Por que contratar um gestor de viagens corporativas?

SAP Concur Team | 23-06-2022

As viagens corporativas são de extrema importância para o turismo e para as organizações. São aquelas viagens realizadas pelos funcionários em nome da instituição.

 
Essas viagens ocorrem em situações em que a organização se inscreve em feiras, cursos presenciais, congressos ou até mesmo visitas a clientes estratégicos que precisam do contato direto para o fechamento de vendas.
 
Muitas vezes, as viagens corporativas são encaradas como despesas, mas é através delas que se torna possível identificar perfil e dores dos clientes, estreitar relações com fornecedores e o fechamento de diversos negócios.
 
Assim, entendemos que as viagens corporativas são fundamentais para gerar maior lucratividade e ter uma visão ampla dos negócios de uma empresa.
 
Em muitas instituições o número de pessoas e a frequência que essas viagens ocorrem são altas, e as despesas com essas viagens chegam a ser a segunda maior despesa da organização, ficando atrás apenas da folha de pagamento dos colaboradores.
 
Esses gastos quando não são gerenciados da maneira correta, podem trazer prejuízos, mesmo que o sucesso do fechamento de um negócio tenha ocorrido.
 
E, aí, está o desafio: a necessidade de reduzir custos com as viagens corporativas para adequar ao orçamento, organizar viagens econômicas, porém produtivas.
 
E é nesse contexto que entra o gestor de viagens corporativas, peça-chave nesse processo de gestão de viagens.
 
Vamos discutir mais sobre o papel desse profissional ao longo deste texto. Confira!
 

Qual a função do gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas, ou o travel manager, é o profissional responsável por organizar as viagens dentro das empresas, além de gerenciar despesas, cuidar de imprevistos e ficar atento sempre às novidades e notícias do mundo de viagens.
 
Engana-se quem acredita que o gestor de viagens seja um profissional apenas operacional, pois nos dias de hoje seu perfil é muito mais analítico.
 
Com o cenário que estamos vivendo, que sofre com constantes mudanças tecnológicas, o travel manager vem se tornando uma figura cada vez mais estratégica.
 
Aquele papel que antes era de controlar pagamentos, solicitar reembolsos ou apenas gerenciar viagens tornou-se um processo automatizado.
 
Hoje, o gestor de viagens está muito mais focado em melhorar a experiência do viajante corporativo, negociar diretamente com fornecedores, fechar acordos e contratos, cuidar de pesquisas de satisfação, controlar, revisar e analisar resultados e relatórios.
 
Ou seja, ele precisa analisar dados, interpretá-los e realizar planos de ações que beneficiem a empresa, seja na economia ou na satisfação do usuário. É seu papel pensar de forma estratégica na viagem, para que ela saia de acordo com as necessidades de cada viajante.
 
E em alguns cenários de crise, ele ainda possui a necessidade de reduzir custos com as viagens corporativas. Por isso, a importância de ter um perfil analítico com boa interpretação de dados e números.
 
O gestor de viagens precisa também estar atento às metas e ao orçamento da organização. É ele quem controla, acompanha e busca a redução dos gastos que envolvem as despesas das viagens corporativas, sem esquecer da segurança e conforto do viajante.
 
Independente da área em que a gestão de viagens corporativas está inserida na empresa, seja no RH, na área financeira, compras, etc. O gestor de viagens é responsável por implementar o programa de viagens corporativas e fazer sua gestão.
 
Em modo geral, esse profissional possui diversas atividades e ações estratégicas para a organização. Confira algumas delas:
 
  • Saber gerir e controlar todos os processos de viagens corporativas;
  • Entender sobre o cenário do mercado em que atua;
  • Fazer com que as viagens aconteçam da forma mais segura e confortável possível;
  • Compreender o orçamento da empresa e trabalhar para manter-se dentro ou, se possível, reduzir os gastos;
  • Conhecer tecnologias disponíveis no mercado para facilitar o processo, tornando-o mais prático e otimizado;
  • Tomar as atitudes necessárias para o cumprimento da política de reembolsos, adiantamentos e da viagem como um todo;
  • Mensurar e analisar os pontos de melhoria dos relatórios gerenciais;
  • Manter e procurar novos fornecedores de viagens e de transporte
  • Acompanhar reservas e emissões de passagens aéreas;
  • Acompanhar e realizar reservas em hotéis;
  • Providenciar serviços de mobilidade urbana para os colaboradores;
  • Trazer melhorias na experiência do viajante corporativo;
  • Analisar dados para uma gestão mais eficiente.
 
