Quebra de caixa: guia completo para fazer nas empresas

A quebra de caixa é um tema que merece muita atenção por parte dos líderes e profissionais da área financeira, já que é um conceito que pode ser entendido de diferentes formas. É que tudo depende do contexto em que ele é aplicado.

Nesse sentido, pode significar tanto um rombo financeiro quanto uma bonificação. Como essas duas classificações são bem diferentes, é importante destrinchar o tema e recomendar algumas ações para as empresas lidarem com suas consequências.

Por isso, preparamos um post especial sobre a quebra de caixa. Será possível entender como fazer o cálculo e lidar com esse conceito da melhor forma possível, independentemente da situação em que ele se apresente. Boa leitura!

O que é quebra de caixa?

A quebra de caixa pode significar duas coisas distintas. No universo corporativo, o termo é utilizado para explicar a diferença de valores contabilizados que foram registrados e o capital efetivamente encontrado no caixa de uma empresa.

Desse modo, os valores encontrados no caixa podem ser acima ou abaixo do registrado. No contexto corporativo, o primeiro caso seria uma boa notícia para a empresa. No segundo, os gestores teriam um indício de fraude envolvendo o dinheiro do negócio.

Contudo, a quebra de caixa pode ter outro significado: o conceito diz respeito aos operadores de caixa. Quando o termo é aplicado ao comércio ou varejo, ele se refere a uma gratificação acrescentada ao salário dos colaboradores que trabalham com dinheiro em espécie.

O que diz a CLT sobre o tema?

Vamos considerar a quebra de caixa quando o conceito é entendido como uma gratificação aos operadores de ponto de venda — como aqueles que atuam em supermercados. Logo, ela não é um instrumento citado expressamente entre as normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Legalmente, a empresa não tem obrigação de arcar com a gratificação. Contudo, o acordo em relação ao pagamento costuma ser estabelecido por convenção coletiva ou diretamente com o colaborador.

O pagamento da quebra é normalmente feito a trabalhadores do caixa, aqueles profissionais que operam no ponto de venda (PDV). Há sindicatos que pressionam as empresas para que esse valor adicional seja acrescentado ao salário, o que tornou a gratificação mais comum em empresas de diferentes segmentos.

O entendimento de que a quebra de caixa pode ser integrada ao salário dos funcionários é oriundo de uma decisão do Tribunal Superior do Trabalho (TST). O órgão se mostrou a favor de que os valores sejam adicionados aos vencimentos tradicionais, por meio do argumento de que esse pagamento extra tem uma natureza salarial.

O TST, como o nome indica, é uma instância superior. Por isso, essa decisão se aplica também a decisões de instâncias inferiores. Então, o valor adicional da quebra de caixa é normalmente acrescentado a benefícios como horas extras, férias, 13° salário, entre outros.

Um detalhe relevante é que a quebra de caixa é registrada na carteira de trabalho. Para evitar problemas, então, os gestores podem escrever o pagamento na área de anotações.

Qual o valor da quebra de caixa?

Já que essa gratificação adicional não é obrigatória para as empresas, o que existem são convenções coletivas e acordos diretos que servem para que a organização entenda o valor que é mais justo ao remunerar seus colaboradores nesse sentido.

Por isso, e pelo aspecto informal da gratificação, não existe uma porcentagem fixa que deve ser paga aos funcionários. É o empregador que tem a decisão final sobre o valor fixo, sem qualquer limite predefinido.

Caso uma empresa nunca tenha pagado essa gratificação, e entre em acordo com seus colaboradores para custear a quebra de caixa, uma boa ideia é se basear em convenções trabalhistas que organizações do mesmo setor já utilizam.

Além disso, há uma referência mais objetiva: o Precedente Normativo n.° 103, definido pelo Tribunal Superior do Trabalho. Esse documento indica o valor de 10% para a gratificação, calculado em cima do salário do colaborador.

Esse precedente faz referência direta ao colaborador que ocupa a função de operar o caixa. Isso é importante para que a empresa consiga se programar e entender quem realmente deve receber a gratificação.

Outro ponto é que, dependendo do acordo firmado, a empresa pode firmar um valor ou porcentagem com seus colaboradores que não pode ser revertido. Assim, é válido que a organização tenha o seu departamento jurídico envolvido nessas discussões, para que nenhum detalhe surpreenda negativamente a companhia no futuro.

Quais os impactos para a empresa?

Os impactos variam de acordo com o significado de quebra de caixa. Como mencionado, depende do contexto:

• quebra de caixa como gratificação — a bonificação serve como um incentivo para colaboradores que operam o ponto de venda. O trabalho diário é estressante e demanda agilidade. Além disso, a bonificação serve para compensar possíveis descontos que seriam feitos por erros nas contas ao repassar trocos, por exemplo;
• quebra de caixa como rombo financeiro — aqui, os impactos são negativos. Dependendo do nível da diferença entre o que é registrado e o que há no caixa, o prejuízo pode demandar a mudança no orçamento e nos investimentos programados.

