Principais tendências de viagens e despesas de 2021: VP do NielsenIQ compartilha seus insights

K. G. Subramanyam, membro da KGS, é vice-presidente global de plataformas empresariais da NielsenIQ. Ele tem mais de 20 anos de experiência em tecnologia gerenciando plataformas de finanças, viagens e despesas (T&E) e programas de cartão corporativo em 105 países. Atualmente, ele lidera iniciativas de transformação digital na plataforma S/4, com expertise em inovar e alavancar plataformas usando inteligência artificial (IA), automação de processos robóticos (RPA), machine learning (ML) e outros softwares de automação de processos.

Em um webinar recente, a KGS e outros líderes discutiram as quatro principais tendências de T&E que gerarão mudanças positivas em 2021, bem como melhores práticas para ajudar a melhorar seu programa.

Tendência 1: "Viagens seguras" vão ganhar um novo significado

O retorno à viagem está em primeiro lugar. Com mais pessoas sendo vacinadas e com menos restrições determinadas partes do país (Estados Unidos), o retorno às viagens de negócios já começou.

“A viagem responsável, com foco no bem-estar do colaborador, será a marca registrada neste ano”, compartilha a KGS. “A aplicação de lições aprendidas no último ano da pandemia irá reformular completamente as políticas de viagens e despesas de uma organização. O ambiente de viagens está passando por mudanças significativas, por isso os viajantes globais precisam se adaptar continuamente.”

Passaportes de vacinas, exames de saúde e exames também se tornarão mais comuns. A KGS continua, explicando que, “empregadores como nós já estão moldando estratégias com informações de países locais que são mais orientados por tendências, mandatos e comunicações. O dever de cuidar das obrigações ganhará força. Os dados da SAP Concur ajudarão a localizar funcionários por meio do ecossistema e coletar informações da OMS, CDC, etc.”

O Travel também permanecerá flexível para os funcionários que mantiverem os contratos de trabalho remoto. No entanto, a KGS explica: “Os funcionários considerados ‘viajantes críticos para os negócios’ verão medidas relevantes implementadas para aliviar o peso das viagens, pois há um maior senso de saúde e segurança atrapalhando a necessidade de viagem. As vacinas levarão tempo para se propagarem a nível mundial e irão diferir de país para país, com base no progresso da vacinação, na taxa de infeção, nas novas variantes e na resposta de governos locais. Mas, à medida que mais pessoas forem vacinadas, isso proporcionará uma capacidade para que as viagens corporativas voltem”.

Tendência 2: A sustentabilidade é mais do que apenas reciclagem

Os últimos anos mostraram um enorme aumento na preocupação com a sustentabilidade, com a força motriz sendo o influxo das gerações mais jovens se juntando à força de trabalho.

“Essa nova geração de colaboradores está pesquisando as metas acionáveis, as conquistas e os registros das empresas antes que se comprometam a fazer parte. O tema da sustentabilidade está se transformando em tendência com o aumento da tração na América do Norte, mas ainda não muito parecido com a União Europeia. A pandemia global também a colocou em foco acentuado”, afirma a KGS. “Por causa disso, a tecnologia verá maior ganho em uma estratégia holística ambiental, social e de governança (ESG) das empresas. A tecnologia pode e vai desempenhar um papel importante na transformação digital, tornando os dados de "impacto ambiental" mais transparentes para seus usuários finais."

A KGS continua compartilhando exatamente como as soluções SAP Concur ajudam a dar suporte à meta de ser mais sustentável em 2021: "Nossos dados do SAP Concur atualmente entram em nossa estrutura ESG e relatórios para instruir nossos funcionários sobre a pegada de carbono. Esses dados oferecem a eles opções para reduzir ou eliminar suas emissões de CO2, como compartilhamento de viagens, identificação de propriedades LEED (Liderança em Energia e Design Ambiental) certificadas, promoção de vida sustentável e cadeia de suprimentos e redução de papel com a transformação digital.”

