Plano de gerenciamento de custos: como lidar com viagem corporativa internacional

O plano de gerenciamento de custos é um passo essencial na administração de uma empresa que conta com um número excessivo de funcionários em deslocamentos. De modo geral, esse documento visa parametrizar todos os aspectos que geram despesas em um projeto, possibilitando um planejamento mais tático e execução das atividades. Nesse sentido, com o avanço da globalização, desenvolvimento de tecnologias e novas oportunidades no mercado, as instituições cada vez mais têm adotado as viagens comerciais como maneiras estratégicas para se destacarem em seus setores de atuação.

Na prática, essas locomoções possuem uma série de objetivos que variam desde reuniões comerciais, até treinamentos de funcionários ou pesquisas locais. Independente da razão, se bem gerenciada, a viagem internacional pode gerar benefícios contundentes para uma organização e resultados a longo prazo. Com isso em mente, confira abaixo a importância de elaborar um plano de gerenciamento de custos e o passo a passo de como produzi-lo.

Entenda a importância do plano para gestão de gastos em viagens internacionais

O primeiro ponto que precisamos entender a respeito desse documento é a sua capacidade de estipular diretrizes e gerar informações. Sem essas orientações, dificilmente uma corporação conseguirá equilibrar esses investimentos e, por conta disso, as chances de prejuízos são maiores. Dessa forma, o plano de gerenciamento de custos é essencial para a redução de despesas e melhor controle sobre o orçamento de toda a empresa.Como também, uma programação do tipo tem capacidade de alinhar todos os funcionários, diminuindo drasticamente os erros, falhas de pagamentos, problemas de roteiros e qualquer outro tipo de dificuldade. 

Como elaborar um plano de gerenciamento de custos?

Apesar de parecer complexo, elaborar um plano de gerenciamento de custos para viagens internacionais pode se tornar bastante simples com algumas dicas. Veja abaixo.

Planeje o orçamento com antecedência

Determinados dados a respeito da viagem podem ser facilmente planejados por meio de pesquisas. Por isso, a dica é: entenda muito bem todas as regras de entrada e saída do destino (vistos, taxas, possibilidades de permanência, diretrizes comerciais etc). Além disso, é fundamental que você saiba a média de valores e busque pelos melhores fornecedores, como hotéis com ótimo custo-benefício e passagens aéreas com preços equilibrados.

Fique atento à taxa cambial

Cada país possui a sua própria moeda, mas os valores para compra do dinheiro em espécie ou serviços podem não ser os mesmos do momento da pesquisa, isso porque o câmbio está em constante mudança, acompanhando a economia mundial. Dessa forma, fique atento às variações cambiais, principalmente para troca de valores, pois é possível aproveitar a baixa de determinada moeda para realizar esse procedimento, o que permite redução de gastos. Além disso, caso a moeda suba muito além do esperado no planejamento, a empresa ainda consegue se organizar financeiramente para que as taxas não prejudiquem o processo interno.

Não dispense totalmente a utilização do dinheiro em espécie

Um erro muito comum de algumas instituições é trocarem totalmente o dinheiro em espécie por cartões de crédito corporativos ou pré-pagos. Mas, apesar da segurança que esses recursos apresentam por minimizarem os roubos, ainda não é indicado dispensar completamente a moeda física e existem razões para isso. Na prática, as taxas para saques são menores quando comparadas com as outras transações, isso porque os cartões, por exemplo, cobram uma porcentagem a cada operação, o que pode acarretar em aumento exponencial dos custos.

Lembre-se dos gastos extras

Qualquer tipo de viagem corporativa, seja ela para um país vizinho, como o Chile, ou destinos longos, como a Austrália, por exemplo, pode envolver custos extras e sua empresa precisa estar preparada para eles. Nunca se sabe quando uma reunião será cancelada, uma conferência se estenderá ou uma filial precisará de um suporte maior. Qualquer uma dessas situações precisará da presença dos funcionários por mais um tempo do que o planejado, envolvendo todas as despesas como acomodação, transporte e outros. Por isso, sempre invista uma porcentagem do valor total da viagem a mais para os custos extras. Dessa maneira, seu colaborador estará em segurança e, ainda, garante-se que nenhum processo comercial seja afetado por falta de planejamento.

Organize os reembolsos dos colaboradores em viagem

Uma falha comum de algumas corporações é apenas estimar o reembolso dos colaboradores quando recebem os relatórios. Entretanto, essa situação pode gerar uma série de problemas e, até mesmo, desorganizar a gestão financeira da empresa. Com isso, com pesquisas simples, é possível presumir uma média das despesas restituíveis e organizar com mais clareza o procedimento de reembolso dos colaboradores.

Conte com a tecnologia

Por fim, não podemos falar do plano de gerenciamento de custos sem citar a tecnologia como uma parceira inovadora. A SAP Concur Expense é uma ótima opção. A plataforma de gestão de viagens possui todas as expertises e recursos necessários para organizar os deslocamentos end to end da sua organização, de modo a garantir todo o suporte que sua empresa precisa. Além disso, por meio do software é possível acompanhar os itinerários, receber notas para reembolsos, validar fluxos e ter acesso a todos os relatórios completos.

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