Como a quebra de caixa pode ser calculada?

O cálculo do valor da quebra de caixa vai variar conforme os termos do acordo firmado entre os empregadores e os funcionários que ocupam essa posição de caixa (de maneira permanente).

Caso a empresa siga a referência do Precedente Normativo do TST, fica mais fácil encontrar o valor: 10% do salário-base dos operadores de caixa. Contudo, é bom entender que esse percentual deverá ser respeitado mesmo que o salário dos profissionais aumente significativamente.

Desse modo, um operador de caixa que receba R$ 1.800 por mês terá uma bonificação, relacionada à quebra de caixa, de R$ 180.

Outro caminho é definir um valor fixo, que faça jus ao salário-base do colaborador. Se um operador de caixa tem um salário de R$ 1.800, por exemplo, a quebra pode ser de R$ 240 — assim, mesmo que os vencimentos desse funcionário aumentem, a gratificação continuará a mesma.

É muito importante que a empresa tenha todos os seus funcionários operadores de caixa bem mapeados. Caso uma organização defina uma gratificação muito alta e descubra que tem 150 colaboradores cumprindo essa função, por exemplo, é necessário que esse montante esteja dentro da realidade financeira e dos orçamentos do negócio.

Por que fazer o cálculo?

Esse cálculo é relevante para que a empresa tenha um maior controle das suas contas e do seu capital disponível. Caso a gratificação seja feita de um modo totalmente descompromissado, sem um valor ou percentual fixo, as chances de que as contas sejam prejudicadas aumenta significativamente.

Além disso, o trabalho de operador de caixa é estressante e demanda muita agilidade e sangue-frio dos colaboradores. Todo mundo que já esteve em uma fila de supermercado já pôde notar como esses trabalhadores precisam agir rapidamente, manipulando os valores e repassando o troco aos clientes. Por isso, essa gratificação é crucial para valorizar esses funcionários.

Como se não bastasse, esse benefício é uma forma de compensar eventuais prejuízos no exercício das atividades. Pela rapidez que o trabalho demanda, um operador de caixa pode acabar errando em outra conta, por exemplo. Em vez de todo o estresse de ter que retirar o valor do salário-base do funcionário, os gestores definem a gratificação como uma forma de que os vencimentos regulares sejam repostos.

Vale lembrar que a chegada do Pix e o uso de cartões de crédito e débito por meio do celular são algumas ocorrências que mostram que a circulação do dinheiro em espécie diminuiu. No entanto, de acordo com o Banco Central, esse modo de pagamento ainda é a base dos pagamentos no Brasil.

Quais as causas da quebra de caixa?

Como já foram citadas as implicações da quebra de caixa quando o conceito é aplicado aos funcionários que movimentam dinheiro em espécie, agora é importante retomar o outro significado: nesse contexto, ele representa uma diferença entre os valores registrados e aqueles que são realmente encontrados no caixa do negócio.

Assim, a quebra de caixa é uma situação que pode ocorrer por diferentes motivos. Um deles é a falha no registro, causada por processos falhos ou pelo uso de tecnologias ultrapassadas. Aí, os gestores encontram inconsistências financeiras no saldo — que podem ser significativas e atrapalhar os investimentos da organização. Vamos conhecer os outros contextos nos quais ela ocorre.

Falhas na contabilização

Registrar os valores que entram e os que saem no caixa é algo fundamental para qualquer empresa, independentemente do segmento em que atua ou do seu porte. Quando isso não acontece, vários motivos podem explicar esse problema de contabilização.

O primeiro deles é a falta de alinhamento entre os profissionais da área financeira e do setor contábil. Como a comunicação é falha, as pessoas não trocam as informações necessárias para manter os registros atualizados.

O segundo é a ausência de tecnologias que facilitam o registro e atualização dos valores. Quando os processos são feitos manualmente, qualquer erro acaba ocasionando números diferentes.

O terceiro é a falta de profissionais qualificados para realizar esse registro. É crucial que colaboradores com uma boa formação financeira e/ou contábil sejam alocados para garantir o correto armazenamento das informações. Isso ainda favorece a consulta futura, principalmente se a organização precisar fazer comparações.

Saldo inconsistente

Quando o saldo no caixa é considerado inconsistente em relação às informações registradas, a empresa tem um problema. Alguns investimentos podem não estar sendo documentados, por exemplo.

Isso também pode ocorrer porque os gestores não estão separando as contas corporativas das pessoais. Quando isso ocorre, os empreendedores têm uma noção confusa do faturamento, do lucro, das necessidades de corte de gastos e de outras perspectivas financeiras.

