Qual a importância do planejamento de gastos em viagem corporativa?

Ter o controle das despesas e poder fazer investimentos com melhor embasamento é o sonho de CFOs e profissionais do setor financeiro em geral. Contudo, esse privilégio não vem por acaso: é preciso definir uma política ampla de planejamento de gastos.

Essa política é especialmente importante para a condução das viagens corporativas, que envolvem diversas fontes de gastos. Neste sentido, planejar é melhor do que remediar problemas futuros.

Quer saber mais sobre o assunto? A seguir, entenda melhor o conceito de planejamento de gastos, como funciona e quando elaborar esse documento para viagens corporativas. Saiba também a importância dessa ação, como planejar, quais erros evitar e como o SAP Concur pode ajudar. Confira!

O que é planejamento de gastos?

Tanto no âmbito corporativo como no âmbito pessoal, o planejamento de gastos é uma série de práticas e técnicas destinadas a garantir o uso consciente do capital disponível.

Um bom planejamento de gastos envolve a conscientização dos colaboradores, a adoção de tecnologias que ajudem a mapear os custos diários e o trabalho do CFO, principal profissional a guiar as diretrizes de uso dos recursos financeiros.

Como funciona o planejamento de gastos?

O planejamento de gastos é um trabalho que engloba todos os setores, mesmo que as principais decisões estejam nas mãos do CFO. Ele deve ser realmente amplo, não se restringindo a operações pontuais.

Um exemplo, é quando uma empresa identifica que os gastos com viagem corporativa de um determinado colaborador estão muito além da média geral. Mas como definir isso? O caminho é fazer comparações amplas com outros deslocamentos, de modo a ter uma perspectiva mais global.

Para isso, será preciso analisar os custos de cada área, para identificar focos de desperdício e oportunidades de investimento que se traduzem em receitas posteriores. Exemplo disso é quando se considera uma solução digital cara pelos gastos iniciais, mas a melhoria dos processos se mostra uma consequência positiva desse investimento.

Quando fazer planejamento para viagens corporativas?

O planejamento de gastos para as viagens corporativas deve ser end-to-end, ou seja, do início até o fim das jornadas. Quando o acompanhamento é feito de perto, há menos chances de ocorrerem fraudes ou erros em operações como o reembolso das despesas.

Dependendo da frequência de viagens e dos destinos escolhidos, a empresa terá que desembolsar muito dinheiro para viabilizar essas jornadas. Nesse sentido, o gerenciamento de orçamento tem que ser minucioso para que os ganhos com aquele deslocamento se sobreponham aos custos.

Qual a importância do planejamento de gastos?

Agora, vamos entender a importância dessa ação, que pode ser percebida pelos principais benefícios de um planejamento financeiro mais preciso.

Controle financeiro

Ter o controle do uso dos recursos financeiros na organização não precisa ser uma utopia. Um exemplo é o planejamento de viagens corporativas: elas envolvem a definição de um destino, escolha de colaboradores, repasse de recursos, compra de passagens e outras etapas.

Justamente por envolver muitos detalhes, é essencial que o planejamento seja amplo. Nesse sentido, adotar uma solução digital para controlar o uso do dinheiro da empresa é a melhor forma de garantir que os recursos não serão desperdiçados.

Previsibilidade

Com os gastos bem mapeados, sua empresa terá uma maior previsibilidade em relação aos recursos disponíveis — e às receitas que ainda entrarão.

Outro ponto importante é que descobrir novas despesas em cima da hora pode ser muito frustrante. Essa ocorrência pode ser minimizada com um planejamento bem elaborado.

Melhoria na tomada de decisão

Tomar decisões é sempre mais difícil quando há um descontrole no uso do dinheiro da empresa. Por exemplo: uma ação apreciada por toda a equipe pode ter que ser deixada de lado quando se descobre que há um rombo financeiro no negócio.

Do mesmo modo, fica difícil inovar e preencher lacunas de produtos no mercado quando os processos precisam ser paralisados devido à falta de recursos. Daí a importância do planejamento.

