Rateio de despesas: o que é e quais os benefícios

Fazer uma gestão eficiente na empresa é fundamental a fim de evitar prejuízos financeiros e, para isso, existem diversos métodos que podem ser usados, como o de rateio de despesas. Essa estratégia ajuda a reduzir custos operacionais, dividindo custos, como espaço físico, internet, energia elétrica e demais gastos fixos com outras empresas.

Mas, para aplicar essa metodologia, é importante compreender o que é, como funciona e quais são os passos necessários para colocá-la em prática no negócio. Assim, você tem as ferramentas necessárias para aproveitar ao máximo essa forma de divisão de despesas.

Quer saber mais sobre o rateio? Então, continue a leitura e confira em mais detalhes como incorporá-lo na rotina da empresa.

O que é rateio de despesas?

O termo rateio está relacionado ao processo de alocação e divisão de custos comuns para o negócio, como aluguel, utilidades, serviços de TI, manutenção e outros gastos operacionais, entre diferentes unidades de negócio. 

Ele é feito a partir da definição de critérios que podem incluir diferentes variáveis, tais como:

• número de funcionários em cada setor;
• área física ocupada na empresa;
• quantidade de recursos utilizados;
• nível de produção entregue pelo departamento, entre outros aspectos.

Essa é uma opção que também pode ser adotada, por exemplo, por empresas que ocupam um mesmo espaço. Assim, elas dividem os custos a fim de garantir maior eficiência para ambas, garantindo uma gestão mais adequada.

É importante entender que essa metodologia de rateio não pode ser feita entre qualquer empreendimento. Isso porque ela só é permitida para organizações do mesmo grupo econômico. Por isso, é preciso ter cuidado ao implementá-la na organização.

Quais os objetivos de ratear despesas?

O rateio pode servir para garantir tanto a partilha de gastos quanto a distribuição de despesas em uma empresa. Nesse sentido, ele pode garantir que todos os custos relacionados ao processo produtivo sejam repartidos de maneira equitativa entre os diferentes departamentos ou negócios.

Porém, vale lembrar que para fazer essa metodologia dar certo, é preciso realizar um planejamento estratégico adequado e cuidadoso, visando determinar de maneira inteligente a alocação dos gastos.

Dessa forma, é possível incluir uma divisão justa e apropriada dos custos, permitindo aproveitar todas as vantagens que esse método de gestão pode gerar para um empreendimento.

Como funciona na prática?

Para entender na prática como o rateamento de custos funciona, vamos utilizar um exemplo. Imagine que um negócio expandiu suas operações e incluiu um novo nicho de atuação em seu escopo, com CNPJs distintos.

No entanto, eles utilizam o mesmo espaço físico, assim como uma série de despesas usuais, como conta de luz, telefone, internet e outros. Desse modo, a possibilidade de ratear despesas pode ajudar a reduzir os gastos de ambos.

Para funcionar, porém, é preciso fazer um levantamento e estudo dos custos mensais. Dessa forma, é possível compartilhar despesas, de modo a ser justo, seja por meio de uma porcentagem fixa ou de um percentual do faturamento de cada negócio.

Quais os tipos de rateio de despesas?

Existem diferentes formas de fazer o rateio de custos operacionais de maneira eficiente na empresa, cada um deles apresenta vantagens e desvantagens. Quer saber mais sobre essas possibilidades? Então, continue lendo e confira!

Por faturamento

A primeira opção é por meio da proporcionalidade de despesas considerando o faturamento base de cada parte envolvida. Nesse método, os que apresentam maior faturamento devem pagar uma parcela maior dos custos.

Esse formato é normalmente utilizado quando a receita do negócio é um indicativo direto do uso dos recursos comuns. Assim, quem utiliza em maior escala, precisa arcar com uma parcela maior.

Imagine, por exemplo, uma empresa com dois departamentos, A e B, em que A gera 60% do faturamento e B 40%. Assim, cada um pagaria 60% e 40% das despesas, respectivamente. Essa é uma forma simples e direta, pela qual que você pode optar.

Por custos diretos

Outra opção é fazer a distribuição proporcional de despesas considerando os custos diretos das empresas ou departamentos que vão realizar o rateio. Por exemplo, imagine que há duas companhias utilizando uma mesma infraestrutura.