Vamos falar mais detalhadamente de algumas atividades do gestor de viagens a seguir.
 

Fazer o planejamento das viagens corporativas

Antes de realizar qualquer viagem, é necessário fazer diversas pesquisas de hotéis, estadias e transportes para que seja encontrado os melhores preços e condições de pagamento, colaborando para que a viagem corporativa saia dentro do orçamento esperado.
 
Todo esse processo de pesquisa faz parte do planejamento e cuidado que o gestor de viagem precisa ter para atender todas as necessidades do viajante e da empresa. E, claro, atingir a expectativa de todos.
 
Para ter um bom planejamento é essencial ter algumas informações como: o destino, quando será a viagem, quantos funcionários vão participar e qual o orçamento destinado para o planejamento dessa viagem.
 
As viagens planejadas e organizadas com antecedência podem evitar que imprevistos ocorram com os colaboradores envolvidos, além de permitir que a empresa tenha maior prazo de negociações com fornecedores.
 
Ao executar essa etapa com eficiência a organização pode ter sucesso em seus objetivos, além de economizar com a contratação de serviços.

Controle de custos

Um dos grandes desafios que todo gestor de viagens precisa lidar em seu dia a dia são os controles de custos. Ou seja, realizar mais com menos. Em todo o processo de gerenciamento de uma viagem corporativa, o gestor de viagens precisa encontrar as ofertas mais vantajosas, com base no orçamento que a empresa possui.
 
E isso, nem sempre é uma tarefa fácil, o que requer criatividade e jogo de cintura do profissional, pois, o travel manager precisa garantir que o custo seja o mais econômico possível. E, para que isso aconteça, o gestor de viagem precisa entender o perfil da demanda, a disponibilidade dos serviços com boas negociações, monitorar as boas oportunidades e seguir à risca as políticas de viagens corporativas.

Política de viagens corporativas

Para que uma viagem corporativa seja organizada com êxito, é preciso que a empresa elabore uma política de viagens que torne padrão determinados pontos, tornando muitos processos simples e até automatizados.
 
A política de viagens nada mais é que um conjunto de normas que servem para nortear todas as etapas envolvidas na organização de uma viagem corporativa.
 
Elas possuem diversas vantagens como:
 
  • Controlar despesas
  • Menor tempo gasto com processos operacionais
  • Maior qualidade nos serviços prestados durante a viagem
  • Objetivos mais alinhadas com a cultura da empresa
  • Detalhamento sobre a responsabilidade do viajante
 
A política de viagens corporativas é importante, pois ela auxilia na saúde financeira da empresa como um guia para a boa gestão de custos e despesas.
 
Este documento, além de auxiliar na redução dos custos, serve para providenciar viagens de qualidade aos colaboradores - sem que extrapole o orçamento, a padronização de procedimentos e o alcance das metas e objetivos da viagem corporativa.
 
Na prática, a política de viagens corporativas não precisa resultar em um documento extenso e complexo, ela precisa ser apenas clara e abordar todos os mínimos detalhes.
 
O gestor de viagens corporativas, portanto, deve incluir na política de viagens previsões acerca dos mais variados cenários, diminuindo assim as chances de conflitos, imprevistos e interpretações errôneas por parte dos colaboradores da instituição.
 
O profissional precisa que a política de viagens da empresa seja conhecida pelos funcionários e, claro, respeitada.

Uso de tecnologias

A tecnologia e a boa comunicação podem facilitar muito o dia a dia do gestor de viagens corporativas, como os sistemas de gestão de despesas que podem ajudar a empresa a economizar e reduzir custos.
 
Hoje em dia, é possível encontrar diversas plataformas on-line que oferecem diversas possibilidades de se obter os melhores preços na compra de passagens aéreas, providenciar o aluguel de veículos ou reservar hospedagens. Para isso, basta informar sua necessidade para fazer a comparação automática de preços e condições oferecidas por diversas empresas.
 
