Como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho?

SAP Concur Team | 07-06-2022
Quando um colaborador retorna de uma viagem, ele precisa realizar a prestação de contas do que gastou no deslocamento. As empresas costumam oferecer uma planilha de despesas de viagem a trabalho para ter controle do reembolso.
 
O processo de reembolso precisa ser transparente para que falhas e fraudes sejam evitadas. O mau gerenciamento dessa prática implica em prejuízos financeiros.
 
É importante preencher essa planilha com atenção e saber exatamente quais informações são essenciais. Por isso, ensinaremos como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho no blog de hoje. Acompanhe!
 

Como montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho?

A criação de uma planilha de despesas de viagem a trabalho precisa responder a algumas perguntas como:
 
Quanto foi gasto pelo colaborador? Quais foram os gastos? As despesas já estavam previstas no orçamento?
 
Por isso, explicaremos, abaixo, alguns tópicos importantes para montar uma planilha de despesas de viagem a trabalho que ajudará os gestores na conferência.

1- Identificação

O primeiro campo prevê um espaço para os dados do colaborador. É importante também colocar em qual área da empresa atua e qual seu cargo.
 
As principais informações são:
 
  • nome;
  • cargo;
  • setor da empresa;
  • contato (e-mail e telefone);
  • dados bancários.

2- Informações sobre a viagem

Esse campo é sobre o trajeto do colaborador, sua chegada e a sua saída. Informações importantes como data, tempo de permanência e motivo da viagem podem ser colocadas nessa parte.

3- Categorias dos gastos

Esse tópico é onde começam a ser calculados os gastos da viagem. O ideal é que todos os custos estejam organizados por categoria, como, por exemplo:
 
  • alimentação
  • hospedagem
  • transporte
  • outros itens

4- Adiantamento

Nessa etapa, é importante que o colaborador coloque se houve adiantamento ou se o reembolso será feito após a entrega da planilha de despesas de viagem a trabalho. Essa parte é muito importante para que a área de contabilidade não cometa erros.

5- Detalhes sobre as despesas

O detalhamento dos gastos é importante para que a empresa saiba exatamente para onde foi o dinheiro investido no deslocamento do colaborador. Por isso, deve-se informar alguns dados para conhecimento da instituição:
 
  • local onde foi feita a compra do produto ou serviço
  • nome do estabelecimento
  • valor desembolsado
  • comprovante ou nota fiscal do pagamento efetuado.

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As planilhas são ferramentas usadas por muitos gestores, mas a solução da SAP Concur otimiza todo esse processo de reembolso de forma eficiente e segura.
 
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