O que é OBT, para que serve e seus benefícios?

SAP Concur Team | 21-12-2021
Sabemos que as viagens corporativas foram profundamente impactadas pela pandemia e o fechamento de fronteiras. No entanto, o avanço da vacinação por todo o planeta vem possibilitando o controle gradual da doença e, consequentemente, acelerando a retomada do mercado. Com isso, termos como o OBT voltaram a ser discutidos pelas empresas.
 
Para se ter uma ideia, segundo o relatório trimestral da ABRACORP (Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas), o terceiro trimestre de 2021 registrou um aumento de 96% no faturamento do setor comparado ao mesmo período do ano passado.
 
Por sua vez, a receita dos nove primeiros meses de 2021 foi de R$ 2,6 bilhões, embora menor se comparada ao período pré-pandemia, esse número mostra um sutil reaquecimento do mercado. Uma outra pesquisa, esta feita pela Kaiak e divulgada pela Panrotas, nos revela que 46% dos brasileiros planejam retomar as viagens de negócios até o começo de 2022, enquanto 16,7% estimam que essa retomada ocorra no segundo semestre do próximo ano.
 
Diante disso, as organizações precisam se preparar para conseguirem organizar os deslocamentos dos seus colaboradores de maneira tranquila, otimizada, transparente e segura. Para tal, entender o que é o OBT e implementar essa ferramenta é fundamental. Saiba mais a seguir.
 

O que é OBT?

Na prática, OBT é o acrônimo para Online Booking Tool ou Ferramenta de Reserva Online, na tradução. Ou seja, trata-se da combinação de diversos recursos digitais que facilitam a organização, pesquisa e gerenciamento de viagens.
No mundo dos negócios, as ferramentas de OBT facilitam as atividades burocráticas e extremamente demoradas, como é o caso das comparações de voos e empresas aéreas, avaliação de hotéis, compras de passagens, confirmação de reserva e gestão de todo o deslocamento do colaborador.
 
Nesse cenário, existem diversos tipos de softwares, desde os mais simples até os chamados end to end, que facilitam também o gerenciamento de despesas, controle de reembolsos, elaboração de relatórios e auditorias dos gastos corporativos relacionados às viagens.
 
Esses recursos revolucionaram o gerenciamento de deslocamentos empresariais, permitindo que os gestores tenham uma visão holística acerca da operação e mais transparência em todos os fluxos internos.
 

Quais são as vantagens do OBT?

As ferramentas de OBT promovem uma série de vantagens, tanto para as organizações, quanto para os colaboradores, tais como:

Economia de tempo durante o processo

Nos processos tradicionais, os viajantes e seus gestores precisam buscar manualmente todas as possibilidades de deslocamento, comparando preços, analisando as avaliações de outros usuários, gerenciando orçamento e custo-benefício.
 
Todo esse fluxo de trabalho era, como citado, bastante demorado, o que tomava um tempo valioso da operação. Com as ferramentas de OBT, porém, isso é resolvido.
 
Esse recurso reúne todos os fornecedores em um único local, permitindo uma seleção apurada dos serviços em poucos minutos. Inclusive, na própria ferramenta já é possível entender o quanto um fornecedor é ou não benéfico para o seu negócio.
 
Além disso, essa pesquisa é realizada em tempo real, facilitando o acesso a informações atualizadas de acordo com a época do ano e, até mesmo, períodos de sazonalidades.

Redução de custos

Outro benefício do OBT que pode ser citado, sem dúvidas, é a redução de custos. De maneira prática, é possível escolher os melhores fornecedores e selecionar os dias ou períodos de viagens mais vantajosos em termos de economia.
 
Assim como, caso seja necessário alterar alguma opção da viagem, como passagens, dias, horários e reservas, é possível realizar esse processo com poucos cliques e atualizar os custos financeiros, evitando surpresas quando o colaborador retornar ao escritório.

Centralização e organização dos dados

Com ferramentas mais robustas, é possível centralizar todos os dados da viagem em apenas um local e gerenciar os gastos dos colaboradores, reembolsos e, até mesmo, garantir que tudo esteja dentro da política de viagens já definida pela sua empresa.
 
Outro ponto positivo é que o sistema guarda os dados do deslocamento, mantendo o histórico das viagens e facilitando a consulta por parte do colaborador ou dos gestores em qualquer momento.
Além disso, é possível elaborar relatórios completos que permitem uma gestão de viagens e despesas baseada em dados e, consequentemente, melhores tomadas de decisões.

Disponibilidade

As ferramentas OBT, geralmente, possuem alta disponibilidade, que podem ser acessadas em qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo.
 
Nesse cenário, mesmo na estrada, durante um voo ou na acomodação, por exemplo, o colaborador consegue visualizar os dados do seu deslocamento, tirar dúvidas, enviar comprovantes ou realizar outras tarefas.

Autonomia

A palavra “autonomia” tem se tornado cada vez mais comum dentro das empresas, principalmente neste período em que o home office ganhou mais espaço no mercado. Diante disso, ao contar com uma ferramenta OBT, as empresas conseguem dispor aos seus colaboradores mais possibilidades, valorizando aspectos como liberdade e independência, assim como acirrando a credibilidade e a confiança entre os funcionários e seus gestores.
 
No entanto, isso não significa que as organizações perderão o controle da operação. Muito pelo contrário, os colaboradores terão à disposição todas as informações que precisam a respeito de seus deslocamentos dentro da ferramenta, assim como as políticas da empresa.
 
Por outro lado, caso os funcionários em viagem façam algo contrário a essas diretrizes, os líderes são imediatamente notificados, o que minimiza os riscos de qualquer tipo de prejuízo financeiro por conta de erros.

