Política de compliance: o que é, benefícios e como implementar?

SAP Concur Team | 02-02-2022
Sabemos que a governança é uma prioridade para as empresas que desejam ganhar diferencial competitivo e garantir sustentabilidade para o desenvolvimento dos negócios a longo prazo. No entanto, isso apenas é possível por meio da criação de uma robusta política de compliance.
 
Por sua vez, essa iniciativa pode ser definida como um “norteador” para as organizações. Isso significa que ela contém uma série de diretrizes para “guiar” a empresa no caminho rumo à conformidade, levando em consideração não somente as legislações vigentes, mas também às exigências do seu próprio segmento de atuação.
 
Nesse cenário, a política de compliance tem como objetivo principal garantir a transparência e a ética nos processos internos, assim como cumprimento de todas as obrigações legais da organização, sejam elas financeiras, contábeis, fiscais, jurídicas, ambientais ou trabalhistas.
 
Quando falamos de compliance, precisamos compreender que é muito mais do que um “conjunto de boas práticas”. O compliance é pautado em princípios e valores que tornam uma empresa mais estratégica no seu campo de trabalho, promovem visão de negócios e permitem expansão.
 
Além disso, a política de compliance também serve para “padronizar” a maneira como toda a empresa lida com as atividades cotidianas. Ou seja, esses princípios não são verticais, em que devem ser seguidos apenas pelo corpo diretor e gestores, mas sim horizontais, que precisam ser aplicados e constantemente valorizados por toda a operação.
 
Com isso, a proteção de dados, por exemplo, não é responsabilidade apenas do CISO (Chief Information Security Officer ou Diretor de Segurança da Informação), mas também de toda a organização, em que cada colaborador sabe exatamente quais são as obrigações operacionais para evitar vulnerabilidades.
 
Nesse cenário, o compliance se torna também uma ferramenta de gestão de pessoas, reforçando o senso de pertencimento entre os colaboradores, valorizando os aspectos éticos no trabalho e tornando toda a operação mais transparente.
 
Mas, afinal, quais são os pilares da política de compliance, benefícios e como adotar essa iniciativa na sua organização? Para responder essas perguntas, elaboramos um conteúdo completo. Continue com a sua leitura e confira.
 

Quais são os principais pilares da política de compliance?

A política de compliance é baseada em alguns pilares básicos que são considerados para a conformidade de empresas em qualquer setor de atuação. São eles:
  • Suporte da alta gestão: uma política de compliance apenas pode ser bem implementada se toda a organização está engajada, principalmente quando nos referimos ao corpo diretor. São eles os responsáveis pela autorização de cada investimento realizado na área, por essa razão, eles devem estar completamente envolvidos nas iniciativas e no cumprimento de suas diretrizes;
  • Avaliação de riscos: conhecida como CRA (Compliance Risk Assessment ou Mapeamento de Riscos de Compliance, na tradução), consiste no levantamento de todas as vulnerabilidades de uma determinada empresa considerando todas as facetas do negócio, como mercado de atuação, serviço ou produto oferecido, público, porte e, até mesmo, variações do próprio setor;
  • Controles internos: estão relacionados com os indicadores de desempenho acompanhados pelos gestores para garantir que a política de compliance tem sido seguida pela operação;
  • Canais de denúncia: são meios de comunicar alguma violação nos códigos de conduta da empresa. Geralmente, esses canais consistem em telefones, e-mails ou, até mesmo, chats específicos, dependendo da organização;
  • Auditoria e monitoramento: consiste em uma avaliação contínua do programa de compliance e a sua viabilidade para a organização;
  • Investigações internas: estão relacionadas às apurações realizadas quando uma denúncia é feita. É crucial que elas sejam implementadas de maneira transparente, detalhada e confidencial, de modo a não colocar o denunciante em risco. Caso seja comprovado, é preciso adotar as sanções cabíveis, sejam elas de cunho interno ou legal;
  • Due diligence: consiste na investigação de todos os stakeholders que fazem parte da empresa, o que inclui fornecedores, distribuidores e outros parceiros de negócios. É importante que todos eles sigam uma política de compliance robusta, efetiva e que esteja alinhada com as diretrizes do seu próprio negócio;
  • Código de conduta e políticas de compliance: por fim, este pilar está relacionado com a formalização de todas as diretrizes adotadas pela organização.

5 benefícios da política de compliance

A política de compliance pode trazer uma série de benefícios às organizações, como:

1. Melhora a gestão de riscos

Todo e qualquer tipo de negócio corre riscos. Essas vulnerabilidades podem ser tanto internas, por conta de erros na operação, inconsistências, falhas orçamentárias e problemas na prestação de serviços, como externas, como crises, desastres naturais, movimentações da economia e inovação do mercado.
 
Por isso, empresas que desejam se manter competitivas por mais tempo, precisam gerenciar muito bem esses riscos e é uma das vantagens da política de compliance. Isso porque, ao mapear essas vulnerabilidades, os gestores já definem medidas paliativas para proteger a organização caso ela se encontre em uma situação semelhante no futuro.

2. Garante diferencial competitivo

Com fluxos mais transparentes, a empresa atinge mais estabilidade em todas as facetas da operação, o que a torna mais resiliente e aumenta o diferencial competitivo.
 
Além disso, atualmente, o nível de conformidade é uma das práticas do ESG e sabemos que essas iniciativas vêm aumentando exponencialmente.
 
Para se ter uma ideia, dados do relatório “Global ESG Research – What ESG investors buy and sell”, do Credit Suisse, nos revelam que, apenas no primeiro semestre de 2021, a captação líquida de ESG foi de US$ 95 bilhões. Comparando esse número ao do ano anterior (2020), houve um aumento de 72%, marcando um recorde histórico. A tendência é que esses fundos se tornem ainda mais valiosos no futuro, instigando as organizações para a conformidade corporativa, social e ambiental.

