Orçamento Base Zero: revolucionando a gestão financeira das empresas

Você vem sentindo que os investimentos em seu negócio não têm sido corretamente aplicados? Bem, ao contrário do que muitos empreendedores pensam, o cenário não se traduz em um “erro típico” de iniciantes. Na verdade, é o que mais vemos por aí: empresas que se organizam, definem os seus objetivos e traçam um planejamento estratégico. Contudo, no momento de partir para a ação, não conseguem assegurar que as despesas e os aportes se mantenham alinhados ao previsto.

E pode ser pior: em alguns casos, a administração dos recursos financeiros se distancia por completo das metas e dos planos corporativos. Daí a importância do Orçamento Base Zero (OBZ). Vamos conceituá-lo em detalhes mais adiante, porém, em termos simples, pode-se dizer que o método tende a funcionar como um “facilitador” da reestruturação financeira e, claro, do controle das saídas dispensáveis e/ou excessivas.

E então? Quer revolucionar verdadeiramente a gestão financeira da sua corporação? Continue a leitura para entender o que é o Orçamento Base Zero, por qual motivo essa ferramenta é tão relevante no planejamento orçamentário e mais. Vamos lá!

O que é o Orçamento Base Zero?

O Orçamento Base Zero — ou simplesmente “OBZ” — pode ser definido como uma estratégia orçamentária, em que todas as saídas (despesas) precisam ser justificadas para um novo ano ou período. Contudo, é preciso começar do zero, em vez de partir do orçamento anteriormente previsto, efetuando ajustes necessários.

Ou seja, trata-se de uma metodologia empregada para conduzir o planejamento financeiro de um empreendimento, mas de um modo um pouco diferente dos métodos convencionais. Na prática, o Orçamento Base Zero não considera os dados e os resultados extraídos do ciclo precedente.

Dessa forma, as despesas e as receitas partem de uma “base zerada” para não haver quaisquer influências nas futuras decisões corporativas. A partir da desconsideração de eventuais valores anteriores, investimentos, custos e receitas passam a ser avaliados individualmente. Com isso, torna-se viável diminuir as despesas consideradas “supérfluas” e, como consequência, tirar um melhor proveito dos aportes e dos recursos da organização.

Por que o Orçamento Base Zero é tão fundamental para o planejamento orçamentário?

Como vimos até aqui, o OBZ é uma ferramenta de planejamento empresarial de alta eficácia, sendo uma boa aliada dos negócios. Ela se torna importante para reconhecer e eliminar gastos desnecessários, mantendo os recursos financeiros sob controle e focando iniciativas lucrativas. Assim, podemos concluir que o OBZ representa a implementação tática do planejamento estratégico de um empreendimento.

Você concorda que, para o cumprimento das metas operacionais e financeiras do plano estratégico, uma organização deve “traduzir” o seu planejamento orçamentário de longo prazo, alcançando um conjunto bem detalhado das despesas e das receitas esperadas e viabilizando a mensuração para o acompanhamento do seu desempenho? Pois é!

No orçamento convencional, diferentemente do OBZ, a projeção das despesas e das receitas corporativas para o ano seguinte, normalmente, baseia-se no anterior. A utilização é bem-vinda, auxiliando a prever, avaliar e, inclusive, rastrear fluxos de caixa, lucros, despesas e receitas.

Inclusive, mais uma distinção do orçamento tradicional para o Orçamento Base Zero é que o primeiro direciona as suas análises estritamente a novas despesas, enquanto o segundo, como o próprio nome sugere, “começa do zero”, demandando justificativas de saídas recorrentes e antigas e de novas despesas.

Desenvolvido em 1970 pelo ex-gerente do departamento de contabilidade da Texas Instruments, Pete Pyhrr, originalmente, o Orçamento Base Zero objetivava auxiliar as organizações na promoção da responsabilidade fiscal e na diminuição de custos.

Atualmente, porém, a partir do OBZ, os profissionais de gestão financeira podem ordenar e manter sob controle os gastos das companhias, livrando-se das famosas “gordurinhas” orçamentárias.

Também coletam dados muito mais concretos, com a avaliação das premissas dos aportes, dos custos, das despesas e das receitas. Além disso, as necessidades empresariais estratégicas sempre são consideradas para o estabelecimento da base orçamentária.

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Quais são as vantagens da abordagem OBZ?

Com certeza, uma das grandes vantagens do Orçamento Base Zero é o fácil reconhecimento dos custos e das despesas supérfluas, como ocorre nas corporações que se baseiam em históricos. Como é preciso traçar o orçamento “do zero”, o gestor se vê obrigado a avaliar em detalhes as despesas e os custos, descartando aquilo que não se faz necessário.

Assim, ele vai “liberando o orçamento” para possibilitar investimentos em oportunidades que, do contrário, não seriam notadas. Como um “plus”, o Orçamento Base Zero amplia muito a visão estratégica de todos os gestores corporativos, já que cada um deles precisará compreender quais são os planos macros.

Isso é necessário para a definição dos planejamentos departamentais, identificando também o orçamento que será necessário para cada um dos planos em ação. Nesse sentido, outras vantagens da abordagem OBZ incluem:

• o aprimoramento da comunicação e da coordenação dentro da empresa;
• a elevação dos níveis de motivação dos gestores em razão do aumento da autonomia e da responsabilidade pela tomada de decisões;
• o “corte” de processos que não agregam qualquer valor;
• a facilitação na identificação de orçamentos inflados;
• a viabilização da alocação mais eficiente dos recursos.

Como implementar o Orçamento Base Zero na sua empresa?

Um equívoco muito comum é acreditar que o Orçamento Base Zero é exclusivamente aplicável às despesas e aos gastos. Na verdade, a metodologia é extremamente útil para a geração de ganhos expressivos nas mais diversas etapas da gestão orçamentária.

A seguir, veja alguns passos simples que o ajudarão na implementação do OBZ em um negócio:

• mobilize as pessoas — é fundamental contar com a colaboração de todo o quadro de pessoal do empreendimento para que a redução de custos seja alcançada;
• setorize a corporação — na abordagem OBZ, as análises são individuais, então, faz-se necessário separar os departamentos, como vendas, marketing, entre outras áreas que constituam a empresa;
• estabeleça as razões que levaram à redução de custos — tenha em mente os motivos que o fizeram optar pela diminuição dos custos corporativos, questionando-se também sobre as estratégias que receberão mais atenção inicialmente e como o planejamento será conduzido;
• faça a análise das métricas — não há como falar em redução de custos sem a avaliação das métricas quando se trata de um OBZ. Portanto, é hora de se perguntar, por exemplo, quanto o empreendimento vende, por quais processos as suas soluções passam, se a companhia enfrenta períodos de sazonalidade etc.;
• determine o valor mínimo — por fim, é imprescindível definir o valor mínimo de que a empresa precisa para funcionar, também chamado de “valor limiar”, considerando que existam despesas corporativas recorrentes, mas que não sejam efetivamente essenciais para a operação organizacional.

Como vimos, o Orçamento Base Zero (OBZ) pode ser definido como uma ferramenta altamente estratégica, que funciona como uma importante aliada para a expansão empresarial. Afinal, a abordagem — quando devidamente aplicada — tem o potencial de diminuir expressivamente os custos e de elevar significativamente a eficiência dos processos organizacionais, viabilizando uma entrega de excelência aos clientes finais.

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