As empresas estão avançando além das compensações de carbono para estratégias mais práticas e impactantes. A KGS acredita que, no final, tudo se resume a formas tecnológicas e orientadas por dados para alcançar metas ESG de longo prazo.

Veja também: Guia rápido de Viagens Corporativas Sustentáveis

Tendência 3: A mudança para soluções baseadas em nuvem

As plataformas T&E não são mais uma função de back-office, dado o volume de gastos que aumentou ao longo dos anos. "Um tema comum que surge entre as organizações é usar dados em tempo real para impulsionar o processo decisório", disse a KGS. Isso permite às empresas:

• Melhorar a gestão orçamentária e a liquidez
• Aumentar a conformidade
• Eliminar erros
• Maximizar a rentabilidade

“A gestão de despesas está no topo da agenda do CFO. Com a disponibilidade e adoção de ferramentas baseadas em nuvem, ficou muito mais fácil acessar os dados. Os avanços tecnológicos, como IA (inteligência artificial), machine learning (ML) e automação de processos robóticos (RPA), desempenharão um papel fundamental no fornecimento de análises e relatórios baseados em dados para a tomada de decisões estratégicas”, afirma a KGS. É claro que a automação inteligente se tornará padrão em todos os setores

As empresas estão investindo milhões de dólares em iniciativas de transformação digital, adotando soluções baseadas em nuvem, usando tecnologias de IA, ML e RPA, reduzindo a complexidade tecnológica, a mão de obra manual e otimizando processos orientados a pessoas. “No NielsenIQ, conseguimos passar completamente digital na América do Norte, o que impacta a maioria de nossos usuários de T&E. Isso nos permite realizar auditorias de nossos relatórios de despesas globalmente por meio de ecossistemas na nuvem”, afirma a KGS.

Tendência 4: Manter a conformidade com as leis fiscais em constante mudança

Os governos estão mudando e atualizando as leis tributárias mais rapidamente do que a maioria das empresas pode acompanhar. De acordo com a Deloitte, a digitalização de impostos e avanços em direção a relatórios em tempo real contribuíram para requisitos mais rigorosos entre as autoridades fiscais globais. Isso significa que é imperativo ter tecnologia pronta para se adaptar e cumprir.

“As obrigações fiscais de IVA são o foco principal dos CFOs. As soluções de software estão focadas na perspectiva de automação de ponta a ponta para facilitar a reivindicação de IVA”, afirma KGS. “O uso de tecnologias de IA, ML e RPA aprimorará ainda mais as soluções para aliviar a carga das grandes organizações globais que tinham um processo manual e complicado para reivindicar o IVA, evitando o risco de não passar auditorias financeiras.”

Essencialmente: “Pense no local e aja globalmente”. A KGS continua acrescentando: “Esse é o tema a lembrar de recuperar consistentemente o máximo possível de IVA com visibilidade global da recuperação. A integração de sistemas T&E firmemente com ERPs orientados por mecanismos fiscais, combinada com automação inteligente, ajudará a reduzir a complexidade nesse espaço.”

Preparando-se para 2021: como as soluções SAP Concur podem ajudar você

As soluções SAP Concur podem ajudá-lo a gerenciar o processo de T&E para criar um programa mais flexível e descobrir economias de custos. Antes e durante a reserva, você pode pré-aprovar custos, aplicar políticas e preços preferenciais de forma consistente, independentemente de os empregados utilizarem sua ferramenta de reserva ou reservar diretamente.

Durante as viagens, nosso aplicativo d gerencia todas as partes dos itinerários dos viajantes e se livra dos recibos em papel, enquanto você tem visibilidade dos planos de suporte ao dever de cuidado. Após cada viagem, as cobranças são automaticamente preenchidas e categorizadas, reduzindo erros, simplificando a alocação e dando a você insights para avaliar e refinar políticas e criar um programa versátil e que atende às necessidades empresariais.