Prevenção de fraude em gastos corporativos em viagens: saiba tudo!

SAP Concur Team | 18-10-2021
As empresas correm o risco de sofrerem com golpes financeiros a todo o momento. Nas despesas realizadas por colaboradores, existem diversos tipos de formas de tentar burlar as políticas e fiscalizações para conseguir uma verba extra no reembolso. Por isso, é fundamental adotar boas práticas na prevenção de fraude.
 
Afinal, nos gastos corporativos, em geral, já existe essa possibilidade de fraude por parte dos funcionários. Então, quando falamos de viagens a negócios, o risco aumenta mais um pouco, já que a distância pode fazer com que os profissionais pensem que não há uma fiscalização ou auditoria em cima das despesas.
 
Para se ter uma ideia dos impactos que esses golpes nas despesas podem causar aos negócios, a Associação de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) publicou um relatório detalhado com dados preocupantes. Veja algumas informações a seguir:
  • Um esquema de fraude nas despesas pode durar, em média, 14 meses antes de ser detectado. O que gera um custo de US$ 8.300 por mês;
  • As perdas operacionais estimadas a cada ano devido a fraudes podem chegar a 5% da receita anual;
  • As quatro principais fontes de fraudes corporativas são os setores de operações (15%), contabilidade (14%), diretoria executiva (12%) e vendas (11%).
Outro levantamento da Fraud Magazine revela o panorama nos casos de viagens corporativas. Segundo o estudo, as fraudes cometidas nos processos de reembolso das viagens representam quase 15% do total de fraudes dentro da empresa. Com isso, hoje, neste artigo, vamos falar sobre a prevenção de fraude em gastos corporativos em viagens de negócios.
 

Quais sinais de que podem ocorrer fraudes nas despesas de viagens?

Antes de entender como realizar a prevenção de fraude, é importante também identificar e detectar esses problemas. Até porque muitos gestores e empresas só se preocupam em implementar medidas de controle e prevenção depois de sofrer com grandes perdas. Listamos os principais indícios de que o seu negócio pode estar passando por golpes nas despesas.

1. Falta de informações sobre a política de gastos

Se a empresa não traz regras sobre as políticas passíveis de reembolso nas viagens, os limites, os gastos proibidos e outros parâmetros, aumenta o risco dos colaboradores cometerem fraudes. Uma vez que acreditam que não serão pegos, já que não existe uma política clara.
Além disso, também podem ocorrer erros de interpretação ou fraudes acidentais por parte dos funcionários.

2. Gastos no limite do orçamento

Ter um limite nas despesas das viagens é indispensável, mas, quando os gastos ficam sempre perto desse valor máximo, os gestores devem desconfiar. Afinal, os colaboradores podem se valer de todo o orçamento disponível para praticar fraudes, ao invés de economizar.
 
Por isso, se a ocorrência desses gastos perto do limite for recorrente, é importante olhar com mais atenção, se não existem golpes ou tentativas de burlar os comprovantes e prestações de conta.
 

3. Problemas com os comprovações de gastos

Aqui, com certeza, a maioria dos gestores já devem abrir bem o olho. Claro que existem casos de perda de comprovantes e notas fiscais. Mas, muitas vezes, o sumiço do recibo ou o esquecimento dele pode ser um sinal de solicitação de reembolso sem que a despesa tenha sido efetivamente realizada. O que se trata de uma tentativa de golpe.
 
Neste caso, para prevenção de fraude, é importante ter na política de despesas que os reembolsos só serão praticados com comprovantes. Até porque só confiar na palavra do colaborador não garante que aquele valor foi realmente gasto.

4. Falta de automação nos processos

A ausência de automação nos processos, seja na prestação de contas, na digitalização de notas fiscais, ou nos reembolsos, pode facilitar a realização de fraudes também. Uma vez que é preciso registrar e controlar tudo em planilhas, exigindo documentos físicos. O que é passível de erros que podem passar despercebidos.

5. Excesso de comprovação

Por fim, vale destacar o excesso de comprovação também. Muitas vezes, para ganhar mais reembolsos, os colaboradores podem entregar comprovantes duplicados, ou ainda fornecer notas e recibos falsos, sendo difícil identificar tal problema.
 

Quais medidas de prevenção de fraude adotar na sua empresa?

De olho em todo esse cenário, separamos os principais pontos para ajudar as empresas na prevenção de fraude nos gastos em viagens corporativas e na melhora do compliance e da governança corporativa. Vamos a eles:
  • Analisar o perfil dos colaboradores e ter uma política clara de despesas
Como falamos no primeiro indício de que pode estar ocorrendo fraudes, a política de despesas, assim como sua comunicação clara, é essencial para garantir que todos os colaboradores saibam exatamente os requisitos, regras e limites de gastos e reembolsos.
E, para ter uma política ainda mais assertiva, vale a pena fazer um mapeamento do perfil dos profissionais, identificando seus hábitos e padrões de despesas nas viagens.
  • Redobrar cuidados com relatórios de despesas
O fechamento dos relatórios de despesas nas viagens é uma das principais atividades para a prevenção de fraude. Uma vez que é possível verificar cada gasto, nota e recibo, identificando algum possível risco de transgressão. Caso tudo seja validado, o processo de reembolso pode seguir sem problemas.
Aqui é importante contar com tecnologias, já que a operação manual pode incorrer em erros de processamento de dados e na falta de identificação de fraudes.
  • Ter um sistema com visibilidade de gastos em tempo real
Outra forma de mitigar e prevenir fraudes diz respeito ao uso de tecnologias para apoiar a gestão de despesas e viagens corporativas. Por meio delas, é possível tanto otimizar o processo de prestação de contas, comprovação, reembolso e relatórios, como também ter maior visibilidade de gastos.
Afinal, o sistema permite categorizar e separar as despesas dos colaboradores de acordo com os requisitos previstos na ferramenta, vendo exatamente onde ocorrem os maiores gastos, por exemplo, hospedagem, transporte ou alimentação.
  • Usar tecnologias para facilitar auditorias
Para encerrar, a última dica se refere à prática de auditorias para a detecção de fraudes. Com isso, fico muito mais fácil, rápido e eficiente pegar esses desvios. Além do que, quando a equipe sabe que existem auditorias recorrentes, isso inibe o comportamento fraudulento.

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