Política de viagens corporativas: 5 passos na gestão pós-coronavírus

Com o avanço da pandemia do novo Coronavírus e as constantes mudanças presenciadas em diferentes setores, diversas organizações tiveram que adaptar suas ações internas e, principalmente, a política de viagens corporativas. Essas alterações possuem uma missão principal de adequar as práticas internas às novas necessidades do mercado. Mas também visam fornecer aos colaboradores mais segurança durante os deslocamentos, além de respostas rápidas em casos de crises ou situações de emergências.

De acordo com dados da GBTA (Global Business Travel Association), 27% dos respondentes esperam uma recuperação do setor de viagens corporativas nos próximos meses e 62% estimam que os deslocamentos domésticos sejam normalizados em dois ou três meses. Diante dessas previsões, é preciso se preparar para fornecer todo o suporte aos funcionários. Para te auxiliar nesse processo, elaboramos um conteúdo com 5 passos para alinhar a gestão empresarial após a crise do novo Coronavírus. Confira!

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5 passos para a política de viagens corporativas pós-coronavírus

A política de viagens corporativas consiste em um conjunto de normas que tem por objetivo assegurar toda a organização desses deslocamentos. 

Na prática, grande parte das empresas possuem esse tipo de diretriz, no entanto, é necessário revisar essas orientações de acordo com o momento atual. Os passos elementares para ajustar essa gestão ao novo mundo pós-coronavírus são:

1 - Alinhar o perfil de viagens e viajantes

A organização precisa identificar quais são os tipos de viagens mais realizadas pela equipe, por exemplo, reuniões com clientes, acompanhamento de times locais, necessidade de contratação ou outras precisões. Desse modo, é possível também distinguir as rotinas de viagens e os perfis dos viajantes. Para tal, é interessante estimular a participação dos colaboradores por meio de reuniões de feedbacks ou relatórios detalhados, colhendo informações sobre suas dificuldades. 

2 - Definir medidas de segurança

Depois dessa primeira parte do planejamento, é momento de definir as principais vulnerabilidades e alinhar medidas de segurança, como a contratação de seguros, reservas em hotéis com boas avaliações, compras de passagens aéreas em datas e horários plausíveis e ações para aluguéis de veículos.Todas essas práticas devem ser devidamente informadas aos colaboradores e seguir rígidos protocolos de padronização, minimizando os riscos de erros nos processos que possam prejudicar a vivência da equipe.

3 - Treinar os colaboradores

Elencando o tópico anterior, além de repassar os devidos dados e os documentos elementares ao time, é preciso treiná-los, especialmente após a pandemia, em que são estimadas profundas alterações nos hábitos dos viajantes. Portanto, se atualize com as tendências do setor e dissemine esses conhecimentos por todos os funcionários. Como também, é preciso repassar as principais práticas de higienização, cuidados pessoais e medidas das companhias aéreas. 

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4 - Manter todas as informações necessárias sempre devidamente atualizadas

Muitos empreendedores e gestores de viagens perdem o contato com a sua equipe por causa de informações desatualizadas. 

Por isso, é essencial garantir com a política de viagens corporativas que todos os dados estejam corretos, tanto no que dizem a respeito de telefones ou e-mails, quanto do próprio deslocamento, como o destino, horários e a localização da acomodação. 

5 - Investir em tecnologia

Por fim, é fundamental investir em plataformas que viabilizem a gestão completa do negócio, desde os fluxos organizacionais até o recebimento e a validação dos reembolsos. A tecnologia permite não apenas a transformação digital tão necessária, mas também otimização de processos, redução de gastos, melhor segurança da informação, diminuição dos riscos de fraudes internas e uma melhor interação entre os colaboradores e seus gestores.

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Além disso, auxilia no acompanhamento em tempo real e na emissão de relatórios completos, permitindo tomadas de decisões mais assertivas.

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