Constantes melhorias na operação

Por fim, o OBT permite a implementação de constantes melhorias na operação, o que inclui não somente atualizações frequentes das políticas internas, mas também a busca por melhores fornecedores e otimizações de custos.
 
Dessa forma, a organização consegue alcançar melhores resultados e sustentabilidade financeira a longo prazo, garantindo crescimento e desenvolvimento de novos negócios.
 

Como escolher o melhor OBT para a sua empresa?

Para escolher a melhor ferramenta OBT para o seu negócio, é necessário realizar algumas iniciativas, como:

Entenda as atuais necessidades do seu negócio

O primeiro passo é compreender, exatamente, qual é o “status” da sua operação. Ou seja, identifique quais são os gargalos do seu fluxo de trabalho e os desafios da equipe.
 
Existem algumas dificuldades bastante comuns entre os times de viagens, como: erros na comunicação, dificuldades em alinhar serviços com os fornecedores, falhas na imputação de dados ou montagem de roteiros, falta de transparência na operação, ausência de visibilidade e desafio para elaborar relatórios.
 
Ao identificar quais são esses gargalos, os seus gestores conseguirão implementar processos mais robustos e atuar de maneira corretiva, minimizando os impactos da operação.

Analise o que os seus colaboradores precisam

Outro ponto que deve ser levado em consideração é, sem dúvidas, a visão dos próprios colaboradores acerca dos processos internos.
 
Por isso, antes de optar por uma ferramenta tecnológica, entenda também qual é o tipo de suporte que os seus funcionários precisam. Com base nisso, é possível buscar por ferramentas que tenham funcionalidades que se adequem a essas demandas.

Alinhe as metas e objetivos da sua operação

Com as informações levantadas nos tópicos anteriores, com certeza, os seus gestores já encontraram aspectos que precisam ser mudados na operação. No entanto, nem uma mudança acontece sem objetivo e planejamento.
 
Por essa razão, defina as metas do seu negócio com a adoção de uma ferramenta OBT. Por exemplo, se um dos seus desafios é, justamente, a transparência de dados, por que não colocar como objetivo melhorar a governança e compliance do setor?
 
Ou, ainda, se a sua organização possui um gasto expressivo com algum tipo de despesa, por que não colocar como meta a redução desse custo? Quanto mais claros forem esses objetivos, melhor será o seu planejamento e com mais segurança você conseguirá escolher uma ferramenta que te ajudará a alcançar esses resultados.

Confira os aspectos técnicos da ferramenta

Pois bem, agora que os aspectos operacionais foram levantados, é momento de analisar as opções do mercado e, principalmente, as possibilidades técnicas que cada ferramenta oferece. É importante contar com um sistema que seja intuitivo e fácil de usar, de modo a simplificar o cotidiano dos colaboradores e o preenchimento de informações durante a viagem.
 
Além disso, essa ferramenta precisa ser responsiva, se adequando aos dispositivos móveis, afinal, nem sempre o funcionário conseguirá acessar por um computador e é necessário que ele tenha todas as informações que precisa na palma da mão.
 
Outro fator que deve ser levado em consideração é a segurança oferecida pelo sistema. É fundamental dispor de uma tecnologia que gerencie muito bem os acessos e permissões, de modo a minimizar os riscos de vulnerabilidades ou, até mesmo, vazamentos de dados.
 
Por fim, não deixe de analisar as possibilidades de integração. Essa ferramenta deve ser flexível e capaz de se integrar em diversos outros sistemas para garantir um gerenciamento homogêneo e holístico.

Considere a sua política de viagens e reembolso

A política de viagens e reembolso é um documento crucial para as empresas, afinal, trata-se das diretrizes que os colaboradores precisam seguir no seu negócio, o que inclui teto de gastos, tipos de reembolsos realizáveis e outras especificações.
 
Quanto mais claro forem essas informações, mais fácil será a configuração da ferramenta para atender essas necessidades da operação.
 

Entenda qual é o suporte oferecido e tempo de implementação

Por fim, entenda qual é o suporte oferecido pela ferramenta, assim como o tempo de implementação da solução.
É essencial contar com um sistema que possua alta disponibilidade e suporte completo desde o planejamento até a sustentação da tecnologia, de modo a garantir que os benefícios previstos sejam alcançados.
 

Conheça o SAP Concur Travel

Você quer contar com uma ferramenta completa para gerenciar as viagens dos seus colaboradores? Conheça o SAP Concur Travel. Consistindo em um sistema de gestão intuitivo e responsivo, o SAP Concur Travel oferece ao seu negócio as melhores ferramentas para reservar e organizar as viagens corporativas, assim como acompanhar os deslocamentos dos seus colaboradores.
 
Dentre as principais funcionalidades da ferramenta, podemos citar:
  • Soluções globais de reserva: auxilie os seus colaboradores, independentemente de qual seja o destino;
  • Relatórios completos: tenha uma visão holística sobre os gastos da viagem;
  • Conformidade e governança corporativa: garante transparência da sua operação e cumprimento das políticas de privacidade;
  • Mobile first: a ferramenta valoriza a usabilidade do colaborador e pode ser utilizada por qualquer dispositivo;
  • Acompanhamento em tempo real: monitore todo o deslocamento dos colaboradores, assim como qualquer tipo de alteração.
Além disso, ainda é possível fazer o acompanhamento end to end pelo SAP Concur Travel & Expense, sistema que permite gerenciamento completo das despesas da operação, digitalização de recibos e auditorias de todos os reembolsos.
 
Com isso, a sua organização garante alta produtividade, eficiência, conformidade, transparência, segurança dos colaboradores e rapidez nos pagamentos de reembolsos, além de minimizar os riscos de fraudes.