SAP Concur Fusion 2021: o que rolou sobre otimização da gestão de despesas e viagens

A otimização da gestão de despesas e viagens corporativas é um desafio constante das empresas. Por isso, este tema foi abordado na 2ª edição deste ano do evento online SAP Concur Fusion, realizado entre 21 e 22 de setembro.

 

Afinal, a gestão de despesas e viagens é um assunto que só cresce de importância, já que tem impactos não só no controle financeiro e no planejamento de viagens, mas também na experiência dos colaboradores e na promoção do compliance. Isso sem contar a relevância desses processos para a resiliência e crescimento dos negócios.

No painel inicial do evento, Mike Koetting, sênior vice-presidente e líder de solução da SAP Concur, abordou a situação vivida pelas empresas com a pandemia do coronavírus e como elas tiveram que se adequar. “Com a pandemia, vimos um aumento de 58% nas despesas categorizadas como outras. Quando os funcionários começaram a trabalhar de casa, aconteceu um quadro obscuro de gastos. As empresas tiveram que repensar processos, políticas e tudo como funcionam e onde trabalham. Mas o tempo de repensar está chegando ao fim e é a hora de reiniciar. A maioria das empresas se considera sortuda de sobreviver à pandemia e os sobreviventes demonstraram a resiliência necessária, adaptando-se à nova realidade. Porém, algumas empresas fizeram mais do que sobreviver e encontraram maneiras de prosperar e evoluir”, explicou.

 

Outro ponto mencionado por Mike Koetting foi sobre a necessidade de ajustar os processos que foram desestruturados, ou ainda sobre a importância de derrubar o fluxo atual de operações e construí-lo novamente.

 

“Para mim, esta tem sido a principal lição da pandemia. Só porque algo não está quebrado, não significa que não devemos torná-lo melhor. Cada um de nós faz parte de uma organização que está operando hoje de maneiras que seriam consideradas totalmente impossíveis apenas dois anos atrás. Cada uma de nossas organizações foi forçada a se adaptar para uma mudança de paradigma diferente de qualquer outra que já vimos. Pensando nisso, ajustei minha declaração anterior, só porque um paradigma não foi quebrado, não significa que não devemos quebrá-lo e torná-lo melhor”, comentou.

 

Então, para ajudar as organizações em todos estes aspectos, vamos destacar os principais momentos do SAP Concur Fusion, com as histórias de sucesso de empresas que implementaram a solução de gestão de despesas e viagens da SAP Concur.

 

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Um dos casos de sucesso na otimização da gestão de despesas e viagens, apresentados no SAP Concur Fusion 2021, foi a história do DIA Supermercados. De origem espanhola, o grupo chegou ao Brasil em 2001 e, hoje, já tem mais de 700 lojas, 6 centros de distribuição e 9 mil colaboradores.

 

Cristiane Lima, analista administrativo sênior de gestão de viagens e despesas do DIA, relatou o cenário de como era a situação do estabelecimento antes de usar a SAP Concur e depois.

 

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“Antes, nós fazíamos solicitações de modo muito manual, com a velha planilha em Excel. E, como nós temos os centros de distribuição, em Minas Gerais e no interior de São Paulo, acabava ficando muito complicado todo o trajeto do formulário preenchido com as notas. Além do que, tínhamos que solicitar as assinaturas da chefia imediata e dos responsáveis de área”, explicou Cristiane.

Cristiane afirmou também que conheceu a ferramenta da SAP Concur em um evento de um parceiro do DIA Supermercados e teve a certeza que a empresa precisava do sistema para melhorar os processos e garantir a otimização da gestão de despesas e viagens.

A analista administrativa do DIA Supermercados destacou a eliminação do processo manual e a automação de tarefas, com o atingimento das políticas internas de despesas. 

"Como fizemos a implementação da ferramenta da SAP Concur no meio da pandemia, em 2020, o que posso afirmar é que conseguimos colocar a política da companhia em pratica através do sistema. Não que antes não houvesse o cumprimento da política, mas agora passou a ser possível estabelecer budgets não só para viagens, mas também para as despesas”.