Para evitar esse problema, uma ação indicada é a definição de um pró-labore. Trata-se de uma forma de pagamento para os sócios que trabalham na empresa. Dessa maneira, chega-se ao pagamento justo relacionado à participação do quadro societário.

Fraudes

Fraudes financeiras também são ocorrências que explicam a inconsistência entre o saldo encontrado e os valores registrados. Elas podem ocorrer por meio da falsificação de transações, desvios de pagamento ou pela apropriação indevida de ativos, por exemplo.

Do mesmo modo, há a fraude direta. Nessa modalidade, o indivíduo falsifica documentos ou informações visando obter benefícios financeiros ilícitos para si.

Furtos e desvios

Os furtos e a apropriação indébita de recursos são crimes financeiros que se relacionam ao uso não autorizado de ativos ou recursos da companhia para benefício pessoal.

Um exemplo disso seria o roubo de dinheiro da empresa, puro e simples: colaboradores com acesso às contas podem fazer transferências para suas próprias carteiras digitais.

Erros de cálculo

Os erros que ocorrem durante os cálculos financeiros podem acarretar a quebra de caixa, assim como depósitos e retiradas não registradas, pagamentos não processos ou mapeados, transações não autorizadas e uma falta de políticas próprias para a manutenção do fluxo de caixa.

Quando relembramos o conceito de quebra de caixa aplicado aos operadores de ponto de venda, ela também pode ocorrer pelos erros ao entregar ou receber o troco.

Falta de políticas internas

A ausência de diretrizes internas facilita a ocorrência da quebra de caixa. Afinal, será bem mais fácil burlar as regras se a empresa não fizer nada para evitar a situação.

Quando um colaborador decide retirar dinheiro da organização para fins pessoais, ele é provavelmente motivado pela certeza da impunidade. Adiante no texto, mostraremos alguns controles para evitar isso.

Qual a importância de evitar quebra de caixa?

Uma falha ou outra nos processos de gestão financeira pode até passar despercebida — e nem fazer tanta falta assim em relação ao saldo da empresa, principalmente no caso de companhias de grande porte.

Contudo, quando isso acontece regularmente e ocasiona o desvio de valores altos, a empresa arrisca ter a saúde financeira comprometida. Pode-se ter que adiar o pagamento de compromissos com parceiros e fornecedores.

No pior dos cenários, a organização pode se ver obrigada a buscar por formas alternativas de complementar o caixa, como empréstimos e linhas de crédito. As políticas internas de controle financeiro de custos, como o compliance, podem ser desrespeitadas para que a companhia cubra o rombo causado.

Nesse sentido, evitar a quebra de caixa é algo que a empresa precisa fazer para manter seus compromissos financeiros em dia. Outro motivo diz respeito à reputação do empreendimento no mercado. Quando os problemas de desvio ocorrem de maneira frequente, isso é um sinal de que ela não tem controles internos efetivos.

A chance de que os investidores se descolem da empresa, assim, aumenta significativamente. Do mesmo modo, os clientes ficarão receosos de que a qualidade dos produtos e dos serviços caia.

A quebra de caixa, quando não combatida, resulta em perdas financeiras, inconsistências no fluxo de caixa e perda da lucratividade. Evitá-la é crucial para que a companhia se mantenha viável.

Como evitar a quebra de caixa?

Novamente, é preciso abordar o tema em relação aos seus dois significados. Quando ele é uma gratificação definida pela própria empresa, não precisará ser evitado: afinal, é uma gratificação para os colaboradores, condicionada ao bom trabalho manuseando o dinheiro da companhia.

A coisa muda de figura ao analisar o outro significado do termo, relacionado a uma perda financeira. Embora erros no fechamento do caixa podem ocorrer, é preciso redobrar a atenção quando isso ocorrer de maneira recorrente ou quando os gestores notarem que altos valores forem desviados.

Por isso, é importante conhecer os principais meios de evitar os rombos financeiros — e como colocá-los em prática.

Controles internos

É essencial ter procedimentos bem definidos e documentados. Todos os membros da equipe responsável pelo fechamento do caixa precisam seguir uma mesma política de atividades. Isso evita erros, retrabalho e alinha objetivos.

É preciso desenvolver uma maneira de anotar todas as entradas e saídas de dinheiro, especialmente por meio de tecnologias que atualizam essa informação automaticamente. Vales-descontos e cheques devolvidos também devem ser listados.

Monitoramento

Os CFOs e sua equipe devem monitorar regularmente o registro do que entra e sai, assim como consultar o saldo disponível. Nessa segunda parte, é importante que o líder tenha cuidado com os funcionários que ele autoriza para fazer isso.