Além de trazer benefícios, o uso de tecnologias torna o serviço do gestor de viagens mais fácil e ágil.
 
Por isso, o gestor de viagens precisa ter conhecimento em tecnologias que possam inovar e auxiliar os processos, facilitar a execução do trabalho, e oferecer praticidade.

A análise de relatórios

Como comentamos no começo desse texto, o profissional de gestão de viagens precisa ter um perfil analítico, pois ele lida com números e dados, ou seja, ele analisa diversas informações para tomar decisões a respeito de viagens futuras.
 
Nesses relatórios é possível conferir alguns dados como:
 
  • quais foram as despesas ocasionadas pela viagem;
  • em que exatamente o dinheiro foi empregado;
  • quanto foi possível economizar;
 
Diante disso, fica claro que não ter o controle sobre os gastos de uma viagem corporativa, pode gerar impactos negativos e comprometer o budget da empresa. Portanto, os relatórios de despesas são de extrema importância para ter êxito no dia a dia do gerenciamento das viagens corporativas.
 
Dúvidas sobre viagens corporativas
 
É normal que haja dúvidas sobre o processo de gestão de viagens corporativas, seja na própria gestão ou dos colaboradores que precisam viajar. Por isso, separamos as principais dúvidas que podem te nortear sobre o tema. Saiba mais a seguir.
 

Viagem a trabalho custeada como recompensa. É possível?

Como discutimos neste texto, as viagens corporativas estão ligadas às atividades empresariais, ou seja, possui objetivos diferentes das viagens de recompensas que são oferecidas ao trabalhador como bonificações e premiações.
 
Quando o empregado realiza uma viagem que ganhou da empresa, alguns pontos precisam estar claros, como: quais custos estão inclusos nesta bonificação e quais são de responsabilidade do empregado.
 
Em uma viagem de recompensa, a empresa pode oferecer apenas as passagens, passagens + hospedagem ou um pacote inteiro.
 

Viagens corporativas valem como horas extras?

Essa é uma dúvida muito recorrente dos colaboradores e que provavelmente o gestor de viagens precisa esclarecer com frequência. Por isso, é preciso deixar claro sobre como funciona o banco de horas e/ou horas extras em viagens corporativas.
 
Eu preciso bater o ponto? O colaborador pode realizar atividades que ultrapassam sua jornada de trabalho? Como é pago as horas trabalhadas a mais?
 
Para que não haja dúvidas sobre a carga horária do trabalhador, é importante que haja o controle de horas remotamente. Dessa maneira, o colaborador consegue cadastrar as horas trabalhadas, para que assim seja contabilizada as horas extras. Mas, tudo isso deve ser acordado antes.
 
Agora, o deslocamento em viagens a trabalho, pode ser considerado como a disponibilidade que o colaborador disponibiliza à empresa, ou seja, conta como horas trabalhadas, sendo pagas com remuneração ou folgas.
 

O que será reembolsado na viagem corporativa?

Custos como passagens, hospedagens e locação de veículos, são deveres da empresa. Já os custos durante a viagem, como alimentação ou deslocamento, são despesas que cada organização define em sua política de viagens se são custos reembolsáveis ou não.
 
Não é obrigação da empresa cobrir custos como aquisição de bens e outros itens que não fazem parte da proposta da viagem, por exemplo.
 
Conclusão
 
O gestor de viagens é de extrema importância em empresas que realizam viagens corporativas com frequência. O papel desse profissional visa organizar, gerenciar e controlar todos os custos que essas viagens proporcionam às empresas.
 
As viagens corporativas podem ser consideradas grandes despesas para as organizações, por isso, o gestor de viagens possui o papel fundamental de atingir as necessidades da organização dentro do orçamento estimado, assim como proporcionar viagens de qualidade aos colaboradores.
 
Para ter êxito na gestão de viagens corporativas, você precisa:
 
  • Ter uma política de viagens estruturada;
  • Criar padrões seja com e-mails ou até check-list de processos;
  • Automatizar tudo que for possível;
  • Analisar os dados;
  • E gerenciar todos os custos envolvidos.
 
Como vocês perceberam, a gestão de viagens é um tema amplo que envolve várias questões. Esperamos que o artigo tenha ajudado o seu entendimento sobre o assunto!
 
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