A primeira delas utiliza mais matéria-prima que a segunda e, por isso, teria que arcar com um percentual mais elevado dos custos. Essa forma é considerada justa por refletir o uso dos recursos e pode incentivar a eficiência.

Por custos indiretos

O terceiro método utilizado faz a distribuição das despesas considerando que elas não podem ser atribuídas de uma forma mais direta. Imagine que há 3 negócios ocupando um mesmo prédio.

Agora, suponha que esse local demanda gastos relacionados à manutenção, administração e até mesmo compra de itens compartilhados por todos. Como é de uso comum, é mais difícil fazer a mensuração para repartir os valores.

Em geral, esse método opta por realizar a divisão considerando o espaço ocupado. Por exemplo, entre as 3 empresas, uma ocupa 50%, outra 30% e a última 20%. Os gastos devem ser pagos nessa mesma proporção. Esse forma considera que os custos são responsabilidade de todas as companhias e tem critérios claros para fazer o rateio.

Por atividade

Por fim, vale mencionar o rateio feito conforme as atividades realizadas em cada unidade. Esse método opta por identificar as atividades que mais consomem recursos de uso comum e, com base nisso, faz a divisão deles.

Imagine que duas empresas contratam um serviço para ratear os custos entre elas. Durante esse processo, são mensuradas as horas de utilização desse serviço para que cada um arque com as despesas conforme o tempo de uso.

Esse tipo de estratégia traz uma precisão maior para dividir os custos e reflete o que, de fato, foi aproveitado em cada parte. Porém, pode gerar uma demanda maior na hora de fazer o acompanhamento e encarecer o uso das soluções.

Quais são as vantagens dessa prática?

Agora que você já conhece os principais tipos de rateio de despesas, que tal entender quais são as principais vantagens que podem ser obtidas? A seguir, listamos algumas delas em mais detalhes.

Ajuda a reduzir os custos

O primeiro grande benefício que pode ser alcançado com esse método de gestão é a redução das despesas. Isso porque ao optar pela divisão de gastos com outras parceiras, é possível diminuir a necessidade orçamentária de todos os envolvidos nessa estratégia.

Melhora a gestão do negócio

O uso dessa estratégia é uma ótima forma de melhorar as análises internas e a gestão de custos. Além disso, ajuda a implementar um sistema de melhoria contínua nos gastos internos da organização e fazer uma divisão adequada de todas as despesas.

Permite melhorar a infraestrutura

Além disso, ao dividir custos com outra companhia, é possível investir mais em determinadas ferramentas ou necessidades. Imagine que normalmente sua empresa tem o orçamento para pagar um aluguel no valor de x.

Ao dividir com outra empresa, esse aluguel pode ser 2x, o que garantirá mais espaço, conforto e outras funcionalidades para ambas as partes. Esse exemplo pode ser aplicado em diversos aspectos, como internet, softwares, fornecedores, entre outros.

Eleva a produtividade

Assim, ao garantir um local de qualidade, com as melhores ferramentas e recursos à disposição dos seus colaboradores, a produtividade da equipe também será aumentada, garantindo mais resultados positivos para a empresa em sua totalidade.

Como fazer rateio eficiente de despesas?

Para aproveitar todas as vantagens que você viu até aqui, é preciso entender como fazer o rateio de despesas, de maneira eficiente em sua empresa. Por isso, listamos várias práticas que podem ser facilmente aplicadas. Confira!

Determine a forma de calcular o rateio de despesas

A primeira ação que você deve tomar é definir como será a forma de divisão e cálculo deste rateio. Existem diversas maneiras de calcular a porcentagem que cada uma das empresas deve pagar no rateio.

Sendo assim, na hora de encontrar uma empresa parceira para realizar o rateio é importante já ter determinado uma forma justa para realizar essa operação, de modo a deixar esse quesito claro no contrato que será assinado posteriormente.

Você pode, por exemplo, determinar que o rateio das despesas será realizado com base em uma determinada porcentagem acordada previamente, visando atender as demandas e os usos de cada um dos envolvidos.

Utilize indicadores

O uso de métricas pode ajudar na definição da maneira mais justa para dividir as despesas. Por exemplo, é possível considerar fatores como o faturamento, lucratividade, número de transações e outros para esse fim.

