Retorno ao trabalho não significa volta aos negócios como de costume no âmbito de viagens e despesas

Os últimos meses foram um exercício de adaptabilidade para empresas de todo o mundo. Com a ordem repentina de trabalhar a partir de casa, os processos da empresa enraizados nas rotinas diárias dos funcionários foram colocados em espera ou virados de cabeça para baixo. O novo escritório normal agora inclui reuniões virtuais, conversas por mensagens instantâneas no lugar do corredor e a redefinição de “traje casual para negócios”.

Muitos dos processos que passaram por mudanças se enquadram na categoria de viagens e despesas. Com a maioria das viagens de negócios em espera e a natureza das despesas mudando, os gerentes financeiros tiveram de ajustar políticas e práticas para acomodar o novo mundo do trabalho. Exemplos de mudanças relacionadas a viagens e despesas feitas no início da exigência de se trabalhar a partir de casa são:

• Interrupção de viagens de negócios e suas despesas associadas.
• Interrupção temporária de despesas com refeições para almoços, jantares ou reuniões de negócios no escritório.
• Aumento de despesas de escritório, como monitores e cadeiras para que os funcionários equipem seus escritórios em casa.
• Novas despesas, como contas de internet e celular, para funcionários que devem trabalhar a partir de casa.

Agora, à medida que as empresas começam a pensar no retorno aos planos de trabalho, os gerentes financeiros estão descobrindo que não se trata simplesmente de voltar aos negócios como de costume. Novas políticas e processos precisam ser implementados para acomodar restrições de viagem e mudanças nas despesas. Embora os gerentes financeiros precisem ser flexíveis à medida que o ambiente de negócios continua evoluindo, controle e conformidade de gastos ainda devem ser uma grande prioridade.

Confira algumas perguntas que podem ajudar os gerentes financeiros a se prepararem para voltar ao trabalho enquanto mantêm controle e conformidade como maiores prioridades:

• Como serão as viagens para a empresa? Os gerentes financeiros devem trabalhar com as partes envolvidas nas áreas de viagens e RH para determinar a necessidade de viagens de funcionários, se houver, e como manter os funcionários seguros. Diretrizes claras devem ser desenvolvidas, mesmo se forem temporárias ou passíveis de modificação, para que fique claro quem, quando e como é possível viajar. Os planos de dever de diligência também devem ser reavaliados e as empresas devem garantir ciência, em todos os momentos, sobre aonde os funcionários estão viajando a negócios e como é possível se comunicar com eles em caso de emergência.
• Quem precisa aprovar viagens e despesas? Embora possa ser temporária, as empresas podem ter de implementar uma política de aprovação mais rigorosa para viagens e outras despesas. Devido a preocupações sanitárias relacionadas a viagens e a necessidade de manter o fluxo de caixa, os líderes, tais como diretores financeiros, podem ter de dar aprovação final para todas as viagens e despesas até que a situação se estabilize. Para ajudar a garantir que novos processos de aprovação não causem atrasos e ineficiências, os gerentes financeiros devem implementar uma solução automatizada que agilize o processo e permita que os líderes de negócios analisem e aprovem solicitações de viagem, despesas e faturas diretamente de seus telefones.
• Que tipos de despesas são abrangidos pela política? Antes do distanciamento social, os funcionários podem ter tido permissão para levar clientes para jantar. Reuniões presenciais de equipe realizadas durante o horário do almoço podem ter incluído gastos com almoços. À medida que os funcionários forem retornando ao trabalho, os gerentes financeiros precisam determinar se essas atividades e despesas serão permitidas novamente. Diretrizes claras devem ser implementadas e as políticas de despesas precisam ser atualizadas para toda e qualquer alteração.
• O que acontece com os itens de escritório que foram comprados? Embora novos equipamentos de escritório possam ter sido comprados para os escritórios residenciais dos funcionários, eles continuam pertencendo à empresa, sendo necessário determinar o que fazer com eles à medida que os funcionários retornem ao trabalho. Talvez os funcionários continuem trabalhando de casa alguns dias por semana e precisem continuar com o equipamento para garantir produtividade. No entanto, caso seja esperado retorno integral ao trabalho presencial, os gerentes financeiros têm opções que podem maximizar seu investimento nos ativos, economizando possivelmente o dinheiro da empresa. É possível substituir os equipamentos de escritório antigos pelos recém-adquiridos, revender móveis para lojas de móveis usados ou fazer uma doação para uma organização sem fins lucrativos.
• Como garantir o controle de custos? Para muitos negócios, o fluxo de caixa estará restrito pelo futuro próximo. Os gastos precisam ser gerenciados para ajudar a garantir recuperação e estabilidade. Um aspecto importante do controle de custos é ter total visibilidade das despesas de toda a empresa. Implementar uma solução automatizada de gerenciamento de gastos que integre gerenciamento de despesas e faturas agrupa os gastos da empresa, propiciando aos gerentes financeiros uma compreensão de onde podem economizar, onde renegociar e para onde redirecionar os orçamentos com base em planos e prioridades.

Quando os gerentes financeiros se tiverem feito as perguntas acima e determinado como querem abordar os procedimentos de viagem e despesas, é vital que eles criem diretrizes e as comuniquem claramente aos funcionários. A conformidade só pode ser garantida se os funcionários entenderem claramente o que mudou e o que não mudou nas políticas de viagens e despesas e o que é esperado com o retorno ao trabalho.