de contas, relatórios de despesas e reembolsos. No entanto, mesmo com todos os cuidados e planejamentos para garantir a conformidade, é comum que ocorram problemas. Por isso, vamos falar hoje sobre os principais tipos de fraudes nas despesas que podem acontecer.

 

Dessa forma, ao identificar e descobrir os tipos de fraudes existentes nas despesas corporativas, é possível se preparar para evitar que tais práticas e situações continuem a aparecer no seu negócio.

 

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Segundo levantamento da consultoria Hands On Solution, as empresas podem perder cerca de 8% do faturamento por desvios de colaboradores. E tem outro dado alarmante: menos de 1% dos negócios planejam investir em medidas de prevenção contra fraudes.

 

Só com estes números, já dá para perceber a importância de ficar mais antenado em relação à questão das fraudes. Até porque ações nesse sentido vão acarretar prejuízos e perda de dinheiro para as empresas. Além disso, podem até render problemas com órgãos fiscalizadores, gerando possíveis multas.

 

Logo, é fundamental criar uma cultura dentro da organização de ética, transparência e governança para minimizar esses riscos de fraudes. Assim, é possível promover uma gestão e liderança voltada para a conformidade de gastos.

 

Do mesmo modo, também pode-se incentivar e conscientizar os funcionários a manter os gastos dentro das políticas internas de despesas. Até porque os colaboradores são eles próprios fontes de alguns tipos de fraudes, podendo ocasionar impactos financeiros negativos para a organização.

 

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Viu os custos e problemas associados às fraudes e aos desvios praticados nas empresas? Então, para identificar tais problemas com muito mais rapidez e combatê-los, separamos aqui os tipos de fraudes mais comuns.

Um dos tipos de fraudes mais antigos por quem quer se dar bem e prejudicar a empresa é o uso de notas mascaradas. Isto é, o funcionário foi num bar ou num jantar à noite de lazer e apresentou uma nota fiscal para o gestor, informando que foi a uma reunião com cliente em restaurante na hora do almoço.

Outra prática que acontece é quando o gestor disponibiliza ao colaborador, principalmente em viagem de negócios, uma quantia em dinheiro para arcar com suas despesas. O problema, neste caso, é que o funcionário pode usar para fins pessoais e apresentar um recibo como se tivesse gasto com alimentação.

Muitos profissionais almejam fazer viagens de negócios, mas uma coisa que eles descobrem nessa rotina é que não tem nada de glamuroso e fantástico nas viagens, com orçamentos reduzidos para as despesas, entre outros desafios. Por isso, também é frequente identificar mudanças e atualizações sem permissão nas políticas de viagens, habilitando opções fora da conformidade de gastos.

Existe um dos tipos de fraudes mais difíceis de detectar à primeira vista e que passam pela aprovação do gestor. Trata-se do reembolso duplo, quando o colaborador solicita reembolso apresentando comprovante de combustível e também uma nota de quilometragem rodada, por exemplo. Para evitar essa prática, é preciso deixar claro qual a forma de reembolso adotada na empresa e ter um processo de auditoria para detectar tais detalhes.

 

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Mais uma fraude clássica, as despesas infladas consistem quando o colaborador compra um item ou serviço e aumenta o valor no relatório. Por exemplo, determinado material de escritório custou R$ 30 e ele mostra uma nota fiscal de R$ 50.

 

Essa prática desleal acaba sendo realizada tanto por funcionários, como por estabelecimentos, como lojas e restaurantes, que aceitam emitir a nota de valor maior.

Entre os tipos de fraudes, podemos dizer que esta é a mais fácil e recorrente. Isso porque basta o colaborador dizer que ‘perdeu’ o comprovante. Assim, o profissional acredita que vai poder definir um valor sem precisar comprovar. Ou seja, pode pedir um valor maior do que foi efetivamente gasto.

 

Aqui é muito simples evitar. A empresa pode não só exigir a obrigatoriedade da apresentação de notas fiscais para fazer o processo de reembolso, como também pode usar meios tecnológicos para mitigar os extravios, como a digitalização de recibos.

 

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Nesta situação, muitos colaboradores que têm maior autonomia nas reservas de passagens e hospedagens, por exemplo, se aproveitam disso para conseguir esses benefícios para familiares ou amigos. No entanto, tecnologias de auditoria com inteligência artificial conseguem detectar tais fraudes.

Por fim, vale ressaltar este método de desvio de verba ao adicionar despesas pessoais em uma viagem corporativa como diversas dentro da categorização do relatório de despesas. Imagine ficar analisando se aquele comprovante de R$ 20 faz sentido como custo diverso. Certamente, passa despercebido. Por isso, as ferramentas e soluções tecnológicas ajudam aqui também a mitigar as fraudes.

Falamos bastante aqui sobre a importância de usar ferramentas para identificar os tipos de fraudes e minimizar esse risco. Afinal, além de uma boa política, conscientização dos colaboradores e realização de auditorias, somente com bons recursos é possível diagnosticar alguns desvios.

 

Com os serviços de auditoria, detecção de fraude e inteligência consultiva, o SAP Concur Travel & Expense faz toda a gestão de viagens e despesas corporativas, garantindo o compliance e reduzindo esses problemas.

 

 

Além de auxiliar na prestação de contas, digitalização de recibos e automação nos pedidos de reembolsos, o SAP Concur Travel & Expense tem tudo o que você precisa para analisar os gastos e identificar problemas antes mesmo do pagamento dos reembolsos.

 

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