Além disso, foi possível atingir economias, mas que ainda não foram dimensionadas. “Já temos reduções significativas de custos. Porém, como temos menos de um ano de sistema e por estarmos em meio à pandemia, não temos como fazer o comparativo de antes e depois. Internamente, percebi que já tivemos resultados significativos”, explicou Cristiane.

 

Por fim, ela falou sobre o ganho de agilidade nas solicitações e a melhora da experiência dos usuários. “Hoje, nós colaboradores, conseguimos nos planejar melhor em relação a deslocamentos, solicitações de adiantamentos e prestação de contas. É possível identificar quem não realiza a prestação de contas em tempo ágil, quem não utiliza o sistema. E também conseguimos realizar os reembolsos de maneira mais ágil, porque, antes demorávamos, já que recebíamos toda a documentação via malote.”

 

“Além disso, tem a análise de tudo que foi lançado no sistema, como as notas fiscais, e o colaborador nem precisa mais guardar a nota. Basta tirar uma foto e inserir a nota dentro do sistema. Não tem mais a história de perdi minha nota. Outro ponto positivo é que dá para se planejar com antecedência, ou não, se precisar de um hotel para daqui a uma hora é possível. O processo de reserva é bem simples e rápido e tem uma assertividade enorme junto aos fornecedores, principalmente hoteleiros. Nós, colaboradores, só temos a ganhar com a SAP Concur”, concluiu Cristiane.

Outra história de sucesso na otimização da gestão de despesas e viagens é da empresa Randon, que iniciou a utilização do sistema da SAP Concur no fim de 2018. Camila Palauro, assistente administrativa na gestão de viagens na Randon, contou um pouco sobre esse projeto.

“Uma das necessidades na Randon era a conciliação e a integração das informações de diferentes áreas. Além disso, a prestação de contas antes era feita de modo manual. Então, a gente tinha uma ferramenta para fazer a parte de viagens e as solicitações. Porém, a prestação de contas, a conciliação do cartão corporativo e das despesas não eram feitas pela ferramenta”, relatou Camila.

“Em primeiro lugar, a opção pela Concur foi justamente por já termos outros módulos e sistemas da SAP. A conciliação e integração foi uma das questões que nos fez escolher a SAP Concur”, disse a assistente administrativa. Outro ponto apontado por ela foi a parte da digitalização e automação de processos com a ferramenta da SAP Concur.

Segundo a declaração da Camila, a SAP Concur possibilitou o controle maior das despesas, sendo muito importante por conta do compliance.

“Antes, todos os recibos tinham que ser entregues pessoalmente pelos colaboradores, tínhamos que fazer uma auditoria manual e realizar esse controle das despesas manual, pegando as faturas e cruzando as informações para ver se as notas estavam realmente ali. Com a inclusão da Concur, conseguimos ter maior facilidade com o processo automatizado. Hoje, a gente faz sim auditoria, mas é apenas uma auditoria final”, disse.

Outra vantagem destacada foi o fato da solicitação e reserva de viagens e a maior autonomia e flexibilidade do viajante. “A Concur também nos auxiliou no processo de solicitação de viagens, ampliando as opções de fornecedores de hospedagem, por exemplo. O processo online facilita muito para o viajante. Tem também a questão da prestação de contas que ele não precisa esperar o período de retorno da viagem, sendo possível fazer a prestação via aplicativo, já carregando a despesa no seu perfil do sistema, dando maior autonomia”, completou.

 

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O SAP Concur Fusion 2021 trouxe bastante insights e trocas de conhecimento sobre a importância de valorizar a experiência do colaborador, mostrando que é preciso ir além de pensar na otimização da gestão de despesas e viagens e abraçar também o funcionário nessa transformação.

 

Para isso, nada melhor do que contar com a melhor ferramenta do mercado mundial em termos de gestão de viagens de negócios e despesas corporativas, o SAP Concur Travel & Expense. Com a solução, é possível realizar na prática:

 

Além disso, é claro, o SAP Concur Travel & Expense é focado na automação dos processos de prestação de contas, planejamento de viagens, reembolsos de despesas e relatórios, garantindo maior visibilidade financeira e das operações.

 

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