Qual a importância da gestão de risco em viagens corporativas?

A gestão de risco em viagens corporativas é um processo fundamental para qualquer empresa e permite uma análise de riscos detalhada. De modo geral, esse fluxo se torna ainda mais importante diante das condições atuais do mercado e as instabilidades promovidas pelo novo Coronavírus. Isso porque, as organizações precisam reavaliar as políticas internas, de modo a garantir a preservação dos colaboradores.

Por outro lado, uma gestão de viagens corporativas eficiente também é responsável pelo engajamento do time em relação à instituição. Para se ter uma ideia, de acordo com o relatório Business Traveler Report 2019, 31% dos viajantes consideram a segurança como o principal ativo da instituição e 52% estimam esses treinamentos como os mais pertinentes para uma empresa.

Ou seja, uma boa gestão de risco em viagens corporativas consegue prever tudo o que pode acontecer e como deve ser feito para evitar ou superar esses problemas durante uma viagem corporativa. Dessa forma, é possível criar um plano de ação para que seja tomada as devidas providências, evitando mais problemas e facilitando para os gestores e para os colaboradores que estão viajando.

Por isso, montamos esse guia completo com todas as informações que você precisa saber sobre a gestão de risco em viagens corporativas, qual sua importância e como desenvolver uma em sua empresa.

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Qual a importância da gestão de risco em viagens corporativas?

Como falamos, a gestão de riscos em viagens corporativas é uma série de ações, estratégias e atividades que tem como objetivo proteger uma empresa e seus colaboradores contra possíveis ameaças, imprevistos e riscos durante uma viagem corporativa.

Isso quer dizer, identificar todos os pontos que podem gerar problemas durante uma viagem e que podem atrapalhar o objetivo desta viagem. Com isso, a empresa deve construir um planejamento que seja capaz de contornar essas situações ou, pelo menos, diminuir os impactos causados por eles.

Ao saber o risco que determinada atividade proporciona, por exemplo, para as finanças da companhia, se torna mais simples criar mecanismos para prevenir determinadas situações. Na prática, é uma forma de proteger o bom funcionamento da empresa.

Confira alguns dos principais benefícios que a gestão de viagens corporativas pode proporcionar para sua empresa.

Controle de custos

Nós sabemos que imprevistos acontecem, principalmente quando se está em uma cidade desconhecida e sem auxílio. É neste momento que a gestão de riscos pode ajudar, ao prever todas as situações que podem acontecer durante uma viagem, como tempo extra de hospedagem, transporte, alimentação e outros imprevistos, é possível definir um orçamento para quando cada uma dessas situações aconteça.

Isso permite que a gestão tenha um controle maior sobre os gastos e consiga fazer escolhas considerando o melhor custo-benefício. Dessa forma, além de prevenir riscos, é possível diminuir os gastos sem abrir mão do conforto dos viajantes.

Garantir que o objetivo da viagem seja alcançado

Toda viagem corporativa possui um objetivo, seja ele fechar um negócio, visitar clientes, fornecedores, participar de um evento ou workshop. Os riscos podem ser responsáveis por atrapalhar que esse objetivo seja alcançado.

Ao realizar a gestão de riscos de viagens corporativas, você consegue identificar tudo aquilo que pode ser prejudicial ou atrapalhar o objetivo da viagem, por exemplo, atrasos, gastos extras, etc.

Ao tomar esses cuidados, é possível garantir que os colaboradores que estiverem viajando conseguirão finalizar a viagem sem grandes dificuldades e assim, alcançar o objetivo. Isso pode ser o diferencial financeiro para a empresa.

Confira: O que é alçada de aprovação nas viagens e despesas corporativas?

Como fazer a gestão de risco em viagens corporativas?

Liste as principais situações de risco

O primeiro ponto é identificar possíveis situações de riscos, que podem estar relacionadas com a integridade dos colaboradores (como acidentes e doenças), segurança financeira (extravio de bagagens, assaltos e gastos imprevistos) ou ao propósito da viagem (improdutividade ou fins que não fazem parte da intenção da organização).

É importante ter em mente que cada destino pode apresentar ameaças diferentes e devem ser consideradas pelos gestores de viagens por meio de pesquisas detalhadas. Desse modo, pode-se levantar as principais possibilidades e elencar um quadro mais claro a respeito do deslocamento.

Classifique as situações de acordo com as probabilidades

Com as informações propostas no tópico anterior, é momento de entender quais as probabilidades de cada quadro se concretizar e as consequências esperadas. Por exemplo, é mais fácil ocorrer um erro com a reserva do hotel do que uma queda de avião, certo? Ou, ainda, atraso do voo do que um assalto, dependendo do destino. Compreender essas possibilidades na gestão de viagens corporativas dá aos líderes materiais suficientes para a próxima etapa.

Tome as ações necessárias

Por fim, é necessário definir quais ações serão tomadas diante de cada uma das circunstâncias. Essas estratégias, por sua vez, devem ser devidamente repassadas para os colaboradores, alinhando expectativas e as melhores práticas de segurança. Assim, a empresa garante não apenas o constante monitoramento do time em deslocamento, mas também uma resposta rápida em casos de emergências e a mitigação de grandes consequências.

Conte com a tecnologia

Uma dica extremamente importante para você aplicar a gestão de risco em viagens corporativas na sua empresa é contar com o auxílio de ferramentas e tecnologias que podem facilitar o trabalho de um gestor.

Um bom sistema de gestão de riscos em viagens corporativas permite ao usuário fazer pesquisas de voos, serviço de hospedagem, transporte, fechamento de reservas, geração automática de relatórios de despesas, envio de comprovantes e muito mais.

Com isso, é possível diminuir as chances de erros, além de aumentar a produtividade e a eficiência da equipe, sem falar na possibilidade de encontrar as melhores soluções com ótimo custo-benefício.

Leia também: Quais indicadores monitorar em uma gestão de viagens corporativas?

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