3. Otimiza custos e aumenta a produtividade

Por promover um gerenciamento muito mais estratégico, o compliance permite rápida identificação de gargalos financeiros, desperdícios e investimentos que não fazem sentido para as necessidades da empresa.
 
Desse modo, é possível utilizar plenamente os recursos da organização, reduzindo continuamente os custos sem afetar a produtividade e eficiência da operação.

4. Minimiza os riscos de fraudes nas despesas corporativas

Não é segredo que as fraudes corporativas são um dos principais problemas das empresas que atuam com sistema de reembolso. Notas duplicadas, valores errados e despesas pessoais demonstradas como gastos corporativos são apenas algumas das situações que essas corporações enfrentam.
 
No entanto, o compliance reduz os riscos de fraudes ao garantir total padronização da operação e auditoria completa dos fluxos internos, o que inclui a gestão de despesas e reembolsos.
 

5. Facilita a expansão dos negócios

Por fim, um dos principais benefícios da política de compliance e governança corporativa, sem dúvidas, é a possibilidade de expansão dos negócios.
 
Como citado, a organização se torna muito mais resiliente, flexível e transparente, contribuindo diretamente para um crescimento saudável, pautado em fortes padrões de ética e conformidade.

Como implementar uma política de compliance?

Para elaborar e implementar a política de compliance na sua empresa, algumas iniciativas são fundamentais. Veja abaixo quais são elas:

Mapear riscos do seu negócio

Como citado, o mapeamento de riscos é um dos pilares do compliance. Nesse cenário, compreenda qual é a realidade da sua organização e do mercado no qual ela está inserida. A partir daí, faça um profundo estudo, analisando os pontos fortes e fracos da sua empresa. Com isso, já é possível estabelecer cenários de riscos.
 
Durante essa análise, você, com certeza, encontrará características da sua organização que representam um risco (ou desafio), mas que podem ser otimizadas imediatamente. Um exemplo é a própria infraestrutura tecnológica ou, ainda, a maneira como a sua empresa gerencia os acessos e as identidades atualmente.

Elaborar uma política de compliance de acordo com os pilares citados

Com as informações levantadas anteriormente, é momento de elaborar uma política de compliance. Essas diretrizes precisam estar totalmente em conformidade com os pilares destacados nos tópicos anteriores e atender completamente às necessidades dos seus negócios.
 
Lembre-se: uma política de compliance não é padronizada. Não se pode usar um modelo pronto. É preciso delimitar um código de ética e conduta, processos operacionais, regras e outras iniciativas de acordo com a realidade da sua organização. Tudo deve ser muito claro, transparente, simples de entender e estar acessível para os colaboradores.
 

Envolver ativamente todos os colaboradores

Em seguida, é crucial envolver ativamente os funcionários na implementação do compliance. No cotidiano, são eles os responsáveis por colocar todas essas diretrizes em prática e, por isso, precisam estar completamente engajados à causa.
 
A melhor maneira de atingir bons resultados no envolvimento dos colaboradores é melhorando a comunicação interna. Quanto mais alinhados estiverem, menores são as chances de erros.

Promover treinamentos e capacitações

Elencando no tópico anterior, a promoção de treinamentos e cursos de capacitação é uma forma de envolver os colaboradores nas iniciativas de compliance.
 
Além de facilitar a absorção das novas diretrizes, ainda estimula o desenvolvimento de novas competências, reduzindo a lacuna de habilidades na operação e aumentando o desempenho de todo o time.

Definir e acompanhar indicadores

Finalmente, é fundamental definir alguns indicadores de desempenho (mais conhecidos como KPIs, acrônimo para Key Performance Indicators) para acompanhar a implementação e adesão da política de compliance.
 
Essas métricas devem ser tanto operacionais (dados financeiros, contábeis e fiscais, por exemplo), quanto de gestão (como nível de engajamento dos colaboradores, denúncias recebidas, testes, aderência à cultura e outros).
 

Como o SAP Concur Expense pode ajudar o seu negócio a alcançar conformidade e governança?

A tecnologia é a melhor maneira de implementar a política de compliance. De modo geral, as novas ferramentas facilitam o gerenciamento da operação e automatizam a organização de informações, promovendo eficiência e produtividade.
 
Por sua vez, uma das principais soluções do mercado para atingir plena conformidade nos negócios é o SAP Concur Expense.
 
Consistindo em um sistema de gestão de despesas completo e robusto, o SAP Concur Expense permite a elaboração de relatórios e digitalização dos comprovantes de gastos, o que torna o gerenciamento dessas informações muito mais simples e rápido.
 
Além disso, a ferramenta facilita a criação de uma política robusta de despesas e reembolsos, assim como a sua implementação, realizando auditorias automáticas em todas as solicitações recebidas e garantindo total conformidade da operação.
 
Por meio de recursos inovadores, o SAP Concur Expense minimiza drasticamente os riscos de erros, prejuízos ou fraudes corporativas, promovendo sustentabilidade financeira a longo prazo. Outro ponto positivo da ferramenta consiste nas possibilidades de integrações, como é o caso do SAP Concur Travel & Expense, que reúne o melhor sistema de gestão de viagens ao mais completo recurso de gerenciamento de despesas.
Com isso, a sua empresa tem acesso aos mais variados benefícios, como:
  • Gestão estratégica e centralizada;
  • Redução de custos;
  • Aumento da produtividade e eficiência da operação;
  • Agilidade nos pagamentos de reembolsos;
  • Rastreamento de informações de maneira segura e efetiva;
  • Visão holística da operação;
  • Melhor controle orçamentário.
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