Relatório de despesas: conheça 6 práticas que devem ser modernizadas

SAP Concur Team | 03-11-2020

A utilização do relatório de despesas sempre foi importante para as organizações terem o controle da área financeira e entenderem os custos que devem ser cortados ou reduzidos, gastos desnecessários e assim otimizar os recursos do negócio. No entanto, a partir da aceleração da transformação digital em 2020, o relatório de despesas já pode ser automatizado e elaborado por sistemas e plataformas que entregam um documento preciso e com agilidade para os gestores tomarem decisões rápidas e assertivas.

Nesse sentido, de acordo com estudo da IBM Institute for Business Value, os últimos meses de instabilidade ajudaram a derrubar barreiras para iniciativas digitais em 66% das empresas de todo o mundo. Ainda segundo o documento, dois terços dos executivos globais entrevistados apontaram que foi possível investir em tecnologias que antes encontravam barreiras tradicionais, como imaturidade e oposição dos colaboradores à mudança.

Diante desse cenário de necessidade de transformação digital, produzimos esse conteúdo com as principais práticas que devem ser otimizadas para gerar um relatório de despesas mais eficaz. Confira!

Leia mais: SAP Concur Expense: por que modernizar o controle de despesas do seu negócio?

6 práticas que devem ser modernizadas para produção de um relatório de despesas

Excel para gerenciar notas de despesas

Por mais importante que o Excel seja para o setor financeiro do seu negócio, essa ferramenta não é eficiente para realizar o controle de notas de despesas, já que o gerenciamento de movimentos é lento, propenso a erros e, geralmente, apresenta problemas como: 

  • Arquivos com falhas

  • Colaboração limitada

  • Problemas de fórmulas

  • Erro de sincronização

  • Erros humanos

Para corrigir esse problema e ter precisão nos dados e agilidade na elaboração de um relatório de despesas, as plataformas de gestão são excelentes ferramentas para realizar esse controle de maneira otimizada e eficaz.

Não ter uma política de viagem

O segundo ponto que deve ser modernizado é a política de viagens, afinal, já passamos do tempo em que as decisões sobre viagens de negócios dependiam apenas de gerentes ou do próprio CEO das organizações. Atualmente, é preciso estruturar uma política de viagens com limites de gastos, regras para o processo de reembolso, prazos para entregas de notas fiscais e comprovantes de despesas e todos os processos que englobam as viagens corporativas.

Recibo em papel

A utilização do recibo em papel, além de impactar o meio ambiente, ainda prejudica a eficiência para elaborar um relatório de despesas, já que o responsável terá que conferir nota por nota e perde-se muito tempo nessa atividade.

Por isso, hoje, as notas fiscais eletrônicas já se mostram a melhor opção para a eficiência da gestão financeira, desde que cumpram as regras de conformidade da organização.

Reembolso sem comprovação

Uma falha comum que não deve mais ser aceita é o reembolso sem comprovação. Essa prática, além de abrir espaço para possíveis fraudes, ainda dá margem para a organização ser punida em caso de auditoria. No entanto, a política de reembolsos deve ser seguida à risca para todos os colaboradores, ou seja, qualquer despesa profissional deve ser comprovada e justificada.

Arquivo físico

A utilização de arquivos físicos também prejudica a eficiência e agilidade de um relatório de despesas, já que os colaboradores responsáveis terão que procurar os documentos manualmente, quando esse processo poderia ser realizado de maneira automatizada por uma plataforma de gestão e a partir de arquivos digitais alocados na nuvem. Além disso, com o arquivo digital, todos os documentos da sua empresa ficam disponíveis o tempo todo a partir de qualquer dispositivo, e ainda permite recursos avançados de pesquisa para obter rapidamente as informações no momento em que for necessário.

Documentação ruim

Para a precisão do relatório de despesas, também é preciso definir quais tipos de documentos serão aceitos para reembolso aos colaboradores. Por isso, é preciso estabelecer regras para notas fiscais e comprovantes de despesas corporativas que atendam todas as normas da sua organização, como razão social e CNPJ da empresa de emissão do comprovante, descrição da despesa, valor do gasto, entre outros.

Leia também: Saiba como o SAP Concur contribui para redução de até 8% das despesas corporativas

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Para facilitar a gestão de custos empresariais iniciados pelos colaboradores e ter um relatório de despesas eficiente, preciso e elaborado de maneira automatizada, é importante contar com uma solução sólida e de uma empresa experiente e que forneça o suporte adequado.

Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de controle de despesas completo, que garante segurança, agilidade e eficiência no controle das despesas corporativas com funcionalidades como: 

  • Gerenciamento das despesas por aplicativos móveis

  • Otimização da gestão de despesas com recibos eletrônicos

  • Melhor visualização dos dados com a integração de sistemas

  • Conciliação de despesas com integração de cartões

  • Opção para visualizar as informações de despesas por funcionário

  • Rastreio de informações de despesas com segurança

Essas funcionalidades têm garantido o êxito de pequenas e grandes empresas de diferentes segmentos, como Sanofi, Randon, ArcelorMittal, Arezzo&Co, Braskem, Votorantim, VALE e muito mais!

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