O uso de ferramentas tecnológicas também podem auxiliar a acompanhar as métricas e garantir uma distribuição adequada dos valores. Vale lembrar que o importante é que as duas empresas estejam em comum acordo em relação aos valores estabelecidos

Elabore o contrato

Outro fator que deve ser considerado na hora de realizar o rateio de despesas é o contrato. É importante que o acordo seja feito por meio de um documento oficial, para servir como garantia e proteção para ambas as empresas participantes.

Por isso, é relevante elaborar os termos contratuais, incluindo todas as cláusulas consideradas necessárias. Aqui, contar com o suporte de especialistas na área jurídica e também na contábil, é de grande valor. Assim, é possível identificar a validade e adequação do contrato à situação específica. Lembre-se ainda que é necessário assinar e fazer o registro do instrumento em cartório para ser validado.

Guarde os comprovantes

Outro aspecto de grande importância, quando o assunto é rateio de despesas, é a guarda de todos os comprovantes. Isso significa que você deve ter os recibos de pagamento de todas as despesas, como transferências bancárias entre as empresas, reembolsos, entre outros.

Esse cuidado permite que a companhia atue conforme a lei, dado que os documentos são utilizados para prestar contas. Além disso, é uma forma de proteger a sua empresa e garantir o cumprimento total do que foi combinado.

Quais os desafios do rateio de despesas?

Apesar de existirem diversos benefícios de adotar as práticas acima, ainda existem desafios que precisam ser superados para que essa estratégia traga os frutos esperados para as empresas que farão a parceria.

Por exemplo, encontrar critérios adequados para dividir os custos pode exigir muita negociação e entendimento entre as partes. Caso contrário a distribuição pode não ser justa e gerar frustrações.

Há ainda a complexidade de implementação e os possíveis custos para tirar a ideia do papel, bem como a necessidade de manter uma comunicação clara e transparente para evitar conflitos. Para sanar todas essas questões, vale a pena utilizar ferramentas tecnológicas que facilitam a gestão.

Como escolher uma ferramenta de rateio de despesas?

A implementação da tecnologia é uma ótima maneira de superar as adversidades que você viu no tópico anterior. Porém, é preciso ter atenção na hora de selecionar a melhor opção para a sua empresa, considerando os seguintes requisitos:

• usabilidade — a ferramenta precisa ser intuitiva e fácil de usar, para que todos os colaboradores tenham suas atividades simplificadas no dia a dia. Para isso, avalie a interface, considere treinamentos e outros fatores;
• personalização — também é preciso que a solução permita personalizar as funcionalidades para atender as necessidades do seu negócio, assim, você garante uma aplicação simples e rápida;
• integração — também é preciso que a ferramenta seja facilmente integrada aos softwares já existentes na empresa para agilizar a transferência de dados e evitar trabalho em dobro;
• relatórios — a capacidade de obter relatórios com um clique também é um recurso altamente relevante nesse tipo de solução, pois isso facilita a visualização de informações e a tomada de decisão;
• suporte — analise a qualidade do atendimento oferecido pela fornecedora, bem como a disponibilização de treinamentos para garantir o uso eficiente do software antes de fazer a contratação.

Considerando esses pontos, você pode escolher uma solução que não só atenda às necessidades atuais da sua empresa, mas também se adapte ao seu crescimento e evolução futura.

Por que contar com a SAP Concur?

Agora que você já sabe quais são os critérios para escolher uma boa ferramenta, que tal descobrir mais sobre a solução oferecida pela SAP Concur e os benefícios de implementá-la na empresa? Veja mais, a seguir.

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas, que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense, não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custos de viagens, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo em uma mesma plataforma.

Ao escolher esse recurso para fazer o rateio de despesas, é possível aproveitar diversas vantagens importantes para ganhar eficiência. Dentre os principais benefícios que o SAP Concur Travel estão:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilita pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• viabiliza a escolha de viagens sustentáveis;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.

Ao entender como funciona e os benefícios que o rateio de despesas proporciona, é possível aplicá-lo de maneira eficiente, para economizar e garantir uma gestão de custos otimizada na sua empresa. Porém, para isso é preciso contar com uma ferramenta adequada que conte com as funcionalidades demandadas para colocar esse método em prática. Nesse sentido, a SAP Concur pode ajudar com a melhor solução do mercado.

Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode auxiliar na implementação do rateio de despesas na empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!