Qual é o próximo passo?

Falar sobre viagens em 2020 é como falar sobre qualquer coisa em 2020: não faz mais muito sentido. Mas o que nós podemos discutir com certeza absoluta são as maneiras de melhorar a gestão de viagens que facilitem que voltemos a colocar o pé na estrada, sabendo realmente aonde estamos indo.

Fazer isso se resume a uma coisa: estar juntos. E, nesse caso, não queremos dizer viajar ao redor do mundo para ver seus clientes, mas sim cruzar o corredor para conversar com seus colegas da área financeira e seu gerente de viagens. Essas duas equipes têm de trabalhar juntas para garantir a segurança dos viajantes, aumentar a visibilidade dos gastos e melhorar a experiência geral para todos aqueles que fazem as malas e vivem essa experiência.

Segurança em primeiro lugar.

Se você trabalha na área financeira, conhece os riscos. Literalmente. Você sabe o risco de ultrapassar o orçamento. Você sabe o risco de não estar em conformidade. Você sabe o risco de deixar de cumprir algum regulamento regional complicado. E todos esses riscos aumentam os custos.

Se você estiver na área de gestão de viagens, sabe os riscos de enviar funcionários em viagens em um mundo instável.

Então, sim, ambos entendem o que está em jogo. O que é interessante, porém, é que as áreas de finanças e de viagens têm as respostas para os problemas uns dos outros. Quando você se reúne e tem as ferramentas certas nas mãos, consegue ver o que está sendo gasto, para eliminar o risco de ultrapassar o orçamento. Você pode capturar cada reserva, para saber que está em conformidade.

E, o mais importante, saberá onde sua equipe está, assim você não precisa cuidar apenas de regulamentos e exigências, podendo realizar o dever de diligência e apoiar a segurança de quem viaja onde quer que estejam trabalhando. Se quiser saber mais sobre como proteger sua equipe, confira os detalhes neste e-book rápido sobre viagens.

Ver é acreditar.

Quando as pessoas de sua equipe conseguem estar em contato umas com as outras, é possível enxergar mais do que uma forma de ajudar, é possível atender a empresa toda. Ter o controle de gastos, por exemplo. Com algumas ferramentas simples implementadas em programas de viagem, os gerentes de finanças e viagens podem ver cada reserva, cada itinerário e todas as despesas realizadas por cada viajante.

Eles conseguem ver tudo, para que possam controlar tudo.

Essas ferramentas de viagens e despesas também eliminam erros e atrasos decorrentes de recibos em papel e relatórios manuais de despesas. Então, em vez de esperar até o próximo mês para descobrir o que foi gasto no mês anterior, a equipe financeira pode ver os números reais e precisos à medida que os gastos ocorrem.

Ao capturar todas essas informações, os gerentes de viagens podem saber se as políticas estão sendo seguidas e treinar facilmente os viajantes para permanecerem no caminho certo. Eles terão os dados de gastos para fortalecer as negociações e, ao lado da equipe financeira, terão as informações para tomar decisões mais inteligentes de forma mais rápida.

A empresa toda ficará mais bem informada e mais flexível, e essa é uma vitória para todos.

Uma experiência melhor.

Por falar em todos, a colaboração entre gerentes de viagens e líderes financeiros melhora a experiência geral dos funcionários que estão viajando. Os aplicativos e a automação simplificam o processo, permitindo que os viajantes façam reservas com marcas que amam, recebam as atualizações e os upgrades que desejam e eliminem o trabalho desnecessário com relatórios de despesas e gestão de recibos.

Isso significa mais do que ter uma viagem mais fácil, significa mais tempo para fazer o trabalho para o qual se prepararam. E isso melhora o envolvimento dos funcionários, não apenas a produtividade.

Quando os gerentes de viagens ajudam a tornar o processo de viagem sem esforço dessas formas, a adoção aumenta. E quando ela aumenta, a equipe financeira consegue ver mais os dados de que precisa. E todos ficam felizes.

Trabalhe em equipe.

Combinar os esforços das equipes de finanças e de viagens elimina muito do esforço da gestão de viagens em si. É bom para quem lida com números, é bom para os gerentes de viagens e é bom para cada pessoa na empresa. Então veja alguns detalhes mais aprofundados neste e-book e comece já.