O retorno às viagens de negócios após um ano de mudança

Sim, clicar em um link do Zoom é mais fácil do que fazer as malas para passar a noite em outra cidade. Mas, depois de um ano e meio participando de reuniões em seu quarto de visitas ou home office improvisado, o Rio de Janeiro – ou outras cidades no exterior, como Boston e Londres, – parece uma ótima opção agora. Chegar lá, no entanto, não será tão fácil quanto antes. A retomada da viagem de negócios precisa de um ‘novo normal’.

Os viajantes não podem simplesmente agendar uma reunião, reservar passagens e um quarto, e aparecer com um sorriso no rosto e um aperto de mão. Sua empresa talvez não queira que as pessoas viajem ainda e seus clientes podem não estar prontos para ver seus sorrisos ou apertar suas mãos.

Nosso mundo que, em breve, terá deixado a pandemia para trás, foi transformado para sempre e as viagens de negócios não passaram despercebidas. Para serem bem-sucedidas, as empresas devem ir mais longe do que nunca para garantir a segurança dos viajantes. 

Elas devem fornecer mais detalhes antes da viagem – desde protocolos sobre a Covid-19 nos destinos de seus viajantes até pontuações de segurança da região para que os colaboradores se mantenham à vontade, confiantes e produtivos. 

As empresas devem extrair cada grama de eficiência, sustentabilidade e, novamente, segurança de seus orçamentos.

Como elas estão fazendo isso? Um artigo técnico recente da EY/SAP® Concur® ofereceu as respostas para quatro perguntas fundamentais:

• Por que viajar é tão importante?

• Como as empresas mensuram seu valor?

• O que mudou?

• Como liderar a próxima era da viagem de negócios?

Também separamos aqui algumas perguntas e as respostas devem ajudar você a se deslocar novamente no novo normal da viagem de negócios.

Leia também: Os processos das viagens corporativas continuam mudando: conheça os desafios e se adapte

Você realmente quer ir tão longe na retomada da viagem de negócios?

A resposta resumida é “provavelmente”. Seus viajantes ocasionais (sem mencionar os viajantes frequentes) estão ansiosos para voltar, porque estão preocupados com possíveis prejuízos em seus relacionamentos com os clientes (e, portanto, com o negócio que estão fazendo). E, em um nível muito elementar, eles sentem falta das pessoas que encontram na estrada.

Seus viajantes querem seguir em frente?

De acordo com o 2021 Global Business Traveler Study, foi possível verificar os objetivos dos profissionais para o futuro e a retomada da viagem de negócios:

• 38% dos viajantes de negócios estão preocupados que, se não puderem viajar, será difícil estabelecer novos relacionamentos com os clientes.

• 45% estão preocupados em desenvolver e manter conexões de negócios.

• 54% querem viajar para fazer conexões pessoais com clientes e colegas.

A conexão humana é fundamental em cada aspecto de nossas vidas e os negócios não são diferentes. Precisamos nos sentar frente a frente à mesa com as pessoas com quem trabalhamos e para as quais trabalhamos. E, agora, estamos dispostos a adotar precauções extras para fazer esses relacionamentos. 

Na prática, isso pode significar algo tão simples quanto o uso das máscaras ou tão complexo quanto a implementação de pré-aprovações no processo de reserva da viagem de negócios.

Seja como for, os colaboradores querem viajar novamente e eles farão o que for necessário para chegar lá.

Veja mais: Como implementar uma nova política de viagens corporativas no cenário de retomada

Tudo isso vale a pena?

Desta vez, a resposta resumida é “talvez”. As viagens corporativas como um todo são inegavelmente valiosas para as empresas, mas é importante estipular o valor de cada viagem de negócios de modo individual. 

De acordo com o artigo técnico da EY/SAP Concur, se uma visita ao seu cliente não gerar receita, se alguém esteve lá na semana passada ou se a equipe se contentar com uma videoconferência, poderá fazer sentido ir, mas não agora.

Cada viagem de negócios que os colaboradores fazem deve se alinhar com as metas da empresa. Então, ir para Londres só porque a possibilidade existe poderá não render nenhum fruto. Para que cada visita tenha valor, cada viagem deve ter um propósito.

A viagem de negócios é segura e sustentável?

Aqui, a resposta é “é melhor que seja”. Os dados de segurança e dever de cuidado sempre foram importantes, mas a pandemia direcionou um foco maior sobre a questão do que havíamos visto em décadas. 

Como o artigo técnico descreve, sua organização simplesmente deve ter protocolos em vigor para garantir viagens seguras. Além disso, ela deve ser capaz de encontrar e entrar em contato com viajantes, resgatar viajantes em situações de emergência e lidar com doenças ou lesões que ocorrem na viagem de negócios. 

Saiba mais: 5 passos para a retomada das viagens corporativas com segurança

Você também deve criar um “kit de ferramentas para o viajante” completo com programas de segurança e informações simples sobre “o que fazer e o que não fazer”, além de desenvolver uma discussão sobre inteligência artificial e seu papel no respaldo a avaliações de saúde, requisitos de imunidade e prontidão para viagens.

Por quê? Os colaboradores não vão necessariamente querer trabalhar para organizações que não podem ou não irão oferecer este nível de segurança ou controle. De acordo com o artigo técnico, 54% deles provavelmente pedirão demissão se não obtiverem a flexibilidade que desejam.

Você também terá que considerar a reestruturação das viagens para ser mais sustentável. Optar por trens em vez de aviões, por exemplo, ou firmar parcerias com companhias aéreas que usam combustível sustentável em breve fará parte das práticas diárias de viagem. 

Os colaboradores vão querer e precisam ser capazes de rastrear suas pegadas de carbono. E as empresas de todo o mundo terão que analisar o que as viagens fazem pelo planeta, não apenas o que elas fazem pelos seus negócios.

Como você irá chegar lá?

Não existe uma resposta simples para esta pergunta. Mas há medidas que você pode adotar, como:

1. Adote um papel de liderança.

2. Crie uma mentalidade de força-tarefa.

3. Estabeleça fontes confiáveis quanto às informações de segurança.

4. Certifique-se de ter a tecnologia para obter essas informações para os colaboradores.

5. Sinta-se à vontade em ceder o controle para os colaboradores.

6. Antecipe-se aos requisitos regulatórios.

7. Não aja sozinho.

Ninguém sabe qual será o rumo da viagem de negócios, mas sabemos que, quando elas forem realizadas de forma distinta e com segurança, você irá a lugares onde nunca esteve antes.

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Por meio da nossa solução inovadora de gestão de despesas e viagens corporativas, o SAP Concur Travel & Expense, promovemos a automação nos processos de prestação de contas, reembolsos e relatórios de despesas.

Leia aqui: 15 fatos e curiosidades sobre gestão de despesas e viagens com a SAP Concur

Simples e de fácil usabilidade, a solução também conta com recursos para o dever de cuidado, como ferramentas de rastreamento e visibilidade, canais de comunicação 24 horas e resposta médica ou de segurança imediata quando necessário.

Além disso, disponibilizamos funcionalidades de sustentabilidade empresarial, como checagem de voos que emitem menos carbono, hospedagens em hotéis ecofriendly, possibilidade de troca de voos por automóveis, e práticas e tendências sustentáveis.

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