Modelo de recibo: o que é e como faço para emitir?

O modelo de recibo empresa é um documento que comprova pagamentos e ajuda a área de contabilidade a se organizar. O controle interno é muito importante para que o negócio mantenha o financeiro sem prejuízos.

Enquanto a digitalização de recibo não for adotada pela instituição, o modelo de recibo deve ser feito à mão ou em um arquivo escrito no computador. A seguir, explicaremos o que é o modelo de recibo e como emitir. Acompanhe!

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O que é modelo de recibo?

O modelo de recibo é a comprovação de que houve uma transação financeira. Ele garante os direitos de quem prestou ou vendeu um serviço. Essa é uma das maneiras mais práticas de registrar entrada e saída de dinheiro.

E por ser tão usado pelas empresas, o recibo precisa de controle por parte da área financeira. Por isso, com um modelo padrão, as instituições ganham em tempo e organização para gerenciar esses gastos.

Qual a importância?

O recibo de pagamento é extremamente importante, pois garante os direitos e deveres de venda ou de compra do indivíduo que recebeu ou emitiu. Assim, funciona como uma declaração de quitação de obrigação.

Por essa razão, ele é essencial e deve ser utilizado por profissionais liberais, autônomos e pessoas físicas que precisam emitir nota fiscal. Além disso, o documento é fundamental para o controle fiscal dos negócios empresariais.

O recibo pode ser solicitado pelos fornecedores que precisam gerenciar e controlar os pagamentos. Desse modo, muitas empresas usam o recibo para certificar suas transações. Outra importância do recibo é que ele pode ser emitido para acordos trabalhistas.

O recibo também pode ser utilizado para comprovar a devolução dos bens. Além do mais, ele serve para as companhias registrarem suas entradas e saídas e para garantir que todas as transações sejam contabilizadas corretamente.

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Muitas pessoas pensam que o recibo e a nota fiscal são iguais, mas eles apresentam finalidades diferentes. Enquanto a nota fiscal garante a propriedade em relação a determinado serviço ou bem, o recibo certifica a realização de um pagamento.

Saiba que o recibo apresenta validade fiscal, serve como comprovante de pagamento. Já a nota informa as operações comerciais das instituições empresariais à Receita Federal e viabilidade do recolhimento de impostos.

Ainda é preciso ressaltar que o recibo pode ser emitido junto à nota fiscal. Contudo, o recibo não substitui a nota, pois ela precisa ser emitida por toda pessoa jurídica que vende serviços ou produtos, com exceção dos microempreendedores individuais.

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Por que guardar o recibo de pagamento?

O recibo de pagamento é essencial e serve para deixar a vida financeira mais organizada. Logo, sempre que for necessário pagar uma conta, é preciso deixar o recibo guardado. Essa é a prova de que você quitou aquela dívida e você sabe o quanto gasta por mês.

Para o setor empresarial, os recibos devem ser guardados e organizados. Com eles, você conseguirá realizar o controle interno do negócio e estará preparado para as futuras fiscalizações. Além disso, sua empresa cumpre a Lei nº 5.172/1966, que determina que os documentos precisam ser preservados por, pelo menos, cinco anos.

Outra importante razão para guardar o recibo de pagamento é que ele poderá ser sua defesa em caso de cobrança indevida. Isso porque ele serve para certificar deduções na declaração de Imposto de Renda. Desse modo, é preciso que todos os recibos sejam armazenados corretamente.

Quais os modelos de recibo existentes?

Existem diversos tipos de modelo de recibo empresa existentes no mercado. Sendo assim, podemos mencionar o recibo simples, que deve ser realizado por pequenos prestadores de serviços. Normalmente, os valores cobrados por esses profissionais são baixos.

Existe também o recibo de aluguel. Caso você seja proprietário, por exemplo, e não conta com o auxílio de uma imobiliária, pode emitir um recibo de pagamento em Word. É possível encontrar recibos de pagamentos simples em papelarias.

É válido também destacar a respeito do recibo de pagamento online, tendo em vista que ele precisa ser exigido pela pessoa que realizou o pagamento. Essa comprovação é fundamental para pequenos empreendedores, pois ajuda a realizar o controle e modernização financeira das atividades.

Como emitir um modelo de recibo?

Para que a sua empresa possa ter um modelo de recibo padronizado, é preciso seguir algumas dicas de criação para evitar falhas.

1. Dê um nome ao documento

A primeira etapa é nomear o documento. Algumas opções são: “Recibo”, “Recibo de Pagamento” ou “Declaração de Pagamento”.

2. Descreva o recebimento

O segundo passo é descrever todo o recebimento, com informações precisas como o exemplo abaixo:

Eu, (nome da pessoa ou empresa que receberá o pagamento), recebi de (nome da pessoa ou empresa que fez o pagamento) a importância de (valor pago, sempre na forma de R$ xxx,xx), pelos serviços de (liste todos os serviços prestados, produtos adquiridos ou a razão pela qual está sendo pago, incluindo detalhes de parcelamento).

3. Escreva os valores por extenso

É sempre recomendável que o valor seja escrito por extenso. Exemplo: R$100,00 (cem reais), pois, de acordo com a lei, em casos de haver problemas na leitura, ou divergência entre os valores, o que prevalece é o que está por extenso.

4. Coloque data, local e assine

Os itens finais são data, local e a assinatura. Também pode ser colocado o CNPJ da empresa, profissão e estado civil, para a melhor identificação das partes. Esses são os conteúdos primordiais que devem estar em um modelo de recibo, mas a sua instituição pode adicionar outros pontos que sejam cabíveis a ela.

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