Compare o saldo final do caixa com as vendas registradas no sistema. Se houver qualquer diferença, investigue a origem do problema.

Treinamento

Uma empresa que queira acompanhar as movimentações financeiras de perto precisa ter profissionais qualificados para cumprir esse objetivo. Além de melhorar o controle, será possível conceder mais autonomia para cada membro da equipe as melhores decisões, baseadas em dados.

Uso de sistemas de gestão financeira

É possível conversar com empresas de desenvolvimento de software para desenvolver um sistema de gestão financeira, como um ERP, dedicado a facilitar o controle de despesas relacionadas à quebra de caixa e o registro das movimentações de fluxo.

Inclusive, é indicado adotar algum sistema que automatize o trabalho de emitir e armazenar as notas fiscais do negócio. Afinal, é preciso mantê-las sempre em ordem para evitar erros na hora de fechar o caixa.

Políticas de segurança

Políticas dedicadas a medidas de segurança complementam as rotinas de controle financeiro. No comércio e no varejo, por exemplo, as câmeras de segurança desencorajam a prática de desvio e furto de dinheiro.

Já em escritórios, o controle de acesso a determinadas informações deve ser mais restrito. Os CFOs e demais gestores devem modificar as políticas se notarem que as perdas são recorrentes.

Auditorias regulares

Uma recomendação é montar uma força-tarefa com colaboradores da área financeira, de modo a realizar auditorias internas regulares.

Caso a empresa esteja sofrendo regularmente com desvios e furtos, é importante realizar essas inspeções sem avisar ao resto dos colaboradores. Assim, será mais fácil descobrir ações criminosas, uma vez que os fraudadores serão pegos de surpresa.

Revisão de procedimentos

Caso os desvios no saldo estejam ocorrendo mesmo com a adoção de controles internos, uma boa ideia é revisar os procedimentos de gerenciamento de caixa, um a um. Com isso, será mais fácil entender em qual etapa as perdas acontecem.

Quais são as principais dúvidas sobre quebra de caixa?

Para finalizar, vamos responder a outras dúvidas relacionadas ao tema. Assim, a empresa estará preparada para lidar com a quebra de caixa em seus dois significados.

A quebra pode ser descontada?

Sim, isso pode ocorrer quando a diferença de valores constatada ultrapassa a taxa fixa acordada entre o empregador e o colaborador.

Exemplo: uma empresa define o valor mensal fixo de R$ 250 para a quebra de caixa. Contudo, quando são analisadas as movimentações feitas por um colaborador, a organização descobre que ficaram faltando R$ 300 em relação ao que deveria ser recebido. Nesse caso, são descontados R$ 50 do salário do profissional.

Quais são os custos associados à quebra de caixa?

• em relação ao 13º salário: sim, a quebra de caixa pode incidir em cima do 13°. Isso foi previsto pelo entendimento do Tribunal Superior do Trabalho, no Precedente Normativo;
• em relação ao cálculo de rescisão: sim, a gratificação de quebra de caixa é considerada na hora de fazer os cálculos das verbas rescisórias;
• em relação às férias: sim, a quebra de caixa é considerada ao calcular os valores recebidos em relação às férias do colaborador.

A empresa pode mandar o colaborador embora sem pagar nada?

Outra dúvida diz respeito à possibilidade de demissão em justa causa, ocasionada por fraudes no fluxo de caixa. Não há uma definição oficial sobre o assunto e a rescisão varia de acordo com cada caso.

Em 2017, o TST decidiu que uma empresa poderia demitir uma funcionária acusada de “furo de caixa”, isto é, de retirar valores indevidamente do saldo.

Na sequência desse caso, ficou estabelecido que a empresa não precisaria pagar qualquer verba relacionada ao processo de danos morais movido pela funcionária.

Como recuperar o dinheiro perdido?

Caso seja a constatada quebra de caixa, o primeiro passo é realizar uma avaliação das causas que podem ter levado a essa divergência de valores.

Quando a empresa tem meios de controle para supervisionar o trabalho diário dos colaboradores, como câmeras de segurança e supervisores atentos, será mais fácil mapear as causas. Assim que for descoberto o motivo que levou à quebra de caixa, a empresa tem algumas escolhas para fazer.

A primeira delas é conversar honestamente com o colaborador que causou a quebra, de modo a entrar em um acordo. Caso ele não reconheça a fraude ou se recuse a devolver os valores tomados do caixa, será preciso acionar as vias judiciais.

A quebra de caixa é um conceito completo — já que pode significar ao menos duas coisas distintas. É o nome de uma gratificação para colaboradores eficientes, mas também pode ser um termo utilizado para se referir a rombos financeiros. A gestão do fluxo deve ser ampla, de modo que os líderes mapeiem as movimentações de forma precisa.

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