Olhando sob o capô para um reembolso de quilometragem correto e transparente

Por Wagner André, Consultor de Negócios e Soluções da SAP Concur

Com a pandemia, para evitar que os funcionários utilizem o transporte público, muitas companhias começaram a reembolsar a quilometragem para os trajetos entre casa e trabalho com a solução #Drive da SAP Concur. Qual a importância destes investimentos pelas empresas e como a tecnologia resolve os desafios de gestão deste gasto para diferentes negócios?

Uma das ações e esforços das companhias durante a pandemia da COVID-19 foi revisar  suas políticas de despesas e viagens e atualizar a regulamentação para o reembolso de quilometragem. Com a pandemia, para evitar que os funcionários utilizem o transporte público, muitas companhias começaram a reembolsar a quilometragem para os trajetos entre casa e trabalho. A solução Drive da SAP Concur sempre foi uma aliada para apoiar seus clientes na gestão deste tipo de reembolso, inclusive neste momento atípico.

O reembolso por quilometragem ocorre após o gasto. É quando a empresa devolve o dinheiro gasto pelo empregado após a sua despesa. Despesas com quilometragem e carro pessoal são uma das grandes categorias de despesas para a maioria das empresas. É uma situação muito comum para funcionários de departamentos como representantes de vendas, marketing e serviços em campo, que utilizam o veículo próprio durante as suas atividades.

Embora a quilometragem seja apenas uma parte do gerenciamento de gastos com funcionários em uma organização, ela pode ser um dos tipos de despesas mais difíceis e caros de gerenciar. Quando olhamos para gestão de gastos das empresas com os funcionários, o reembolso de Km pode ser o número 1, representando de 30% a 40%, para empresas dos setores Farmacêutico, Químico, Cosméticos, Alimentação e de Saúde. Mas isto, num cenário onde as empresas contam com as estimativas informadas pelos funcionários para reembolso. Especialistas do setor acreditam que os funcionários superestimam a distância de maneira significativa, o que significa que o uso da quilometragem real pode gerar uma economia substancial no reembolso de KM. Neste momento, a tecnologia da SAP Concur torna-se a grande aliada.

A realidade é que a captura automática reduz a quilometragem informada. Como parte da plataforma cloud da SAP Concur, o Drive elimina as suposições ao registrar a quilometragem, pois funciona automaticamente detectando quando as viagens começam e param, capturando a rota precisa realizada pelo seu funcionário. A vantagem real do Drive é que ele já está integrado ao App da SAP Concur que os funcionários já usam, tornando a adoção muito rápida.

Mas qual é o desafio atual de Negócios com quilometragem? A despesa com Km é suscetível a fraude como o único tipo de despesa não documentada (sem recibos), não auditável, onde as estimativas são permitidas, aprovadas e reembolsadas. Além disso, a quilometragem autodeclarada pelo funcionário adiciona uma média de 21 horas de tempo administrativo por cada funcionário por ano. Quanto custa a hora do seu funcionário? Multiplique este valor por 21 horas e pela quantidade de funcionários em campo, e este será o custo médio total desperdiçado por ano pela sua companhia com os registros manuais para solicitar reembolso de Km. Ao utilizar a tecnologia Drive da SAP Concur, as empresas têm o potencial de reduzir em média 20% a quilometragem total enviada para reembolso e, portanto, reduzir suas despesas para este tipo de despesa.

O Drive automatiza a captura de distância e o reembolso para economizar custos e melhorar a produtividade. A solução Drive ajuda a acabar com a quilometragem estimada, a simplificar a atividade administrativa para solicitar o reembolso e a controlar, com transparência, a conformidade da política antes do reembolso. O Drive foi projetado especificamente para ajudar as empresas a obterem economias significativas, fornecendo uma solução fácil de usar pelos funcionários e que permite a documentação do trajeto, para reembolsar apenas os trajetos exatos percorridos pelos funcionários, enquanto a companhia fortalece ainda mais os dados para os processos de auditoria internos e externos.

Mais de 8.7 bilhões de Km foram registrados pelos funcionários dos clientes da SAP Concur em todo o mundo em 2019, destacando a liderança da plataforma em núvem em todos os setores das indústrias. Ao documentar as quilômetros reais percorridos, o Drive elimina as suposições e estimativas das despesas com quilometragem. Além disso, as informações de que o departamento Financeiro, o RH, os Líderes de Equipe precisam para conformidade e processos de auditoria são documentados e estão sempre à mão. O mesmo nível de dados e visibilidade que as empresas esperam para os outros tipos de despesas são obtidos para as despesas de quilometragem criadas automaticamente com o Drive, permitindo um rastreamento mais preciso, com mais agilidade e uma estrada muito mais tranquila.

Sobre o autor: Wagner Andre é Consultor de Negócios e Soluções da SAP Concur, apoiando as empresas nas estratégias de Transformação Digital e Change Management para que migrem para a Nuvem com sucesso, implantando o SaaS para inovar e melhorar as experiências na gestão de gastos e dos negócios. Formado em Ciências da Computação, possui MBA em Business Innovation pela Faculdade de Informática e Administração Paulista (FIAP).