Quer melhorar a tomada de decisão? Então, planeje, registre e mapeie os gastos para permitir que os melhores projetos possam ser concluídos.

Conformidade com políticas internas

Rombos financeiros e fraudes envolvendo o capital da empresa prejudicam as operações do dia a dia, mas também podem causar sérios problemas legais. Afinal, pode estar ocorrendo uma sonegação de impostos ou um desvio dos recursos destinados a outros fins.

Dessa forma, definir uma política de compliance por meio de um bom planejamento é essencial para as políticas internas serem respeitadas. Além disso, a empresa não corre tantos riscos de se envolver em problemas fiscais com o governo.

Redução de desperdícios

Mencionamos esse efeito anteriormente. Mas como a redução de desperdícios é viabilizada na prática? Isso é possível quando o CFO e a sua equipe financeira, com base em planejamento prévio, têm uma visão global do uso de recursos financeiros na companhia.

Por meio dos relatórios automáticos, providos por softwares apropriados, é possível observar discrepâncias e localizar os focos de desequilíbrio. Vale lembrar que a empresa que identifica focos significativos de desperdícios poderá contar com uma quantia a mais de dinheiro para operar, uma vez que será possível cortar essas ocorrências. É como se ela ganhasse uma nova fonte de receita.

Como fazer o planejamento de gastos?

Para fazer o planejamento de gastos é preciso observar as suas diferentes etapas. A seguir, veja o passo a passo:

• registre as entradas e saídas de dinheiro — é preciso entender bem o quanto a organização ganha e quanto ela gasta. Desse modo, as chances do CFO ser surpreendido com gastos não mapeados, é menor;
• defina um orçamento financeiro para todas as despesas — isso é especialmente importante em termos de viagens corporativas, que envolve diversos elementos que podem fazer os custos saírem do controle. Uma boa ideia é monitorar o colaborador durante o trajeto, além de oferecer assistência a ele;
• estabeleça as metas da organização — caso seja preciso cortar gastos para a operação ser economicamente viável, defina metas realistas para os próximos meses. Se o objetivo é investir, elabore o orçamento financeiro de modo que essas despesas sejam incluídas;
• identifique focos de desperdício — converse com a sua equipe de finanças para entender eventuais gastos que possam ser cortados sem prejuízo para a operação geral;
• mantenha uma reserva de emergência;
• adote uma tecnologia ajustada ao controle de gastos — invista em um software que melhore significativamente o planejamento das viagens.

Quais erros evitar ao fazer planejamento de gastos?

O principal erro é não registrar os focos de desperdício e não adotar ações efetivas para coibir os gastos excessivos. Lembre-se de que fazer isso manualmente é complicado, trabalhoso e está sujeito às falhas humanas.

Nesse sentido, a tecnologia surge como o melhor meio de realizar o planejamento de gastos, receber relatórios personalizados e elaborar viagens corporativas financeiramente sustentáveis para o negócio.

Outro erro é centrar as ações de melhoria apenas nos setores que, teoricamente, geram mais gastos. Isso impede que a equipe financeira descubra despesas não mapeadas em áreas que não foram investigadas — como viagens não informadas, mas cujos recursos saíram do caixa da companhia.

Como o SAP Concur pode ajudar?

Uma solução da SAP Concur, que ajuda no planejamento das viagens, na gestão de despesas e na administração financeira em geral, é o Travel & Expense, que simplifica a experiência de viagens e ajuda a reforçar as suas ações de conformidade financeira.

Com esse software, será possível acompanhar os colaboradores que estão viajando, de modo que eles recebam toda a assistência necessária, e as chances de fraudes (como as de reembolso) diminuam. Também será possível realizar reservas, comprar passagens mais baratas e registrar os gastos com precisão.

Agora que você já sabe da importância de um planejamento de gastos, seus benefícios e como colocá-lo em prática, basta aplicar as informações que apresentamos neste artigo para otimizar o uso de recursos financeiros da empresa. Para isso, considere sempre que o registro é fundamental para o controle de custos, assim como um mapeamento global das despesas, aspectos que podem ser otimizados com um bom software especializado.

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